Экспертная комиссия делопроизводство. Принципы определения ценности документов. Организация экспертной комиссии. Основные функции ЭК
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
План
Введение
1. Экспертиза ценности документов
2. Критерии оценки документов
3. Проведение экспертизы документов
4. Экспертные комиссии
Заключение
Список использованной литературы
К полномочиям Президента относятся. А. представлять Комиссию по отношению к другим органам Организации и другим учреждениям. Б. созывать сессии Комиссии в соответствии с Уставом и настоящими Правилами. С. председательствовать на сессиях Комиссии и представить их рассмотрение пунктов повестки дня программы работы, принятых для соответствующей частичной сессии; решить вопросы порядка, поднятые в ходе обсуждений в Комиссии; и поставить вопросы на голосование в соответствии с соответствующими положениями настоящих Правил.
Д. предоставить слово членам в том порядке, в котором они запросили его. Е. содействовать работе Комиссии и обеспечивать соблюдение ее бюджета по программам. Е. представить письменный отчет Комиссии в начале этой сессии о деятельности, проводимой в течение периодов перерыва, в соответствии с функциями, возложенными на нее Уставом и настоящим Положением.
Введение
В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное либо практическое значение. А весомая их часть несёт в себе информацию разового характера. После её использования в оперативных целях такие документы теряют значение, и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие сохраняют свою значимость в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие бесценные сведения, следовательно они должны храниться постоянно.
Задачи и работа экспертной комиссии
Г. обеспечивать соблюдение решений Комиссии. Час посещать заседания Генеральной Ассамблеи Организации и участвовать в мероприятиях, связанных с поощрением и защитой прав человека. Я. передача и пребывание в штаб-квартире Комиссии в течение времени, когда она сочтет это необходимым для выполнения своих функций.
К. осуществлять любые другие полномочия, возложенные на него настоящими Правилами. Президент может делегировать одному из вице-президентов или другому члену Комиссии задачи, указанные в подразделах а, ч и к настоящей статьи. Статья 11 Исполнительный секретариат.
Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве - обработка для дальнейшего хранения или использования. Она включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного сроков хранения.
Цель данного вопроса - классификация документов в зависимости от ценности, раскрытие сущности их экспертизы, получение сведений об органах, её осуществляющих.
Исполнительный секретариат Комиссии состоит из Исполнительного секретаря и по крайней мере одного заместителя Исполнительного секретаря; и профессиональным, техническим и административным персоналом, необходимым для осуществления его деятельности. Комиссия проведет открытый тендер на заполнение вакансии и опубликует критерии и квалификацию для этой должности, а также описание выполняемых задач.
Комиссия рассмотрит полученные материалы и выберет от трех до пяти финалистов, которые будут опрошены на эту должность. Исполнительный секретарь. Ответственный секретарь несет ответственность за. А. направлять, планировать и координировать работу Исполнительного секретариата.
1. Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов - отбор для государственного хранения или установление сроков хранения документов на основе принятых критериев.
Возможность и длительность использования документов предопределяется заключенной в них информацией. Отсюда, назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить ей государство, общество, науку либо отдельных граждан.
С. подготовить в консультации с Председателем проект программы работы для каждой сессии. Д. консультировать Президента и членов Комиссии при исполнении ими своих обязанностей. Е. решениями Комиссии или Президентом. В случае препятствий или отсутствия Исполнительного секретаря он заменяется заместителем Исполнительного секретаря. В отсутствие или препятствии обоих, Исполнительный секретарь или заместитель Исполнительного секретаря, в зависимости от обстоятельств, временно назначают одного из специалистов Секретариата для его замены.
В обобщенном виде, задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:
* отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
* отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
Основные функции ЭК
Функции Исполнительного секретариата. Исполнительный секретариат готовит проекты докладов, резолюций, исследований и других работ, порученных ему Комиссией или Президентом. Кроме того, он получает и выдает корреспонденцию, петиции и сообщения, адресованные Комиссии. Исполнительный секретариат может также запрашивать у заинтересованных сторон такую информацию, которая сочтет это целесообразной, в соответствии с положениями настоящих Правил.
Комиссия проводит не менее двух очередных сессий в год, как это определено заранее, и столько специальных сессий, сколько она сочтет необходимыми. Перед окончанием заседания Комиссия определяет дату и место проведения следующей частичной сессии. Заседания Комиссии проводятся в ее штаб-квартире. В то же время Комиссия путем голосования абсолютного большинства своих членов может принять решение о встрече в другом месте с согласия или приглашения соответствующего государства.
* выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
* установление или изменение сроков хранения документов.
2. Критерии оценки документов
Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности и целостности. А основными критериями их оценки являются их происхождение, содержание и внешние особенности.
Государственная архивная служба России
Каждый период будет состоять из сессий, необходимых для развития его деятельности. Член, который из-за болезни или по какой-либо серьезной причине не может посещать, полностью или частично, любую сессию или заседание Комиссии или выполнять любую другую функцию, уведомляет его как можно скорее, Исполнительному секретарю, который информирует Председателя и включает такое уведомление в протоколе.
Основные задачи ЭК
Отчеты и рабочие группы. Комиссия может назначать конкретные задачи или мандаты одному из своих членов или группе членов для подготовки своих сессий или для выполнения специальных программ, исследований или проектов. Кроме того, страновые докладчики выполняют свои последующие обязанности, за которые отвечает Комиссия, и информируют пленарное заседание не реже одного раза в год о проводимых мероприятиях.
Оценка происхождения. Устанавливает роль и место организации-составителя в системе государственного управления, значимость выполняемых функций, время и место образования документов.
Оценка внешних особенностей документа - юридическая достоверность (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), особенности передачи текста, материального носителя и его физического состояния.
Комиссия может создавать доклады с мандатами, связанными с выполнением ее функций по поощрению и защите прав человека в отношении тематических областей, представляющих особый интерес для этой цели. Основания для принятия решения устанавливаются в решении, принятом абсолютным большинством голосов членов Комиссии, которое должно содержать.
Б. описание мероприятий, которые должны быть выполнены, и методы финансирования, предназначенные для этой цели. Мандаты будут периодически оцениваться и подлежат пересмотру, продлению или сроку, по крайней мере, каждые три года. Доклады, указанные в предыдущем разделе, могут функционировать как в тематических докладах под ответственностью одного из членов Комиссии, так и в качестве специальных докладчиков, назначенных другим лицам, выбранным Комиссией. Докладчики или тематические докладчики назначаются Комиссией на ее первой сессии года или в другое время, которое может потребоваться.
Рассмотрим данные критерии подробно.
1. Значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы.
В процессе деятельности общества формируется огромное количество учреждений, организаций и предприятий. Это органы власти, промышленные, сельскохозяйственные, транспортные, торговые компании, исследовательские и проектные институты, учреждения культуры, общественные, кооперативные, акционерные, учебные либо другие организации. Ценность комплекса документов, созданного в каждом из них, определяется их значимостью в системе управления, науки, народного хозяйства и прочих отраслях. Поэтому, отбор документов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.
Лица, ответственные за специальные расписки, назначаются Комиссией по следующим параметрам. До процесса выдвижения кандидатур и в течение срока полномочий специальные докладчики и специальные докладчики должны раскрыть Комиссии любые интересы, которые могут противоречить мандату докладчика. Специальные докладчики и специальные докладчики занимают должности сроком на три года, возобновляемые на дополнительный период, если срок полномочий докладчика не истечет до конца этого периода. Комиссия по решению абсолютного большинства своих членов может принять решение о замене докладчика или специального докладчика по разумной причине.
Также для архивов представляют научный интерес документы личного происхождения, отражающие творческую, производственную деятельность государственных деятелей, писателей, художников.
2. Значимость содержания документов.
В общем массиве документации имеются документы, отражающие деятельность учреждения, и документы, играющие вспомогательную, нужную лишь для текущей работы роль. К первой группе относится организационно-распорядительная документация учреждения либо вышестоящих органов. Документы второй группы имеют справочное назначение (оперативная, бухгалтерская отчетность) и теряют свое значение через год, три или пять лет.
Лица, ответственные за специальные докладчики, выполняют свои функции в координации с Исполнительным секретариатом, который может делегировать им подготовку отчетов по ходатайствам и делам. Лица, отвечающие за тематические и специальные докладчики, будут осуществлять свою деятельность в координации с теми, кто отвечает за доклад о стране. Докладчики и докладчики представят свои планы работы пленарному заседанию Комиссии для утверждения.
Осуществление мероприятий и функций, предусмотренных в мандатах докладов, должно соответствовать нормам настоящего Регламента и директивам, кодексам поведения и руководствам, которые могут быть приняты Комиссией. Докладчики информируют пленарное заседание Комиссии о вопросах, которые, когда они привлекают их внимание, могут рассматриваться как спорные вопросы, серьезная озабоченность или особые интересы Комиссии.
3. Время и место образования документов.
Данный критерий для экспертизы является важнейшим. В истории общества были периоды, насыщенные событиями особой важности. Войны, революции, реконструкция народного хозяйства. При оценке документов, созданных в такие периоды, ключевую роль приобретает и место их создания.
4. Подлинность и копийность документов.
Чтобы составить кворум, необходимо присутствие абсолютного большинства членов Комиссии. Члены Комиссии не могут участвовать в обсуждении, расследовании, обсуждении или решении вопроса, представленном Комиссии для рассмотрения в следующих случаях. А. если они являются гражданами государства при рассмотрении общего или конкретного рассмотрения Комиссии или если они аккредитованы или служат специальным должностным лицом в качестве дипломатов в этом государстве; или.
Б. если они ранее принимали участие в любом решении любого решения по тем же фактам, на которых основывается данный вопрос, или если они выступали в качестве консультантов или представителей одной из сторон, заинтересованных в решении. Член, который считает своим долгом воздержаться от участия в экспертизе или решении вопроса, должен сообщить об этом Комиссии, которая решит, насколько это препятствует.
При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинникам. Копии же должны быть заверены, иметь номер и дату. Работникам службы делопроизводства необходимо своевременно оформлять копии документов, особенно постоянного хранения. Это необходимо для их будущего использования.
5. Юридическая сила.
Главным образом, ей обладают правильно оформленные документы (подлинники). Иногда юридической силой обладают и копии, но при условии надлежащих реквизитов.
Любой член может поднимать, основываясь на положениях, изложенных в пункте 2 настоящей статьи, препятствие для другого члена. Хотя Комиссия не собирается на обычной или внеочередной сессии, ее члены могут решать и решать вопросы своей компетенции с помощью средств, которые они сочтут уместными.
Комиссия путем голосования абсолютного большинства своих членов принимает решение по следующим вопросам. А. избрание членов Совета директоров Комиссии. Б. толкование настоящих Правил. Д. когда такое большинство предусмотрено в Американской конвенции, Уставе или в настоящих Правилах.
6. Дублетность.
Эта позиция играет большую роль в связи с широким распространением дублетных документов - размноженных экземпляров подлинника. Они бывают машинописные, в виде ксерокопий, отпечатанные на ротаторе либо при помощи иной техники. Если материалы учреждений передаются в разные архивы (например, фонд вышестоящего звена находится в Российском государственном архиве экономики, а подведомственного - в областном), такое дублирование в масштабах Архивного фонда страны представляется целесообразным.
Что касается других вопросов, то большинство присутствующих членов будет достаточным. Члены, независимо от того, согласны ли они с решениями большинства, вправе представить свои голоса в письменной форме, которые должны быть включены в соответствующее решение.
Список использованной литературы
Если решение об утверждении отчета или проекта, мотивированное голосование будет включено после отчета или проекта. Когда решение не фигурирует в отдельном документе, мотивированное голосование должно быть переписано в протоколе собрания, а затем соответствующее решение.
7. Поглощенность содержания.
Критерий применяется при экспертизе плановой либо отчетной документации. Содержание месячных планов и отчетов поглощается квартальными, квартальных - годовыми, или отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом учреждения. Следовательно, на государственное хранение отбирается сводный документ, отражающий содержание первичных.
8. Физическое состояние документа.
Используется в отдельных случаях. Если документ сильно поврежден, но имеет особую ценность, он должен быть реставрирован. При существовании экземпляра-копии его присоединяют к испорченному оригиналу.
3. Проведение экспертизы ценности документов
Ежегодно в делопроизводстве организаций проводится отбор документов на постоянное или временное хранение, а также для уничтожения. Осуществляет его персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного архива, и данная процедура предполагает анализ фактического содержания находящихся в деле документов не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра. После чего определяется их научная либо практическая ценность с соответствующими сроками хранения.
Если в делах обнаруживаются документы одновременно постоянного и временного хранения, они подлежат перегруппировке: документы постоянного хранения отделяют от хранимых временно.
А кроме полистного просмотра, экспертиза проводится на основе номенклатур дел и перечней документов - систематизированных списков категорий документов, содержащих нормативные указания о сроках их хранения. В результате такой работы образуются четыре группы документов:
1. постоянного хранения в государственных архивах;
2. временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
3. временного хранения (до 10 лет);
4. подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив, хранясь централизованно службой документационного обеспечения, и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. Осуществляется оно после утверждения описей на дела постоянного хранения с разрешения архивного учреждения. Оформляется актами, а порядок уничтожения дел с истекающими сроками хранения под грифом «ДСП» определяется специальными инструкциями.
Наиболее же полное и систематическое перечисление образующейся документации дает ведомственный перечень, где существуют специальные отметки. Так, дела, сроки хранения которых обозначены отметкой «ЭПК», просматриваются особо тщательно. Эта отметка означает, что экспертиза данной категории документов должна быть произведена с повышенным вниманием. А окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает экспертно-проверочная комиссия архивной службы.
4 . Экспертные комиссии
Экспертиза ценности в делопроизводстве проводится: при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при их подготовке к последующему хранению и выделению на уничтожение.
Для организации и проведения экспертизы в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). На уровне министерств и ведомств, центральных органов общественных организаций действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Их предназначение - отбор документов на государственное хранение с контролем и оказанием методической помощи подведомственным организациям.
ЦЭК и ЭК - совещательные органы. Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают директивы организационно-методического характера.
Экспертная комиссия учреждения формируется в соответствии с приказом руководителя и обычно включает от трёх до пяти наиболее квалифицированных сотрудников, имеющих большой опыт, хорошо знающих структуру, функции, делопроизводство и состав документации предприятия. В комиссию обязательно входит лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из заместителей руководителя, а в работе ЦЭК также участвует представитель архивного органа.
Общий порядок организации их деятельности определен «Основными правилами работы ведомственных архивов» с «Примерными положениями о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации и Экспертной комиссии (ЭК)». Данной правовой основой и должно руководствоваться конкретное учреждение при создании экспертной комиссии.
Полномочия, компетенция, деятельность ЭК регламентируется «Положением об Архивном фонде РФ», требованиями ГСДОУ, Основными правилами работы ведомственных архивов, приказами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами архивных органов, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, и т.п. А в соответствии с пунктом 3.2.6. «Основных правил работы ведомственных архивов», главными функциями ЦЭК (ЭК) являются:
* организация ежегодного отбора документов на хранение; рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
* рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;
* подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;
* участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических пособий по вопросам организации делопроизводства, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.);
* рассмотрение перечней и описей особо ценных дел; методическое руководство и контроль за деятельностью ЭК структурных подразделений;
* организация и проведение совместно со службой делопроизводства и ведомственным архивом мероприятий по повышению квалификации членов ЭК структурных подразделений.
Для государственных организаций или организаций, в архивах которых сохранились документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации, решения ЭК становятся правомочными при согласовании их с местным архивным учреждением, осуществляющим контроль за сохранностью ценных документов. Негосударственные организации принимают решения по экспертизе ценности документов самостоятельно. Однако они тоже обязаны согласовывать свои действия с архивными органами при выделении документов к уничтожению (согласно «Основам законодательства об архивном фонде Российской Федерации и архивах»).
Не реже двух раз в год ЭК проводит заседания, на которых решения принимаются коллегиально большинством голосов. Протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии. Руководитель организации утверждает их только после рассмотрения и утверждения ЭПК соответствующего архивного учреждения, если она приняла решение об:
* одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу;
* изменении сроков хранения документов;
* одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел;
* установлении сроков хранения документов, не предусмотренных номенклатурами дел и перечнями документов.
Документирование деятельности экспертной комиссии и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на секретаря.
Заключение
С расцветом компьютерной эры всё больше организаций стало переходить на безбумажный документооборот. Полностью, обретая возможность сэкономить как значительные площади, ранее занимаемые архивохранилищами, так и на порядок время делопроизводства. Ведь при таком подходе документы выводятся на бумажный носитель только по требованию правоохранительных, контролирующих органов либо деловых партнеров.
Но в этой связи встает вопрос об организации экспертизы электронных документов. Если технология хранения их бумажных аналогов уже отработана и по ней имеется достаточное количество нормативно-методической литературы, то здесь делопроизводство зачастую осуществляется стихийно. А неупорядоченное архивирование вызывает значительные затраты времени на поиск нужной документации; нередки случаи её потери. И тем не менее, автоматизированные технологии позволяют существенно ускорить операции по подготовке дел к архивному хранению - составление описей дел постоянного и долговременного хранения, внутренних описей дел, актов на их выделение к уничтожению. Надо лишь научиться пользоваться прогрессивными методами делопроизводства. За ними будущее.
Список использованной литературы
1. Басаков М. И. Документы и документооборот в бухгалтерии: Практич. пособие / М. И. Басаков.- М: ИКЦ «МарТ» 2003.- 384 с.
2. Кирсанова М. В. Современное делопроизводство: Учебное пособие: 2-е изд. испр. / М. В. Кирсанова.- М.: ИНФРА-М, 2002.- 288 с.
3. Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документация обеспечения управления) - М.: ЗАО «Бизнес-школа» Интер-синтез, 1999.- 320 с.
Подобные документы
Понятие и назначение экспертизы ценности документов. Принципы и критерии ценности документов. Система нормативно-методических пособий по отбору документов. Назначение экспертных комиссий. Основные группы документов с различными сроками хранения.
дипломная работа , добавлен 19.03.2011
Обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов. Оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Критерии оценки документов.
реферат , добавлен 12.10.2014
Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве - обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Экспертиза ценности документов. Критерии оценки. Составление описи и порядок передачи дел. Хранение документов в электронной форме.
реферат , добавлен 03.07.2008
Управленческая деятельность. Документы как источники информации. Экспертиза ценности документов. Функции и права экспертной комиссии. Критерии экспертизы ценности и методики проведения. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации.
контрольная работа , добавлен 14.11.2008
Изучение документов на основании принципов и критериев ценности для определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение. Основные задачи и критерии проведения экспертизы ценности документов. Целевая комплексная экспертиза.
реферат , добавлен 20.09.2010
Взаимосвязь делопроизводства и архивного дела. Организация работы по экспертизе ценности документов. Система экспертных служб. Перечни типовых документов с указанием сроков хранения. Ответственность за незаконное уничтожение документов в организациях.
контрольная работа , добавлен 01.06.2009
Принципы, критерии (происхождения, содержания, внешних особенностей) и этапы проведения (определение сроков хранения и их корректирование при передаче в ведомственных архив) экспертизы ценности документов. Правила составления сопроводительного письма.
контрольная работа , добавлен 17.06.2010
Бланки: понятие, способы размещения реквизитов, правила оформления и изготовления. Согласование как способ предварительной оценки проектов служебных документов. Виды протоколов. Порядок проведения экспертизы ценности документов, критерии их оценки.
контрольная работа , добавлен 13.02.2013
История развития российской теории экспертизы ценности. Порядок и организация проведения экспертизы ценности документов. Особенности архивного хранения документов. Методика и критерии оценки ценности документов. Технология отбора документов на хранение.
курсовая работа , добавлен 06.12.2010
Принципы, методы, критерии определения ценности документов. Организационное, нормативно-методическое обеспечение. Сущность и история развития Управления Росреестра. Проведение экспертизы ценности документов в Управлении Федеральной регистрационной службы.
Государственная архивная служба России
Приказ
Об утверждении примерного положения о постоянно действующей
экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия
Приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие одобренное Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) при Росархиве Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) учреждения, организации, предприятия (прилагается).
2. Архивным органам субъектов Российской Федерации, федеральным государственным архивам (центрам документации) организовать разработку на основе Примерного положения индивидуальных положений об экспертных комиссиях учреждений, организаций, предприятий, относящихся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации, и введение их в действие после согласования с архивными учреждениями.
Руководитель службы
Р.Г.Пихоя
Примерное положение*1 о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия
_____
*1 Данное примерное положение может распространяться на работу экспертных комиссий (ЭК) учреждений, организаций и предприятий всех форм собственности, общественно-политических организаций, если по решению руководства последних ЭК будут созданы. ЭК могут создаваться в учреждениях, не являющихся источниками комплектования Архивного фонда России.
1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную*1 документацию, образующуюся в процессе деятельности учреждения, организации, предприятия.*2
_____
*1 Для экспертизы ценности и отбора научно-технической и другой специальной документации может быть создана отдельная ЭК, состоящая из специалистов по этой документации.
1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при руководителе учреждения.
Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руководителем учреждения. В необходимых случаях (см. п. 3.4 настоящего Положения) решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с соответствующим учреждением Государственной архивной службы России (Росархив).
1.3. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами отраслевого федерального органа управления, приказами руководителя учреждения, нормативно-методическими документами Росархива и архивного органа субъекта Российской Федерации, курирующего госархива, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением об ЭК учреждения.
1.4. Экспертная комиссия возглавляется одним из заместителей руководителя учреждения, ее секретарем, как правило, является заведующий ведомственным архивом или лицо, ответственное за архив учреждения.
Персональный состав ЭК назначается приказом руководителя учреждения из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителя делопроизводственной службы, представителя учреждения системы Росархива.
В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.
1.5. На основе настоящего Примерного положения учреждение разрабатывает индивидуальное положение о своей ЭК, которое после согласования с соответствующим учреждением системы Росархива утверждается и вводится в действие приказом руководителя учреждения.
2. Основные задачи ЭК
Основными задачами ЭК являются:
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.
2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.
3. Основные функции ЭК
В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:
3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов учреждения (в том числе научно-технической и специальной документации) для дальнейшего хранения и к уничтожению.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.
3.3. Оказывает содействие и методическую помощь специалистам учреждения:
по выявлению владельцев личных архивов в учреждении, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда России;
по выявлению и возврату в Россию документов по истории России и своей отрасли, которые по различным причинам оказались за пределами России;
по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной истории своего учреждения.
3.4. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:
3.4.1. На утверждение ЭПК архивного учреждения, а затем на утверждение руководителя своего учреждения:
описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации;
перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение;
акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в перечне, документов до 1945 года включительно.
3.4.2. На согласование ЭПК архивного учреждения, а затем на утверждение руководителя своего учреждения:
сводную номенклатуру дел учреждения;
описи дел по личному составу;
акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения.
3.4.3. На рассмотрение ЭПК архивного учреждения:
предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.
3.4.4. На утверждение руководителя учреждения:
акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п. 3.4.1);
акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.
3.5. Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
4. Права ЭК
Экспертная комиссия имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам учреждения по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.
письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.
4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений Государственной архивной службы России, сторонних организаций.
4.5. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6. Информировать руководство учреждения по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
4.7. В установленном порядке представлять свое учреждение в органах Государственной архивной службы России.
5. Организация работы ЭК
5.1. Экспертная комиссия учреждения работает в тесном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) учреждений Росархива, с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) отраслевого органа управления, получает от них соответствующие организационно-методические указания.
5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством.
5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.
5.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство учреждения (в необходимых случаях по согласованию с учреждениями Росархива).
5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.
