Хранение технических паспортов оценочной и иной документации. Организация хранения и использования технической документации в ведомственных технических архивах

Приказ Министерства имущества и природных ресурсов Челябинской области (Минимущества Челябинской области) от 30 сентября 2016 г. N 213-п "Об утверждении размеров платы, порядка постоянного хранения и использования, порядка предоставления копий, порядка взимания и возврата платы за предоставление копий технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 01 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации и содержащихся в ней сведений"

5. Заместителю Министра - начальнику организационно-контрольного управления Семенову А.А. в течение 10 рабочих дней с момента подписания настоящего приказа обеспечить:

1) размещение настоящего приказа в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" на официальном сайте Министерства имущества и природных ресурсов Челябинской области - www.imchel.ru;

Порядок
постоянного хранения и использования технических паспортов,
оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации

1. Настоящий Порядок постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного) (далее соответственно - Порядок, учетно-техническая документация) определяет порядок хранения и использования учетно-технической документации.

2. Учетно-техническая документация должна храниться в условиях, обеспечивающих ее защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату учетно-технической документации с соблюдением светового, температурно-влажностного, санитарно-гигиенического и охранного режимов хранения.

4. Единицей хранения является инвентарное дело, сформированное по состоянию на 1 января 2013 года, на каждый объект технического учета (жилой дом, здания гражданского и производственного назначения, объект внешнего благоустройства, сооружение и другие объекты). Единица хранения представляет собой систематизированную совокупность документов, связанных между собой по хронологическому признаку, и содержащих информацию об объекте капитального строительства.

5. Порядок хранения инвентарных дел и формы справок устанавливаются организацией, заключившей с органом исполнительной власти по управлению имуществом в сфере управления государственной собственностью Челябинской области, договор хранения учетно-технической документации (далее - организация, осуществляющая хранение).

7. Порядок доступа в помещения и выдача инвентарных дел (документации) проводится в соответствии с порядком, установленным организацией, осуществляющей хранение.

8. В целях проверки состава, состояния и сохранности учетно-технической документации организацией, осуществляющей хранение, ежегодно в срок не позднее 1 февраля года, следующего за отчетным, проводится инвентаризация учетно-технической документации, по результатам которой составляется акт, подлежащий направлению в орган исполнительной власти по управлению имуществом в сфере управления государственной собственностью Челябинской области.

Порядок
предоставления копий технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации и содержащихся в ней сведениях

1.1. Настоящий Порядок определяет правила предоставления копий технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного) (далее - учетно-техническая документация) и содержащихся в ней сведений.

1.2. Положения настоящего Порядка не распространяются на предоставление копий учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений, относящихся к , составляющим государственную тайну. Предоставление копий учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений, содержащих персональные данные, осуществляется с учетом требований Российской Федерации.

1.3. Предоставление копий учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений осуществляется организацией, заключившей с органом исполнительной власти по управлению имуществом в сфере управления государственной собственностью Челябинской области договор хранения учетно-технической документации (далее - организация, осуществляющая хранение).

1.4. Учетно-техническая документация на руки физическим и юридическим лицам не выдается. Ознакомление физических и юридических лиц с учетно-технической документацией проводится только в присутствии работника организации, осуществляющей хранение, ответственного за сохранность учетно-технической документации.

Об утверждении порядка постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации...

Правительство Ленинградской области
КОМИТЕТ ПО УПРАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫМ ИМУЩЕСТВОМ
(ЛЕНОБЛКОМИМУЩЕСТВО)

ПРИКАЗ

Об утверждении порядка постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного), расположенных на территории Ленинградской области

Документ с изменениями, внесенными:
.
____________________________________________________________________

В целях организации в соответствии со статьей 45 Федерального закона от 24.07.2007 N 221-ФЗ "О кадастровой деятельности" постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного), расположенных на территории Ленинградской области,
(Преамбула в редакции, введенной в действие приказом Леноблкомимущества от 29 ноября 2017 года N 59 .

приказываю:

1. Утвердить Порядок постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного), расположенных на территории Ленинградской области, согласно приложению.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя председателя Ленинградского областного комитета по управлению государственным имуществом О.Е.Зинченко.

Председатель Леноблкомимущества
Э.В.Салтыков

Приложение. Порядок постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации...

Приложение
к приказу Ленинградского
областного комитета по управлению
государственным имуществом
от 25 июля 2016 года N 22

Порядок постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного), расположенных на территории Ленинградской области

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок устанавливает единые требования и правила постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного), расположенных на территории Ленинградской области (далее - учетно-техническая документация), а также правила ведения и хранения единой базы данных учетно-технической документации на электронных носителях.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Леноблкомимущества от 29 ноября 2017 года N 59 .

1.2. Учетно-техническая документация является собственностью Ленинградской области.

1.3. Постоянное хранение учетно-технической документации осуществляется Ленинградским областным комитетом по управлению государственным имуществом (далее - комитет).

1.4. Постоянное хранение учетно-технической документации может осуществляться учреждением (организацией), заключившим(ей) с комитетом договор хранения указанной учетно-технической документации, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (далее - организация).

1.5. Ответственность за сохранность учетно-технической документации несет председатель комитета (руководитель организации).

II. Требования к помещению хранилища и оборудованию

2.1. При постоянном хранении учтено-технической документации должны обеспечиваться меры безопасности, направленные на предотвращение ее повреждения, порчи или утраты.

2.2. Помещение хранилища должно быть изолированным от других помещений, сухим, безопасным в пожарном отношении. Оконные проемы должны быть защищены металлическими решетками, один из оконных проемов должен быть оборудован открываемой решеткой с замком, на случай оперативного выноса документов в случае пожара.

Входные двери хранилища должны обшиваться стальным листом по асбестовой прокладке. Стены и потолок помещения должны отделываться несгораемыми материалами.

Электропроводка в помещении должна быть скрытой, открытая проводка осуществляется в металлических рукавах или трубах. После окончания работы электропроводка, кроме аварийного освещения, обесточивается общим рубильником.

Устройство естественной вентиляции должно исключать попадание влаги в помещение. В нерабочее время естественная вентиляция должна прерываться.

При невозможности оборудования помещения противопожарной и охранной сигнализацией правовым актом председатель комитета (руководитель организации) устанавливает соответствующие охранные меры.

2.3. Хранилище оборудуется стеллажами с ячейками, высота которых должна обеспечивать хранение учетно-технической документации в вертикальном положении.

В хранилище поддерживается положительная температура от 14 до 20 градусов и относительная влажность от 50 до 65%.

Материалы хранения должны быть защищены от прямого попадания солнечных лучей.

Для хранения особо ценной учетно-технической документации должны использоваться засыпные шкафы. Хранилище должно быть снабжено лестницей-стремянкой, пылесосом, ящиком с песком и огнетушителем.

Сухая обработка пола (подметание) запрещается. Необходимо проводить влажную обработку пола с применением 1%-ного раствора формалина.

Уборка помещения производится в присутствии работника хранилища.

III. Организация работы хранилища

3.1. Время работы хранилища должно устанавливаться исходя из условий удобства для граждан и юридических лиц (далее - заявитель).

3.2. Помещение для приема заявителей должно быть оборудовано справочной информацией о времени работы, порядке предоставления копий учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений, размере платы за предоставление копий учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений, о порядке ее взимания и возврата.

На специальном стенде должны быть представлены образцы заявлений и перечень необходимых документов, предоставляемых заявителем для предоставления копий учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений.

3.3. Круг лиц, имеющих доступ в хранилище, ограничен. В случае отсутствия работника хранилища (на время отпуска, болезни) правовым актом председатель комитета (руководитель организации) назначает другого работника, несущего ответственность за выдачу сведений из хранилища.

IV. Состав учетно-технической документации

4.1. Учетно-техническая документации включает в себя:

- технические паспорта;

- документацию об оценке;

- правоустанавливающие документы;

- копии правоустанавливающих документов;

- регистрационные книги, в том числе книгу учета уничтоженных дел;

- инвентарные дела на объекты недвижимости;

- реестры;

- материалы по приватизации жилищного фонда;

- сводные инвентарные планы (или генпланы) для инженерных коммуникаций и благоустройства;

- комплекты чертежей планов (схем) городов, поселков, сельских населенных пунктов, сброшюрованные или в виде отдельных чертежных листов специального назначения;

- материалы статистической отчетности и другие единицы хранения.

4.2. Перечень учетно-технической документации может при необходимости дополняться на основании правового акта председателя комитета (руководителя организации).

4.3. Поступающие в хранилище единицы учетно-технической документации должны иметь четкое наименование, позволяющее отнести их к тому или иному виду учетно-технической документации.

V. Порядок учета, сроки хранения, порядок списания учетно-технической документации

5.1. Учет учетно-технической документации осуществляется в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук , утвержденных Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 .

5.2. Постоянному бессрочному хранению подлежат:

- схематические и инвентарные планы городов, поселков и кварталов;

- инвентарные дела на здания и сооружения, принятые ранее или стоявшие на государственной охране;

- списки зданий и сооружений, являющихся памятниками истории и архитектуры, а также принятых (принимаемых) на государственную охрану или имеющих историко-архитектурную ценность.

Утверждение результатов отбора и экспертизы учетно-технической документации, передаваемой на хранение в государственные архивы, производится специальными комиссиями с участием представителей архивной службы. Переданные государственному архиву материалы фиксируются в книге учета дел, переданных в государственные архивы.

При ликвидации комитета (организации) учетно-техническая документация бессрочного хранения должна передаваться правопреемнику или в государственные архивы по решению специальной комиссии с участием представителя архивной службы.

5.3. Постоянному срочному хранению подлежат:

- инвентарные дела с правоустанавливающими документами или копиями с них на существующие объекты недвижимости. В случае уничтожения объекта недвижимости погашенные инвентарные дела хранятся в течение 5 лет;

обветшавшие инвентарные книги, срок хранения которых устанавливается правовым актом председателя комитета (руководителя организации) на период справочной потребности в них, но не менее 5 лет.

5.3.1. По истечении срока хранения основные показатели учетно-технической документации записываются в книгу учета уничтоженных дел.

5.3.2. Списание учетно-технической документации к уничтожению производится на основании акта, составленного комиссией, созданной на основании правового акта председателя комитета (руководителя организации) (номер правового акта о создании комиссии и дата акта указываются в книге уничтоженных дел). Акты на списание и уничтожение учетно-технической документации хранятся в структурном подразделении комитета (организации), ответственном за ведение бухгалтерского учета.

5.3.3. В целях проверки наличия, состава, состояния и сохранности учетно-технической документации постоянного бессрочного хранения должна проводиться ежегодная инвентаризация. Инвентаризация проводится комиссией, созданной на основании правового акта председателя комитета (руководителя организации). Инвентаризация учетно-технической документации проводится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств , утвержденными Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.95 N 49 .

При проведении инвентаризации учетно-технической документации составляется инвентарная опись. Количество и стоимость единиц хранения учетно-технической документации на дату проведения инвентаризации указывается в инвентарной книге.

Стоимость учетно-технической документации отражается в балансе комитета (организации) отдельной строкой.

VI. Организация использования учетно-технической документации

6.1. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, являются общедоступными, за исключением сведений, доступ к которым ограничен в соответствии с федеральными законами.

6.2. Общедоступные сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, предоставляются по запросам любых лиц.

6.3. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, предоставляются в виде копий документов учетно-технической документации и сведений, содержащихся в ней, в порядке, установленном правовым актом комитета.

6.4. В случае предоставления копии документа, содержащего персональные данные иных физических лиц, заявителем должны быть приложены согласия на обработку и хранение персональных данных, а также доверенности от лиц, чьи персональные данные содержатся в документах, с которых заявителем запрашиваются копии.

6.5. При отсутствии согласий на обработку и хранение персональных данных, а также доверенностей от лиц, чьи персональные данные содержатся в документах, с которых заявителем запрашиваются копии, такие копии выдаются только после обезличивания персональных данных физических лиц в них.

6.6. Снятие и выдача копий с копий документов не допускается.

6.7. Подлинники учетно-технической документации, выдаче не подлежат.

6.8. Доступ заявителей к подлинникам учетно-технической документации осуществляется в исключительных случаях с письменного разрешения председателя комитета (руководителя организации).

6.9. Копии учетно-технической документации и сведения, содержащиеся в ней, предоставляются заявителю за плату, в размере и порядке, установленными правовым актом председателя комитета.

VII. Создание, ведение и хранение единой базы данных учетно-технической документации на электронных носителях

(Раздел дополнительно включен приказом Леноблкомимущества от 29 ноября 2017 года N 59)

7.1. Единая база данных учетно-технической документации на электронных носителях (далее - электронная база данных) создается в целях хранения и использования информации об учетно-технической документации.

7.2. Электронная база данных является собственностью Ленинградской области.

7.3. Создание, ведение и хранение электронной базы данных организуется и осуществляется комитетом.

В случае реализации пункта 1.4 настоящего Приказа, создание, ведение и хранение электронной базы данных осуществляется организацией.

7.4. Ответственность за сохранность электронной базы данных несет председатель комитета (руководитель организации).

7.5. Способ хранения информации в электронной базе данных должен обеспечить ее сохранность сроком не менее чем пять лет с даты включения в электронную базу данных и обеспечить возможность доступа к такой информации по состоянию на каждый операционный день.

7.6. Порядок создания, ведения и хранения электронной базы данных должен обеспечивать поддержание электронной базы данных в актуальном состоянии, возможность восстановления информации из электронной базы данных, в том числе при наступлении обстоятельств непреодолимой силы, а также исключать возникновение условий для их порчи, утраты, заражения вредоносными кодами, несанкционированного изменения содержащейся в них информации или доступа неуполномоченных лиц.

7.7. Способы хранения информации по учету изменений, вносимых в электронную базу данных, должны обеспечивать возможность восстановления временной последовательности событий и действий пользователей по внесению изменений в электронную базу данных, а также возможность идентификации лиц, которые вносили данные изменения.

7.8. Порядок создания, ведения и хранения электронной базы данных утверждается нормативными правовыми актами комитета.

7.9. В целях обеспечения хранения информации комитет (организация) создает резервную копию электронной базы данных, и обеспечивает ее хранение и защиту на носителях или средствах вычислительной техники, отличных от тех, на которых осуществляется оперативное ведение и хранение электронной базы данных.

7.10. Комитет (организация) хранит резервную копию электронной базы данных способом, позволяющим обеспечить возможность оперативного восстановления информации, содержащейся в электронной базе данных.

7.11. Периодичность актуализации комитетом (организацией) информации, включаемой в резервную копию электронной базы данных, определяется нормативным правовым актом комитета исходя из необходимости обеспечения возможности восстановления информации, содержащейся в резервной копии электронной базы данных, по состоянию на каждый операционный день.

7.12. Сведения, содержащиеся в электронной базе данных, являются общедоступными, за исключением сведений, доступ к которым ограничен в соответствии с федеральными законами, и могут быть предоставлены по запросам любых лиц в форме электронного документа с электронной подписью.

Официальный
электронный текст
ИПС "Кодекс"

Редакция документа с учетом
изменений и дополнений подготовлена
АО "Кодекс"

Название документа:	Об утверждении порядка постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного), расположенных на территории Ленинградской области (с изменениями на 29 ноября 2017 года)
Номер документа:	22
Вид документа:	Приказ Ленинградского областного КУГИ
Принявший орган:	Ленинградский областной КУГИ
Статус:	Действующий
Опубликован:	Официальный сайт Администрации Ленинградской области www.lenobl.ru/authorities/npa_s, 27.07.2016 Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 28.07.2016, N 4701201607280001
Дата принятия:	25 июля 2016
Дата начала действия:	25 июля 2016
Дата редакции:	29 ноября 2017

В процессе деятельности научно-исследовательских, проектных, конструкторских, технологических организаций, научно-производственных объединений, а также промышленных предприятий образуется большое количестве научно-исследовательской и технической документации (НТД).

В зависимости от состава и количества документов и государственных обязанностей по осуществлению ведомственного хранения НТД в учреждениях, организациях и на предприятиях могут создаваться следующего вида службы научно-технической документации (СНТД): отделы, бюро, группы технической документации, технические архивы. СНТД организуется на правах самостоятельного структурного подразделения учреждения, организации и предприятия и подчиняется непосредственно их руководителю или заместителю руководителя, главному инженеру. С целью закрепления правильной постановки работы в СНТД разрабатывается положение о ней, которое согласовывается с архивными органами и утверждается руководством учреждения, организации, предприятия. Численность сотрудников СНТД определяется администрацией исходя из количества поступающей от производственных отделов документации, с учетом характера и специфики проводимых с нею операций и объема документации, находящейся на хранении. СНТД возглавляется начальником, назначаемым приказом руководителя организации.

В круг деятельности СНТД входит:

1) прием технической документации на хранение;

2) контроль за правильностью оформления принимаемых на хранение технических документов;

4) систематизация, описание и учет технических документов;

5) обеспечение режима хранения;

6) создание научно-справочного аппарата (каталогов, указателей и других архивных справочников);

7) организации использования технических документов архива (выдачи документов для использования и прием их обратно, выдачи копий и справок, подборка документов по запросам и др.);

8) сбор и передача научно-технической информации;

9) внесение изменений в подлинники;

10) экспертиза научной и. практической ценности технических документов;

11) подготовка документов к сдаче и государственный архив.

Согласно существующим правилам, все имеющиеся в учреждениях, организациях и на предприятиях подлинники, дубликаты и копии научно-исследовательских и технических документов подлежат передаче на хранение в СНТД. Структурные подразделения учреждений, организаций и предприятий передают НТД в СНТД после окончания разработки НТД по проблемам (темам), изделиям, технологическим процессам, объектам планировки и капитального строительства в целом либо по мере завершения их самостоятельных этапов, стадии или частей.

При приеме документации на хранение сотрудники СНТД проверяют:

Комплектность документов в соответствии с ведомостями, спецификациями, содержанием томов, альбомов и других документов, в которых перечисляется вся передаваемая документация;

Наличие установленных подписей и дат;

Правильность выполнения основных надписей и титульных листов;

Физическое состояние документов - пригодность их для хранения, многократного снятия (отсутствие надрывов, подклеек, потертых мест, перегибов и др.).

НТД передается в СНТД на тех носителях, на которых она выполнена, - бумажных, электронных и др.

На хранении в СНТД находятся самые разнообразные документы:

Научно-исследовательские, конструкторские, технологические, проектные для строительства;

Фотодокументы, документы на разных типах носителей, фиксирующие процесс НИР, конструирования изделий, проектирование объектов капитального строительства;

Документы по изобретениям и открытиям, рационализаторским предложениям, а также картографические, инженерно-геологические и другие виды технических документов.

Температурно-влажностный режим хранения документов в архивохранилище должен соответствовать следующим параметрам. Помещения для хранения НТД оборудуют металлическими стационарными или передвижными стеллажами, а также специальными металлическими шкафами с выдвижными ящиками и сейфами для хранения подлинников. В качестве специального оборудования могут использоваться стационарные отсеки - боксы с металлическими перегородками и полками. Допускается оборудование хранилищ деревянными стеллажами и шкафами, обработанными огнезащитным составом.

В целях обеспечения сохранности документов СНТД осуществляет их учет. Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, извещения об изменениях НТД, страховые копни, фонд пользования (при наличии), перечни проектов, проблем (тем), НТД по которым подлежит передаче на государственное хранение, а также описи документов постоянного хранения.

Единицей учета архивной документации в СНТД являются:

Для научной документации - отчет по теме НИР или другой вид документации, сброшюрованный в том (папку);

Для конструкторской, технологической и проектной документации - лист чертежа, текстовой документ, сброшюрованные в том (папку) светокопии.

Каждая единица учета регистрируется под отдельным порядковым номером. В подлиннике документа, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер проставляется на каждом листе.

Принятые в СНТД документы регистрируются и учитываются в инвентарных книгах, которые заполняются на основании данных основной надписи чертежей и титульных листов переплетенных учтенных единиц хранения. Инвентарные книги ведутся отдельно на каждую группу архивной документации: научно-исследовательскую, конструкторскую, технологическую, проектную. В отдельных инвентарных книгах учитываются типовые проекты, документы сторонних организаций, присланные в порядке обязательного поступления или для сведения; документация для служебного пользования. Для научно-исследовательской документации ведутся отдельно инвентарные книги для отчетов по НИР и других видов научных документов. Отчеты по темам вносятся в инвентарные книги по мере поступления. Инвентарная книга содержит следующие графы: инвентарный номер, дата поступления, этап, обозначение, наименование темы и ее номер, номер государственной регистрации, наименование института-разработчика, отдела, лаборатории, фамилии руководителя и ответственного исполнителя темы, количество листов, экземпляров, примечание.

Принятые подлинники конструкторской и технологической документации регистрируются полистно. На каждый конструкторский или технологический документ, которому присвоен инвентарный номер, составляется карточка учета. На документацию вспомогательного и индивидуального производства карточка учета не заводится. Копии конструкторских и технологических документов, изготовленные организацией-разработчиком, в отдельных инвентарных книгах не регистрируются, а учитываются в карточках учета копий по обозначениям или инвентарным номерам, присвоенным их подлинникам. Копии конструкторских и технологических документов, полученные от других организаций, регистрируются в отдельной инвентарной книге и учитываются в карточках учета, которые составляются на каждую папку, альбом или отдельный документ.

Инвентарная книга для регистрации проектной документации для строительства аналогична инвентарной книге на конструкторскую документацию. Регистрация подлинников проектной документации в инвентарной книге производится по мере поступления технических документов проекта по отдельным самостоятельным частям. Допускается вести отдельные инвентарные книги на каждое сооружение, объект. В пределах каждой части на каждом чертеже или текстовом документе проставляется инвентарный номер, присвоенный в архиве данной части. Регистрация копийной проектной документации производится по отдельным сброшюрованным томам (папкам) в карточках учета.

ПРАВИТЕЛЬСТВО АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

О ПОРЯДКЕ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ТЕХНИЧЕСКИХ ПАСПОРТОВ, ОЦЕНОЧНОЙ И ИНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ, ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ИХ КОПИЙ И ПЛАТЕ ЗА ПРЕДСТАВЛЕНИЕ КОПИЙ УКАЗАННЫХ ДОКУМЕНТОВ

В соответствии с частями 2_2, 2_7 статьи 45 Федерального закона от 24 июля 2007 года N 221-ФЗ "О кадастровой деятельности" Правительство Амурской области постановляет:

(в ред. )

1. Утвердить:

Порядок постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной документации, представления их копий согласно приложению N 1 к настоящему постановлению;

Положение о размере платы за представление копий технических паспортов, оценочной и иной документации, порядке ее взимания и возврата согласно приложению N 2 к настоящему постановлению.

2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя председателя Правительства Амурской области В.В.Бакуменко.

Губернатор
Амурской области
А.А.КОЗЛОВ

Приложение N 1. ПОРЯДОК ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ТЕХНИЧЕСКИХ ПАСПОРТОВ, ОЦЕНОЧНОЙ И ИНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ, ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ИХ КОПИЙ

Приложение N 1
к постановлению
Правительства
Амурской области

2. Исполнительным органом государственной власти Амурской области, уполномоченным на организацию постоянного хранения и использования документации, представление копий документации и содержащихся в ней сведений, является министерство имущественных отношений Амурской области (далее - уполномоченный орган).

3. Постоянное хранение и использование документации, представление копий документации и содержащихся в ней сведений могут осуществляться уполномоченным органом, учреждением либо организацией, заключившими с уполномоченным органом договор хранения документации в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (далее - лицо, обеспечивающее хранение).

II. Обеспечение постоянного хранения документации

4. Документация подлежит постоянному хранению, ее уничтожение и изъятие из нее каких-либо частей не допускаются.

В целях обеспечения сохранности документации ее постоянное хранение лицом, обеспечивающим хранение, должно осуществляться в приспособленном помещении (далее - Хранилище).

Хранилище должно быть оборудовано и содержаться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к архивохранилищу, установленными правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях , утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526 , быть приспособленным к хранению документации и обеспечивать необходимые требования к сохранности документации.

(в ред. постановления Правительства Амурской области от 01.08.2017 N 366)

5. От замков Хранилища должно быть не менее двух комплектов ключей, один из которых постоянно находится у лица, ответственного за Хранилище, другой - у руководителя лица, обеспечивающего хранение.

6. При возникновении чрезвычайных происшествий (пожара, затопления и т.п.) лицо, обеспечивающее хранение, принимает меры по спасению документации и незамедлительно уведомляет о случившемся уполномоченный орган. О происшествии составляется акт при участии соответствующих органов (пожарной охраны, технического надзора и т.д.).

7. В целях обеспечения сохранности документации доступ к ней ограничивается. Круг лиц, имеющих доступ к документации, устанавливается приказом руководителя лица, обеспечивающего хранение. Другие должностные лица могут допускаться в Хранилище с разрешения руководителя лица, обеспечивающего хранение, в сопровождении лиц, имеющих постоянный допуск к документации.

III. Использование документации, представление копий документации и содержащихся в ней сведений

8. Сведения, содержащиеся в документаций, являются общедоступными, за исключением сведений, доступ к которым ограничен законодательством Российской Федерации.

9. Копии документации, содержащей общедоступные сведения, представляются лицом, обеспечивающим хранение, по запросам любых лиц, а копии документации и сведения, содержащиеся в ней, доступ к которым ограничен, представляются по запросам лиц, имеющих доступ к таким сведениям и документации.

10. Документация представляется следующими способами:

на бумажном носителе в виде копий и справочной информации о сведениях, содержащихся в документации;

в форме электронных документов в виде скан-копий, выданных на электронных носителях либо направленных по электронной почте.

Вынос документации из Хранилища не допускается.

(п. 10 в ред. постановления Правительства Амурской области от 01.08.2017 N 366)

11. Изъятие из Хранилища документации на определенный срок для использования ее судебными, правоохранительными и иными уполномоченными органами возможно на основе надлежаще оформленного требования (запроса). При ее выдаче обязательно составляется опись всех документов и проставляется подпись лица, получающего их, с указанием фамилии, имени, отчества (при наличии) и должности.

12. Для получения копий документации и содержащихся в ней сведений заявитель представляет лицу, обеспечивающему хранение, запрос по форме согласно приложению N 1 к настоящему Порядку, в котором указывается вид и способ их доставки (вручения) заявителю. К запросу должны быть приложены следующие документы:

(в ред. постановления Правительства Амурской области от 01.08.2017 N 366)

копия документа, удостоверяющего личность заявителя (для заявителей - физических лиц);

копии документа, удостоверяющего личность, и документа, подтверждающего полномочия представителя заявителя (в случае обращения с запросом представителя заявителя);

документ, подтверждающий перечисление платы за представление копий документации и (или) содержащихся в ней сведений (в случае, если представление копий документации или содержащихся в ней сведений осуществляется за плату).

13. Лицом, обеспечивающим хранение, ведется журнал учета поступивших запросов о выдаче копий документации и содержащихся в ней сведений по форме согласно приложению N 2 к настоящему Порядку. Журнал должен быть прошит, листы пронумерованы и скреплены печатью (при наличии) и подписью лица, обеспечивающего хранение.

По окончании каждого календарного года журнал закрывается путем внесения в правый верхний угол титульного листа журнала записи "Закрыт 31 декабря ____ года" с указанием в ней года закрытия.

С наступлением нового календарного года открывается новый журнал на указанный год.

14. Срок рассмотрения запросов и представления заявителям запрашиваемых ими копий документации и (или) содержащихся в ней сведений не может быть более десяти рабочих дней, если иные сроки не установлены законодательством.

Доставка (вручение) заявителю копий документации и содержащихся в ней сведений лицом, обеспечивающим хранение, осуществляется способом, указанным заявителем в запросе.

15. Представляемые на бумажном носителе копии документации и (или) содержащиеся в ней сведения заверяются подписью и печатью (при наличии) лица, обеспечивающего хранение.

(в ред. постановления Правительства Амурской области от 01.08.2017 N 366)

16. Копии документации и содержащиеся в ней сведения по устным запросам не представляются.

17. Основаниями для отказа в представлении копий документации и содержащихся в ней сведений являются:

а) отсутствие документации;

в) представление копий документации и содержащихся в ней сведений не допускается в соответствии с законодательством Российской Федерации лицу, не имеющему допуск к сведениям, составляющим государственную и иную охраняемую тайну;

г) непредставление документа, подтверждающего перечисление в установленном размере платы за представление копий документации и (или) содержащихся в ней сведений (в случае, если представление копий документации и (или) содержащихся в ней сведений осуществляется за плату).

В случае отказа в представлении копий документации и содержащихся в ней сведений лицо, обеспечивающее хранение, в течение десяти рабочих дней с момента поступления запроса направляет заявителю письменное уведомление с указанием основания отказа.

Заявитель в целях устранения оснований для отказа, указанных в подпунктах "б", "г" настоящего пункта, вправе представить лицу, обеспечивающему хранение, недостающие сведения и документы. В этом случае повторное перечисление платы за представление копий документации и (или) содержащихся в ней сведений не требуется (в случае, если представление копий документации и (или) содержащихся в ней сведений осуществляется за плату).

Приложение N 1. ЗАПРОС о представлении копий документации или содержащихся в ней сведений

Приложение N 1
к Порядку

(в редакции постановления Правительства Амурской области от 01.08.2017 N 366)

___________________________________

(указать наименование лица,

обеспечивающего хранение)

ЗАПРОС о представлении копий документации или содержащихся в ней сведений

В целях _____________________________________________________________ прошу

(указывается цель получения документации и содержащихся

в ней сведений)

представить _______________________________________________________________

(указать вид запрашиваемой информации - копия

документации или

___________________________________________________________________________

в отношении _______________________________________________________________

(полное наименование объекта, адрес (местоположение),

кадастровый номер)

┌═‰ ┌═‰
Форма документации: - на бумажном │ │ - в виде │ │
(нужное указать V) носителе │ │ скан-копий │ │
│ │ │ │
└═… └═…
┌═‰ ┌═‰ ┌═‰
Информацию прошу - почтой │ │ - лично у лица, │ │ - по │ │
представить: │ │ обеспечивающего │ │ электронной │ │
(указать V способ │ │ хранение │ │ почте │ │
доставки (вручения) └═… └═… └═…

Адрес для доставки почтой

либо адрес электронной почты: _____________________________________________

Данные о заявителе:


	Ф.И.О. физического лица/полное наименование юридического лица
	Ф.И.О. уполномоченного представителя
	Документ, подтверждающий полномочия уполномоченного представителя (наименование, номер и дата)
	Контактный телефон:

Даю свое согласие на обработку персональных данных, указанных в

настоящем запросе, то есть совершение следующих действий: обработку

(включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление,

изменение), использование, обезличивание, блокирование, уничтожение

персональных данных), при этом общее описание вышеуказанных способов

обработки данных приведено в Федеральном законе от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О

персональных данных" , а также на передачу такой информации третьим лицам в

случаях, установленных нормативными документами вышестоящих органов и

законодательством. Настоящее согласие действует бессрочно.

______________________________________ ___________ ________________________

(Ф.И.О. физического лица/должность и (подпись) (расшифровка подписи)

полное наименование юридического лица)

Приложение N 2. ЖУРНАЛ учета поступивших запросов о выдаче копий документации и содержащихся в ней сведений

Приложение N 2
к Порядку


Дата регистрации запроса	Реквизиты запроса	Заявитель (Ф.И.О. физического лица, наименование юридического лица)	Отметка об исполнении	Результаты рассмотрения запроса (исполнено либо отказ)	Примечание

Приложение N 2. ПОЛОЖЕНИЕ О РАЗМЕРЕ ПЛАТЫ ЗА ПРЕДСТАВЛЕНИЕ КОПИЙ ТЕХНИЧЕСКИХ ПАСПОРТОВ, ОЦЕНОЧНОЙ И ИНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ, ПОРЯДКЕ ЕЕ ВЗИМАНИЯ И ВОЗВРАТА

Приложение N 2
к постановлению
Правительства
Амурской области
от 20 сентября 2016 года N 412

1. Настоящее Положение разработано в соответствии с частью 2_7 статьи 45 Федерального закона от 24 июля 2007 г. N 221-ФЗ "О государственном кадастре недвижимости" и устанавливает размер платы за представление копий технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного), являющихся собственностью Амурской области (далее - документация), и содержащихся в документации сведений, порядок ее взимания и возврата.

2. За представление копий документации и содержащихся в ней сведений взимается плата, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации и настоящим Положением.

3. Копии документации и содержащиеся в ней сведения представляются бесплатно:

органам государственной власти Российской Федерации и их территориальным органам, органам государственной власти субъектов Российской Федерации и органам местного самоуправления;

иным лицам и органам в случаях, установленных законодательством Российской Федерации.

4. Представление копий документации и содержащихся в ней сведений юридическим и физическим лицам, не указанным в пункте 3 настоящего Положения, осуществляется за плату в размерах, включающих налоги и иные обязательные платежи, указанных в приложении к настоящему Положению.

5. Плата за представление копий документации и содержащихся в ней сведений (далее - плата) в полном размере подлежит перечислению в областной бюджет (в случае осуществления хранения документации министерством имущественных отношений Амурской области) или на счет учреждения либо организации, заключившими с указанным министерством договор хранения документации в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (далее - лицо, обеспечивающее хранение).

Банковские реквизиты для перечисления платы размещаются на информационном стенде и на официальном сайте в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (при наличии) лицом, обеспечивающим хранение.

6. Документом, подтверждающим внесение платы, является платежное поручение, имеющее штамп банка об оплате, или квитанция банка или лица, обеспечивающего хранение, об оплате наличными средствами.

7. Возврат платы осуществляется лицом, обеспечивающим хранение, на счет которого была перечислена плата, на основании заявления о возврате платы в следующих случаях:

если отсутствует запрашиваемая документация;

если плата внесена в большем размере, чем указано в приложении к настоящему Положению. При этом возврату подлежат средства в размере, превышающем размер установленной платы.

8. Заявление о возврате платы представляется лицу, обеспечивающему хранение, в виде бумажного документа при личном обращении или посредством почтового отправления.

9. В заявлении о возврате платы указываются банковские реквизиты, необходимые для возврата платы лицу, подавшему такое заявление (фамилия, имя, отчество (при наличии) физического лица или наименование юридического лица, ИНН (при наличии), КПП (при наличии), лицевой или банковский счет, наименование банка получателя, БИК, корреспондентский счет банка), а также почтовый адрес или адрес электронной почты.

10. К заявлению о возврате платы прикладывается оригинал или копия документа, подтверждающего перечисление платы.

11. При отсутствии в заявлении о возврате платы сведений, указанных в пункте 9 настоящего Положения, или непредставлении документов, указанных в пункте 10 настоящего Положения, такое заявление не рассматривается, О чем лицо, обеспечивающее хранение, не позднее 5 рабочих дней со дня получения заявления направляет лицу, подавшему заявление о возврате платы, уведомление с указанием требований, в соответствии с которыми должно быть подано такое заявление.

12. В случаях, предусмотренных пунктом 7 настоящего Положения, лицо, обеспечивающее хранение, в течение 10 рабочих дней со дня получения заявления о возврате платы и документов, указанных в пункте 10 настоящего Положения, принимает решение о возврате платы и осуществляет ее возврат.

Приложение. РАЗМЕР ПЛАТЫ ЗА ПРЕДСТАВЛЕНИЕ КОПИЙ ТЕХНИЧЕСКИХ ПАСПОРТОВ, ОЦЕНОЧНОЙ И ИНОЙ ХРАНИВШЕЙСЯ ПО СОСТОЯНИЮ НА 1 ЯНВАРЯ 2013 ГОДА В ОРГАНАХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ ПО ГОСУДАРСТВЕННОМУ ТЕХНИЧЕСКОМУ УЧЕТУ И (ИЛИ) ТЕХНИЧЕСКОЙ УЧЕТНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ..

Приложение
к Положению

РАЗМЕР ПЛАТЫ ЗА ПРЕДСТАВЛЕНИЕ КОПИЙ ТЕХНИЧЕСКИХ ПАСПОРТОВ, ОЦЕНОЧНОЙ И ИНОЙ ХРАНИВШЕЙСЯ ПО СОСТОЯНИЮ НА 1 ЯНВАРЯ 2013 ГОДА В ОРГАНАХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ ПО ГОСУДАРСТВЕННОМУ ТЕХНИЧЕСКОМУ УЧЕТУ И (ИЛИ) ТЕХНИЧЕСКОЙ УЧЕТНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ОБ ОБЪЕКТАХ ГОСУДАРСТВЕННОГО ТЕХНИЧЕСКОГО УЧЕТА И ТЕХНИЧЕСКОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ И СОДЕРЖАЩИХСЯ В НЕЙ СВЕДЕНИЙ


Вид документа, копия которого представляется либо содержащего сведения		Размер платы, рублей

	Технический паспорт объекта капитального строительства, помещения (общей площадью до 100 кв. м), формат A4 - 1 лист
	Технический паспорт объекта капитального строительства, помещения (общей площадью от 100 кв. м до 500 кв. м), формат A4 - 1 лист
	Технический паспорт объекта капитального строительства, помещения (общей площадью от 500 кв. м), формат A4 - 1 лист
	Поэтажный/ситуационный план, формат A4 - 1 лист
	Поэтажный/ситуационный план, иной формат - 1 лист
	Экспликация поэтажного плана, экспликация объекта капитального строительства, помещения
	Учетно-техническая документация, содержащая сведения об инвентаризационной, восстановительной, балансовой или иной стоимости объекта капитального строительства, помещения, формат A4 - 1 лист
	Проектно-разрешительная документация, техническое или экспертное заключение или иная документация, содержащаяся в архиве, формат A4 либо иной формат - 1 лист
	Правоустанавливающий (правоудостоверяющий) документ, хранящийся в материалах инвентарного дела, формат A4 - 1 лист
	Выписка из реестровой книги о праве собственности на объект капитального строительства, помещение (до 1998 года)