Оформляем дубликат трудовой книжки. Как оформить дубликат трудовой книжки при утере? Образец и правила заполнения Трудовая книжка потерялась как заполнить дубликат
Дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях:
– Если трудовая книжка (вкладыш к ней) утеряны. Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после подачи заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов);
– Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана, замазана и т. п.);
– Если записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии были признаны недействительными;
– Если работник восстановлен в связи с вынесением оправдательного договора, прекращением уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью его участия в совершении преступления;
– Если трудовые книжки работников утеряны в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).
В правом верхнем углу титульного листа дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат» (рис.46).
Рис.46 Образец оформления титульного листа трудовой книжки
На титульном листе прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера (кроме случаев утери трудовой книжки) (рис.47).
Рис.47 Образец оформления титульного листа трудовой книжки
При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:
а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;
б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами (рис.48).
Рис.48 Образец внесения общего стажа в трудовую книжку
После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.
В случае, когда документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения (рис.49).
Рис.49 Образец заполнения раздела «Сведения о работе» дубликата трудовой книжки
Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 – причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные. В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.
Трудовая книжка (ТК) – документ, подтверждающий стаж работника. Ее дубликат представляет собой экземпляр, который обладает равными юридическими правами с оригиналом.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Действительным считается только документ, оформленный в соответствии с действующими правилами и нормами ведения ТК.
Что говорит закон?
Значение трудовой книжки изложено в ст.66 ТК РФ.
Документ содержит следующие сведения:
- личные данные о сотруднике;
- выполняемая работа;
- данные о переводах, увольнениях, награждениях;
- причины .
Дубликат, имеющий равные «полномочия» с оригиналом, должен содержать информацию, полностью соответствующую первичному экземпляру.
Исключением являются неверные данные и записи, которые невозможно восстановить из-за отсутствия документированных подтверждений.
Нормативная база
Правила выдачи дубликата определяются актами, утвержденными Постановлением Минтруда России:
- Трудовой Кодекс;
- Инструкция заполнения ТК;
- Правила хранения, ведения ТК.
Ознакомиться с указанными документами можно тут:
В этих документах перечислены все возможные случаи и варианты дублирования оригинала.
Помимо перечисленных актов, иногда применяется Порядок об установлении стажа работы при утрате ТК.
В каких случаях выдается?
Дубликат оформляется в случаях, когда использование оригинала становится невозможным:
- потеря работником;
- негодное состояние документа;
- наличие неверных данных (недействительное увольнение или перевод);
- утрата ТК работодателем.
В каждом отдельном случае заведение дубликата имеет нюансы.
Утеря
Чтобы получить дубликат трудовой книжки при утере, гражданином подается заявление с просьбой об оформлении документа.
В юридической практике нередко встречаются конфликты между сотрудником и «бывшим» руководителем.
Так сколько же времени «последнее место работы» остается таковым по закону?
Пример:
Гражданин Н. работал в организации с 2005 по 2013 г., после чего был . Через год Н. принял решение о новом трудоустройстве, но обнаружил отсутствие ТК. Работодатель отказал бывшему сотруднику в оформлении дубликата, так как со дня прекращения договора прошел длительный период.
Однако законодательством не предусмотрены какие-либо ограничения по времени, поэтому по решению суда иск гражданина Н. был удовлетворен, и организацию обязали выдать документ.
Негодность
Использование трудовой книжки может стать невозможным, если она:
- порвалась;
- обгорела;
- сильно испачкалась;
- намокла.
В этих случаях работник обращается по последнему месту работы.
На титульном листе негодного оригинала ставится пометка о том, что выдан новый бланк.
Если какие-то записи в ТК в связи с ее порчей удалены, стерты, уничтожены (или их нельзя прочитать), работник предъявляет документы, которые подтверждают трудовой стаж.
Массовая утрата работодателем
Причинами потери ТК сотрудников могут стать чрезвычайные ситуации: техногенные и природные катастрофы, общественные беспорядки.
Трудовой стаж определяется комиссией, которой предъявляются документы (копии), подтверждающие сведения о профессии, местах трудоустройства. В случае отсутствия таковых акт составляется на основании показаний 2–3 свидетелей, осведомленных о карьере пострадавшего сотрудника.
Как оформить дубликат трудовой книжки?
Каждый человек, имеющий зафиксированный стаж работы, имеет право на восстановление трудовой книжки вне зависимости от причин ее потери или порчи, так как у гражданина может быть только один документ о трудовой деятельности, в случае утраты оригинала оформляется дубликат.
Это единственный документ, который имеет такую же юридическую силу, как ТК.
Кто делает?
Выдачей дубликата может заниматься только работодатель, а его оформлением занимается отдел кадров.
Документы, необходимые для подтверждения стажа с предыдущих мест работы, предоставляются сотрудником, однако организация должна оказать содействие в их получении (пункт 7.2 Инструкции).
Сколько стоит?
Процедура оформления дубликата бесплатна, но работнику необходимо возместить стоимость бланка ТК.
В каждой организации есть их резервный запас, которыми предприятие снабжает сотрудников. Гражданин вправе приобрести таковой самостоятельно, но шанс купить бланк, не соответствующий установленным стандартам, слишком велик, поэтому рекомендуется за его предоставлением обращаться к работодателю.
При заведении трудовой книжки или ее дубликата предприятие вправе взимать с сотрудника плату, равную размерам расходов на приобретение бланка.
Его цена зависит от региона, поставщика и условий приобретения товара (опт, договор на особых условиях и т. д.). Средняя стоимость ТК составляет 200 рублей.
Пошаговая инструкция
Оформление дубликата осуществляется в соответствии с порядком, установленным законодательством:
- Гражданин подает письменное заявление о заведении ТК.
- Собираются сведения о стаже работника.
- Издается приказ о выдаче дубликата.
- Оформляется бланк ТК.
- Сведения о документе заносятся в книгу учета ТК.
- Готовый дубликат выдается работнику под расписку.
Документы
Чтобы получить дубликат, работник обязан предъявить документы, подтверждающие его трудовую деятельность.
Для ее установления могут быть использованы сведения, которые находятся у Пенсионного Фонда РФ (справки о выплате взносов и другие).
В случае массовой потери ТК создается комиссия, которая определяет стаж сотрудников путем направления запросов в организации и обработки данных, предоставленных работниками.
Требуется ли заявление на выдачу?
Как получить дубликат? Необходимо составить заявление. Оно должно быть грамотным, кратким с четким изложением фактов.
В нем присутствуют:
- причина утери;
- просьба о выдачи ТК;
- дата написания, подпись.
Запрос можно написать от руки (понятным почерком) или набрать на компьютере. В некоторых организациях есть готовые бланки для заполнения.
Пример заявления:
Заявление работника на выдачу дубликата
Приказ
Одобрив заявление, работодатель создает соответствующий документ для выдачи дубликата:
- Приказ имеет номер, содержит основные тезисы, закрепляющие возможность выдачи аналога ТК.
- Он издается только в печатном виде, рукописная версия недопустима.
- Для ознакомления готовый приказ в обязательном порядке предоставляется работнику и кадровикам.
При несоблюдении перечисленных правил, выдача документа считается недействительной.
Справки-основания
В подтверждение стажа работы принимаются следующие документы:
- личные дела и приказы;
- справки;
- удостоверения;
- трудовые договоры;
- членские и расчетные книжки.
Предоставленные документы подписываются руководителями и заверяются печатью. Кадровикам необходимы копии, оригиналы отдаются сотруднику на руки.
Как правильно сделать и оформить?
Для заведения дубликата используется чистый бланк ТК, запас которых имеется у каждой организации. Юридической силой обладает только документ, заполненный в соответствии с установленными законом правилами.
Правила оформления
Так как дубликат ТК является совершенной копией оригинала, сведения о работнике заносятся в аналогичном порядке.
Обычно кадровики знают, как внести записи корректно:
- Даты прописываются арабскими цифрами.
- Не допускаются сокращения, помарки.
- Записи делаются аккуратно черной, фиолетовой или синей пастой.
- В верхнем углу нового документа прописывается «Дубликат».
Пример титула:
Отметка о дубликате на титульном листе
Какие сведения вносятся
Оформление начинается с заполнения титульного листа, который содержит актуальную информацию:
- дата рождения;
- образование;
- род деятельности.
Достоверность данных подтверждается подписью работника и ответственного лица, печатью кадровой службы.
Стаж
В «Сведениях о работе» сначала указывается весь стаж гражданина. При этом информация прописывается без уточнения конкретных данных:
Сведения о работе не заверяются печатью и не содержат информацию о лице, внесшем записи (в отличие от оригинала).
Места работы
Трудовой стаж оформляется в установленной последовательности:
- дата приема в организацию;
- сведения о работе (должность, организация, основания увольнения, перевода);
- данные документа, по которому вносились записи.
В дубликат вносится только имеющаяся в документах информация.
Пример внесения записей в «Сведения о работе», образец 2019:
Пример внесения записей
Сроки выдачи
В ответ на запрос сотрудника, работодатель обязан оформить дубликат в течение 15 дней.
В случае потери ТК, гражданин вправе обратиться с просьбой и по последнему месту работы, и к новому работодателю.
При этом не имеет значения период, прошедший со дня .
Нюансы
Нередко случаются ситуации, когда работнику оформляется дубликат в связи с потерей ТК, а он спустя некоторое время находит оригинал.
В этом случае официальный статус может быть присвоен только одному документу, который был последним зафиксирован в книге учета ТК – дубликату.
Трудовая книжка отдается работнику на руки и может быть использована для документального подтверждения стажа в органах социального обеспечения.
Как заверять записи
Данные о трудовом стаже не заверяются лицом, заполняющим бланки ТК, однако сам раздел «Сведения о работе» требует подтверждения.
Для этого внизу листа владелец дубликата и работник кадровой службы ставят свои подписи, которые закрепляются печатью организации или отдела кадров.
Как оформить уволенному работнику?
Пример:
Гражданка М. обратилась в организацию, где работала два года назад, с запросом оформить дубликат ТК. Сотрудник кадровой службы потребовал документальное подтверждение бывшей работницы о том, что она не работала в этот период в других местах. На основании отсутствия таковых доказательств, в просьбе М. было отказано.
Подобные действия являются неправомерными, так как работодатель обязан выдать дубликат при получении соответствующего заявления.
О том, что гражданин должен подтверждать информацию о работе, в законе не сказано. По этой причине уволенному сотруднику дубликат оформляется на общих основаниях.
Внесение данных о дубликате в книгу учета трудовых книжек
После заполнения дубликата сведения о нем вносятся в книгу учета, в которой регистрируются все ТК сотрудников.
Так как документ является равносильным бланком ТК, правила его учета и хранения ничем не отличаются от ведения оригинала. Единственным нюансом является отметка «Дубликат».
Такому поведению могут быть разные причины. Например, работник мало работал официально или же устроился работать впервые (как оформить трудовую впервые — ). В этом случае он не может оценить всю важность трудовой и может халатно к ней относится.
Но также часто к трудовым халатно относятся и работодатели, и сотрудники отдела кадров.
Приняв работника на должность, они забывают о том, что трудовой документ гражданина должен быть сохранен. Зачастую, после многих лет работы при увольнении, работник не получает свою трудовую книжку, а работодатель лишь удивленно разводит руками выдавая расчет.
Кончено таких ситуаций возникать не должно, но они, тем не менее, то тут, то там имеют место быть. Некоторые граждане не могут защитить свои права и остаются без трудового документа. Мы расскажем, как нужно действовать, в случае, если трудовая книжка утеряна. Инструкцию для работника, потерявшего этот документ вы найдете .
Ответственность работодателя за потерю трудовой книжки
Какие штрафы грозят?
Конечно, потеря трудовой книжки для работодателя не пройдет незамеченной, но только в случае если вы сами сообщите об этом в трудовую инспекцию. Работодателю грозят различные штрафы и другие наказания, которые могут носить различный характер.
В трудовом кодексе прописана ответственность за потерю трудовой книжки работника. В статье 232 -234 говорится о том, какие санкции возможны за подобное поведение и подробно описывается их исполнение. Так, ответственность работодателя за потерю трудовой книжки грозит ему штрафом.
Во первых, штрав прописан в кодексе административных правонарушениях а именно в пункте 5.27 и в зависимости от индивидуальных особенностей ситуации, может доходить от 100 до 5000 рублей.
Также стоит помнить о том, что работник также может взыскать с работодателя денежные суммы за различные, по его мнению, несоблюдения его формальных прав, интересов и свобод..
Также не стоит забывать об упущенной или же неполученной выгоде. Под ней понимается коэффициент денежных средств, который работник так и не получил от нового работодателя.
Также стоит иметь ввиду, что каждый день задержания способствует тому, что работник не может устроиться на работу , а значит, он вынужден будет взыскать с работодателя среднюю заработную плату в день за каждый последующий день просрочки.
Все эти обстоятельства говорят только о том, что работодатель должен поплатиться за свою невнимательность или же невнимательность сотрудника отдела кадров.
Что такое дубликат трудовой книжки?
Что представляет из себя сам дубликат трудовой книжки. По сути это бланк, очень напоминающий внешне трудовую книжку . В него также вписывается вся информация о местах работы работника.
Дубликат после его получения ведется также аккуратно, как и трудовая книжка, но единственное его отличие от настоящей трудовой состоит в том, что на титульном развороте страниц будет вписано слово дубликат. Нашим законодательством предусмотрено, что трудовая книжка у гражданина может быть только одна (подробнее — ).
Это значит, что все другие документы не могут называться трудовыми. Ведь если работник неожиданно найдет свою трудовую, то получится, что у него целых два документа. Поэтому полученную трудовую снова также называют дубликатом.
Дубликат ведется по правилам, установленным для трудовых книжек. Об этих правилах — в . Поэтому даже если вам на руки попал такой документ не стоит считать что это неофициальный бланк.
Что делать если вы, как работодатель, потеряли трудовую своего работника?
Потеря трудовой книжки инцидент неприятный. Теперь нужно хорошо продумать дальнейшие действия для того, чтобы работник вовремя получил свой документ, а вы как работодатель отделались бы лишь небольшим штрафом.
При обнаружении факта потери трудовой книжки работодатель обязан:
- оповестить об этом работника;
- принять заявление от работника;
- направить запросы в бывшие места работы работника;
- явиться в пенсионный фонд нашей страны;
- оформить там факт потери трудовой и получить дубликат;
- внести в дубликат записи, взятые в пенсионном фонде или же полученные по запросам;
- заполнить дубликат трудовой книжки;
- выдать дубликат работнику на руки для ознакомления.
Конечно все вышеперечисленное нами – это общие правила оформления дубликата, однако в следующих пунктах мы попытаемся ознакомить вас с нюансами получения дубликата, чтобы вас не осталось вопросов относительно того как делать подобную процедуру.
Кто пишет заявление, оплачивает штрафы?
Написав данный заголовок, мы имеем ввиду заявление, которое пишется с просьбой выдать дубликат. Автором этого заявления должен стать работник, а адресовано оно непосредственно работодателю. В заявлении работник пишет о том, что такого то числа он получил информацию о том, что его трудовая книжка утеряна.
В связи с этим фактом и некоторыми обстоятельствами при их наличии вы, как работодатель, должны предпринять ряд действия для того, чтобы восстановить трудовую книжку своему работнику.
На этом заявление не заканчивается. Работник ставит подпись и дате его подачи и если работодатель ознакомился с заявлением, то он просто на просто приобщает его к личному делу и начинает производить работы по восстановлению трудовой.
Если сотрудник потерял трудовую книжку?
Если же вы являетесь работодателем и вам сообщили о том, что трудовая книжка конкретного работника утеряна – не нужно терять самообладание. Вы работодатель, а значить именно вы несете ответственность за деятельность каждого из своих работников.
Провинившегося сотрудника, который потерял трудовую, можно наказать путем выговора или лишения премии. Также провинившемуся работнику стоит поручить восстановление трудовой книжки.
Именно он от вашего лица должен рассылать запросы, а также посещать пенсионный фонд с вопросами о том, как получить дубликат и что за этим следует.
Пошаговая инструкция: порядок и правила заполнения дубликатов трудовых книжек
- Работодатель должен собрать полученные сведения из пенсионного фонда о том, где работал работник раньше, а также сведения, полученные после рассылки обращений к другим работодателям работника.
- Далее работодатель должен приобрести бланк трудовой книжки.
- Работодатель пишет о том, что заполняемый документ является не более, чем дубликатом.
- Далее в бланки дубликата вносятся необходимые сведения о местах работы, заполняется титульный лист.
- Последним этапом трудовая книжка предоставляется работнику и он знакомится с содержимым дубликата. Если он не находит ошибок, то можно считать что работодатель справился со своей задачей.
Как должен выглядеть дубликат трудовой книжки — точно также, как и оригинал:
Заявления
Заявление подает работник, который стремится получить трудовую книжку. Такое заявление подается на имя работодателя или же его заместителя. Ознакомившись с текстом заявления, работодатель принимает решение о том, принимать его или нет. В случае непринятия и не оказания отдельных действий по факту заявления, работник может обратиться в суд.
Заявление работника должно быть оформлено надлежащим образом . Если вы считаете, что заявление оформлено неверно, но хотите его принять, покажите работнику образец заполнения и после того как он исправится, начните действовать в рамках восстановления трудовой книжки.
Напоминаем, что заявление о получении дубликата – документ официальный, а значит, он требует соответствующего заполнения. Например, заполняется заявление синей или же черной ручкой, а также имеет место печать на компьютере. Также не забывайте про то, что заявление должно быть написано аккуратно и разборчивым почерком.
Помимо этого Заявление должно отвечать на вопрос, почему именно работодатель должен заниматься выдачей дубликата — пишем о том, что по вине работодателя или же сотрудника отдела кадров, собственно, и была утеряна трудовая книжка.
Часто бывает так, что виноват в том, что трудовая книжка исчезла не работник а другие факторы. Пожар и стихийные бедствия, а также военные действия могут способствовать тому, что трудовую нельзя найти.
Кража документации также этому способствует таким образом, даже если работодатель не виноват в том, что трудовая книжка потерялась, так как она хранилась в его собственности, именно он несет ответственность за ее восстановление.
Сроки
Сроком восстановления трудовой книжки определен один месяц, но на самом деле считается, что чем раньше восстановлена сама трудовая книжка, тем лучше, ведь тогда работник не сможет подать на работодателя в суд за просрочку.
Конечно, реально восстановить трудовую книжку за неделю , но даже тогда штраф не будет таким невероятно большим как штраф за просрочку в целый месяц.
Как правильно заполнять дубликат трудовой?
Дубликат трудовой книжки также имеет титульный лист. В нем вписывается фамилия, имя отчество работника, ставится год его рождения, а также специальность и образование. Например: Иванов Сергей Петрович, 4.06.1987 года, программист, системный администратор в фирме.
Ниже ставится подпись руководителя и его печать, а также подпись работодателя. На другой стороне разворота указывается дата выдачи дубликата и само слово дубликат.
В бланках дубликата указывается вся информация , касаемая осуществления трудовой деятельности работника в разный период по сведениям, которые удалось восстановить. Сначала пишется порядковый номер записи, все делается арабскими цифрами и непременно по порядку.
Затем ставится запись о дате внесения записи. Также ставится запись со сведениями о работе, например, принят или же уволен. Также в трудовой может указываться факт повышения квалификации и получения награждения.
Далее ставится порядковый номер документа на основании которого было сделано подобное заявление в трудовой и подпись, и печать организаций. Кончено, печати восстановить не удастся (о печати в трудовой читайте ), так же как и подписи, но, в общем и целом, заполнение дубликата мало чем отличается от трудовой книжки.
Записи в трудовой книжки должны иметь примерно такой вид: «1. 15.11.2015 г. ООО Стройгрант Принята на должность секретаря Приказ № 1 от 15.11.2015 г.». только после этого ставится печать и дата.
Помните о том, что наименование организации или же индивидуального предпринимателя всегда должно идти раньше, чем любые другие упоминания.
Однако в случае, если вы были приняты на работу и потом уволены и никаких записей больше не следовало в трудовой, то заново писать название организации вовсе не стоит.
Подходите к заполнению дубликата с особой аккуратностью , правильно исправляйте ошибки, чтобы вам не пришлось прощаться и с этим дубликатом и заводить себе уже дубликат дубликата.
Также при заполнении дубликата настоятельно помните о том, что при отсутствии некоторых записей для них нужно оставлять место.
Например, если между двумя принятиями на работу есть существенный разрыв во времени, а одна из организаций так и не прислала вам факт подтверждения работы работника, то оставьте пару свободных строк. Это делается для того, чтобы вы могли вписать недостающую информацию, в случае если она внезапно появится.
Дубликат трудовой книжки — образец заполнения:
Заключение
Потеря трудовой книжки это, безусловно, стресс как и для работника, так и для работодателя. Работник боится остаться обманутым и в дураках, ведь получается, что честно наработанный им стаж пропал и теперь без трудовой книжки его не возьмут ни на какую работу.
Работодатель в свою очередь боится плохой репутации, которую ему может создать работник, а также боится баснословных штрафов.
Поэтому две эти стороны должны прийти к единому консенсусу и попытаться помочь друг другу в столь сложной ситуации.
Работодатель должен направить все свои силы на восстановление дубликата, а работник не должен мешать ему объявлениями штрафом. При таком взаимодействии вы значительно раньше достигните нужного результата.
Оформление дубликата трудовой книжки, образец заполнения которого будет представлен в статье, требуется в различных ситуациях. Документ может потеряться, прийти в негодность, сгореть при пожаре и т.п. Каким бы образом ни была утрачена трудовая книжка, работодатель обязан выдать ее дубликат. Но чтобы он был полностью идентичен оригиналу, его нужно оформить правильно.
Особенности оформления дубликата трудовой книжки (образец заполнения 2018)
С 1 июля 2018 года вводится новый стандарт оформления различных официальных документов – ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем сообщается, как изготовить копию документа, в том числе и трудовой книжки. Однако в ГОСТе ничего не сказано о правилах заполнения и выдачи дубликата. Они сформулированы другим нормативным актом – правительственным Постановлением № 225 от 16.03.2003 (Правила ведения и хранения трудовых книжек).
Дубликат и копия: отличие
Дубликат документа, как и копия, выдается на основании письменного заявления работника (оно не требуется только в случае, когда работодатель сам виноват в том, что возникла необходимость в дубликате трудовой книжки). Но между этими понятиями – существенная разница.
Дубликат выдается вместо утраченной трудовой книжки и обладает такой же юридической ценностью, как и она сама. То есть при правильном оформлении он полностью идентичен оригиналу. А копия с помощью технических средств лишь в точности воспроизводит содержание документа и обретает юридическую силу после должного заверения, в котором дубликат не нуждается.
Образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере
Потеря трудовой книжки – наиболее частая причина изготовления дубликата. Зачастую это происходит в периоды, когда она хранится у самого работника. Если в этот момент человек работает (например, документ брался для предоставления в банк, но был утерян), выдавать дубликат придется организации, где трудится гражданин. Когда трудовая книжка теряется неработающим лицом, оформлением ее дубликата займется последний работодатель. Сделать его он обязан в течение 15-ти суток со дня подачи соответствующего заявления (п. 31 Правил).
Важное замечание: если потерявший трудовую книжку гражданин устраивается на работу без этого документа, новый работодатель не обязан делать ему дубликат. В такой ситуации он может:
- либо предложить новоявленному сотруднику обратиться за требуемым документом к прежнему работодателю, а затем внести в дубликат запись о приеме его на работу;
- либо завести на него новую трудовую книжку , где будут отсутствовать сведения о предыдущих периодах работы, а первой станет запись о трудоустройстве гражданина в данную фирму.
Образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере всегда содержит указание, что это не изначальный вариант документа. В правом верхнем углу 1-го (титульного) листа делается отметка: «Дубликат».
Уже непосредственно в графы трудовой книжки заносится следующая информация (раздел 7 «Инструкции по заполнению трудовых книжек» , утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69):
- общая продолжительность трудового стажа сотрудника – до приема на работу в организацию, оформлявшую дубликат документа;
- делаются записи о периодах и местах предыдущих периодов работы – на основании различной документации, представленной работником: трудовых контрактов, судебных решений, копий приказов об увольнении и приеме на работу, справок и т.п. (данные записи не нумеруются);
- в книжку вносится первая пронумерованная запись – о приеме гражданина на работу в компанию, выдавшую дубликат.
Если владелец книжки продолжает работать в организации, вышеуказанная запись будет последней. Если он уволился, и дубликатом занимался его бывший работодатель, в дубликат вносится еще одна порядковая запись – об увольнении с последнего места работы. После чего указывается должность и ФИО лица, ответственного за замену трудовой книжки и внесения необходимых записей.
Дубликат трудовой книжки - образец заполнения 2018
Работник, уволившись из ООО «Норд», потерял трудовую книжку. За ее дубликатом он обратился к последнему работодателю – ООО «Норд», предварительно взяв справку о периоде работы у предыдущего работодателя – ООО «Север».
Статус и значение трудовой книжки установлены законодательством Российской Федерации. В соответствии со ст. 66 ТК РФ она является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Дубликат трудовой книжки — это ее повторный экземпляр, имеющий равную с ней юридическую силу.
Дубликат трудовой книжки должен быть правильно оформлен. Обязательное условие — полное соответствие по содержанию оригиналу (первому экземпляру). Исключение составляют неверные (неточные) записи, внесенные в трудовую книжку ранее, а также записи, восстановить которые не представляется возможным из-за отсутствия соответствующих оснований (документированных сведений).
Дубликат заполняется и ведется в соответствии с действующими нормами о порядке оформления и ведения трудовых книжек — Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила), и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция).
Правила оформления дубликата
В вносятся следующие сведения:
— о работнике (на титульном листе);
— об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;
— о награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы (п. 32 Правил).
При оформлении дубликата используется утвержденная форма — чистый бланк трудовой книжки, запас которых должен быть у каждого работодателя. На титульном листе в правом верхнем углу пишется (проставляется штампом) слово «Дубликат».
На титульном листе (первая страница) дубликата трудовой книжки на основании представленных работником документов указываются сведения о работнике — фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность. Порядок внесения записей должен соответствовать п. 9 Правил, а также п. 2.1 Инструкции. Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами. Дата рождения записывается полностью (число, месяц, год). Эти сведения заносятся на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.). Образование, профессия, специальность указываются на основании документов об образовании. Записи об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) и о квалификации делают только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.). Сведения о незаконченном образовании соответствующего уровня вносятся на основании надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.).
На титульном листе проставляется дата заполнения трудовой книжки. Согласно п. 2.2 Инструкции работник своей подписью заверяет правильность указанных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает работник кадровой службы (или иное должностное лицо организации, ответственное за выдачу трудовых книжек). Его подпись заверяется оттиском печати организации (или печати кадровой службы). Сведения на титульном листе должны соответствовать информации о работнике на день заполнения дубликата.
Дубликат трудовой книжки заполняется по общим правилам. В раздел «Сведения о работе» вносятся записи о работе, в раздел «Сведения о награждении» — о награждениях и поощрениях. Основаниями для этих данных являются ранее изданные приказы или иные имеющиеся документы.
Согласно п. 7.2 Инструкции при заполнении дубликата трудовой книжки в третьей графе раздела «Сведения о работе» первая запись содержит сведения об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы до поступления работника к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого именно работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом данный сотрудник. Далее в раздел «Сведения о работе» в установленном порядке вписывают отдельные периоды работы. В графе 3 указывается наименование организации, после чего необходимо записать следующие данные:
— в графе 1 — порядковый номер записи;
— в графе 2 — дату приема на работу;
— в графе 3 — данные о приеме на работу с указанием структурного подразделения, должности, специальности, профессии с указанием квалификации, на которую работник был принят;
— в графе 4 — наименование, дата и номер документа, на основании которого произведена запись о приеме на работу.
Если представленными документами подтверждается, что сотрудник переводился на другую постоянную работу у того же работодателя, то запись о переводе делается в том же порядке.
После заполнения этих сведений по общим правилам вносится запись об увольнении:
— в графе 1 указывается порядковый номер записи;
— в графе 2 — дата увольнения (прекращения трудового договора);
— в графе 3 — причина (правовое основание) увольнения при условии, что в представленном работником документе имеются такие данные;
— в графе 4 — наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.
После заполнения раздела «Сведения о работе» содержащиеся в нем данные заверяются подписями сотрудника кадровой службы, оттиском печати организации (или кадровой службы) и подписью владельца трудовой книжки. Следует иметь в виду, что эти записи делаются на основании документов . Если документы не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
Поскольку трудовая книжка является документом строгого учета, в книге учета движения трудовых книжек делается запись о выдаче дубликата, снятии с учета ранее зарегистрированной трудовой книжки.
Документы-основания для внесения записей о трудовом стаже
Какие основания есть у кадровой службы, чтобы внести такую запись? В подтверждение трудового стажа принимаются справки, выписки из приказов, личных дел, личных карточек (межведомственной унифицированной формы N Т-2), лицевых счетов работников, ведомостей на выдачу заработной платы и другие подтверждающие наличие трудового стажа документы. Стаж может быть подтвержден удостоверениями, характеристиками, письменными трудовыми договорами и соглашениями с отметками об их исполнении, трудовыми, послужными и формулярными списками, членскими книжками членов кооперативов и иными документами, содержащими сведения о периодах работы. В соответствии с п. 34 Правил при отсутствии указанных документов в качестве доказательства трудового стажа работника принимаются расчетные книжки (с отметками о выплате заработной платы) и членские билеты профсоюзов (с отметками об уплате членских взносов с заработной платы или стипендии).
Время работы лиц, занимающихся индивидуальной трудовой деятельностью, устанавливается по справкам о периоде уплаты страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации.
Документы, представляемые для подтверждения трудового стажа, должны быть подписаны руководителями предприятий, организаций (кадровых служб) и заверены оттиском печати. На основании п. 7.2 Инструкции с представленных документов, подтверждающих стаж работы, кадровая служба снимает копии, заверяет их в установленном порядке и оставляет на хранении. Оригиналы документов возвращаются их владельцу.
Когда выдается дубликат?
Действующими правилами предусмотрено несколько случаев выдачи дубликата:
— утрата (потеря) трудовой книжки работником;
— невозможность дальнейшего использования трудовой книжки (ветхое состояние — если документ обгорел, порвался, испачкан и т.п.);
— наличие записи(ей) об увольнении или переводе, признанной(ых) впоследствии недействительной(ыми);
— наличие записи(ей) об освобождении от работы (должности) в связи с незаконным осуждением и др.;
— массовая утрата трудовых книжек работодателем.
Оформление дубликата в каждом случае имеет свои особенности.
Утрата (потеря) трудовой книжки
Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки работником предусмотрена п. 31 Правил. Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом работодателю по месту последней работы. Сотрудник пишет заявление, в котором излагает просьбу о выдаче дубликата.
Не позднее чем через 15 дней после подачи заявления работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки или вкладыша. При оформлении дубликата в соответствии с п. 32 Правил в документ вносятся: сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления на данное предприятие, подтвержденном соответствующими документами, имеющимися в распоряжении работодателя (в т.ч. представленных сотрудником), сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы ее владельца.
Невозможность дальнейшего использования трудовой книжки по назначению
Выдача дубликата в этом случае предусмотрена п. 33 Правил. Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность, то работодатель по последнему месту работы выдает рабочему или служащему ее дубликат. При этом на титульном листе трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: «Взамен выдан дубликат серия… номер…». В дубликат переносят записи в точном соответствии со сведениями, указанными в оригинале.
После этого трудовая книжка оформляется в установленном порядке: на первой странице (титульном листе) в правом верхнем углу делается (проставляется штампом) надпись «Взамен выдан дубликат серия… N…», документ снимается с учета и возвращается владельцу. Трудовая книжка представляется в дальнейшем в органы социального обеспечения для документального подтверждения трудового стажа. Вместе с ней работнику возвращаются оригиналы документов, подтверждающих стаж работы. Перенос в новый бланк трудовой книжки записей, сохраняющих свою силу, делается в точном соответствии со сведениями, указанными в оригинале трудовой книжки.
Правила внесения записей в разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки, непригодной к дальнейшему использованию, такие же, как в предыдущем случае.
Наличие записи об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной
Выдача дубликата в связи с выявлением в трудовой книжке записи об увольнении работника или его переводе на другую постоянную работу, признанной недействительной, предусмотрена п. 1.2 Инструкции. Как правило, такая запись выявляется либо при увольнении работника, либо в случае, когда ему требуется копия трудовой книжки. В таком случае сотрудник составляет заявление, в котором излагается просьба к работодателю о выдаче дубликата трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.
По резолюции руководителя на заявлении кадровая служба оформляет дубликат, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной. Так же, как и в предыдущем случае, на титульном листе дубликата делается надпись «Дубликат», а на первой странице прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат серия… N…», и она возвращается владельцу .
Наличие записи(ей) об освобождении от работы (должности) в связи с незаконным осуждением и др.
Согласно п. 22 Правил признаются недействительными записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, отсутствием в деянии состава преступления или недоказанностью их участия в совершении преступления.
Запись признается недействительной на основании оправдательного приговора или постановления (определения) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, отсутствием в деянии состава преступления или недоказанностью участия работника в совершении преступления. В случае признания записи недействительной согласно п. 33 Правил работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается в порядке, рассмотренном выше.
В этом случае, как и в предыдущем, на титульном листе дубликата делается надпись «Дубликат», а на первой странице прежней трудовой книжки пишется «Взамен выдан дубликат серия… N…», и она возвращается владельцу.
Массовая утрата трудовых книжек работодателем
Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки работодателем предусмотрена п. 34 Правил. Обычно массовая утрата связана с чрезвычайными ситуациями (экологические и техногенные катастрофы, пожары, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства). Трудовой стаж работников пострадавших организаций определяется на основании акта комиссии по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти Российской Федерации. В ее состав включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется специально уполномоченной комиссией (на местном уровне) на основании документов, имеющихся у работника (трудовые договоры, справки, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.). Возможные документы перечислены в п. 34 Правил. Для установления стажа работники вправе предъявить и иные надлежащим образом оформленные документы, а в случае отсутствия последних — их копии (выписки из документов). В случае отсутствия документальных подтверждений трудового стажа комиссия рассматривает показания двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации. Комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих факт трудовой деятельности, например направляет запросы о представлении документов в соответствующие организации (органы управления (власти), архивы, предприятия, где ранее трудился работник). Периоды трудовой деятельности, установленные указанными комиссиями на основании частично сохранившихся документов и показаний свидетелей, включаются в общий стаж, а также в специальный стаж, дающий право на пенсию на льготных условиях и за выслугу лет, как время работы, подтвержденной документами. По результатам деятельности комиссии составляется акт, в котором устанавливаются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа каждого сотрудника. На его основании работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки, оформленный с соблюдением изложенных выше требований.
Особые случаи
Нередко по заявлению работника оформляется дубликат трудовой книжк и взамен утерянной, которая по прошествии времени обнаруживается. Действующими правилами такие случаи не предусмотрены. Однако представляется логичным, что в подобной ситуации дубликат становится основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже, т.к. он зарегистрирован в книге учета движения трудовых книжек, что подтверждает его официальный статус. Трудовую книжку следует вернуть работнику, разъяснив, что при оформлении пенсии необходимо будет представить ее в органы социального обеспечения для документального подтверждения трудового стажа. Дальнейший учет трудового стажа кадровые службы ведут именно по дубликату.
Бывает, что работник обращается с просьбой выдать ему новую трудовую книжку, а не дубликат. Статья 65 ТК РФ предусматривает такую возможность только при приеме на работу — в случае когда работник утратил трудовую книжку. Работникам следует разъяснять, что новый документ будет содержать сведения о трудовом стаже только с даты приема на работу.
