Для чего в организации создается экспертная комиссия. Протокол заседания экспертной комиссии. Если экспертной комиссии нет

Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 6 июнь 2017 .
Все права защищены. Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска.

Настоящая Организация настоящим уполномочена принимать в то же время обязательства Карибской комиссии и будет считаться преемницей этой Комиссии. Конвенция, учреждающая Карибскую комиссию, истекает в конце первого совещания Карибского совета, предусмотренного в Статуте, прилагаемом к настоящей Конвенции.

Настоящая Конвенция подлежит утверждению или принятию подписавших ее правительств. Документы об одобрении или принятии сдаются на хранение Правительству Соединенных Штатов Америки, назначаемому правительством-депозитарием, которое несет ответственность за уведомление каждой сдачи на хранение документа другим подписавшим его правительствам.

В работе каждой организации рано или поздно наступает момент, когда необходимо избавиться от старых документов и освободить место для новых. Но понятия «старые документы» в архивном деле нет. Есть только документы, у которых истек срок хранения. От них можно избавиться, но не сразу и не от всех. Сначала придется пересмотреть документы и выделить те, которые можно безбоязненно уничтожить.

Продолжительность настоящей Конвенции не ограничена. Любая Договаривающаяся сторона может в любое время денонсировать настоящую Конвенцию. Такая денонсация вступает в силу по истечении одного года с даты получения Правительством Депозитария официального уведомления о денонсации без ущерба для обязанностей, уже понесенных в соответствии с настоящей Конвенцией Договаривающаяся сторона, осуждающая последний в отношении периода до даты вступления денонсации в силу, настоящая Конвенция остается в силе в отношении других Договаривающихся сторон.

Как бы ни было велико искушение вывезти все «старые» документы куда угодно с глаз долой, делать этого ни в коем случае нельзя - ответственность за нарушение требований законодательства о хранении документов никто не отменял. В соответствии со ст. 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ) штраф для юридического лица может составить от 200 до 300 тысяч рублей. На практике ответственность для организации может наступить, если она не предоставит какой-либо документ по запросу контролирующего органа, сославшись на то, что он потерян или уничтожен. Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно.

Настоящая Конвенция, сделанная в одном оригинале на английском, французском, нидерландском и испанском языках, все тексты, имеющие одинаковую силу, сохраняются в архивах правительства Соединенных Штатов Америки, заверенные копии направляются этим правительством другим подписавшим его правительствам.

В удостоверение чего нижеподписавшиеся, должным образом уполномоченные, подписали настоящую Конвенцию. Датировано в Вашингтоне в двадцать первом дне. Для правительства Соединенного Королевства Великобритании и Северной Ирландии. Организация Карибского бассейна 701.

Какие документы можно уничтожить?

Принимая решение об уничтожении документов, необходимо руководствоваться главным критерием - сроком хранения. Если он истек, то документ можно отправить в шредер (или в печь) при условии, что вы правильно определили истечение срока хранения.

Руководствуясь этим правилом, можно составить список документов разного «возраста», которые подлежат уничтожению в 2017 году:

Учитывая, что после создания Карибской комиссии в регионе произошли важные конституционные и экономические изменения и что заинтересованные группы выразили желание взять на себя большую ответственность за решение проблем. из региона. Полагая, что для обеспечения социального, культурного и экономического сотрудничества в регионе желательно создать новую организацию, статус которой отражает эти изменения и новые обязанности, которые предполагаемые страны-члены принимали с тех пор.

Считая, что указанные ниже цели соответствуют Уставу Организации Объединенных Наций. Соответственно, создается Карибская организация, которая регулируется следующими положениями. Настоящим учреждается Карибская организация. Организация обладает консультативными полномочиями и имеет юридическую личность, необходимую для осуществления своих функций и достижения ее целей.

Год завершения в делопроизводстве	Срок хранения

Сразу выделить документы на уничтожение невозможно. Сначала необходимо провести экспертизу ценности. При этом срок хранения станет определяющим, но не единственным критерием отбора. Документ с истекшим сроком хранения может пригодиться в дальнейшей работе. Не исключено, что он может представлять научную, даже историческую ценность. Установить это, а значит, и продлить срок хранения, может только экспертиза ценности (ЭЦ), которую проводит экспертная комиссия (ЭК).

В рамках своих полномочий атрибутами и целями Организации являются рассмотрение социальных, культурных и экономических вопросов, представляющих общий интерес для Карибского региона, в частности в следующих областях: сельское хозяйство, коммуникации, образование, рыбалка, здравоохранение, жилье, промышленность, работа, музыка и искусство, социальные действия и торговля.

Возможные члены Организации и могут стать членами. Французская Республика под департаментами Французской Гвианы, Гваделупы и Мартиники; Нидерландские Антильские острова; Суринам; Багамские острова; Британская Гвиана; Британский Гондурас; Британские Виргинские острова; Вест-Индии; Содружество Пуэрто-Рико; Виргинские острова Соединенных Штатов.

Экспертная комиссия: состав и функции

ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение создать архив. Секретарем ЭК всегда является архивариус, а председателем - либо топ-менеджер, которому подчиняются делопроизводители (например, административный директор), или, как в нашем примере, директор по общим вопросам. Если такового не обнаружится - сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии (Пример 1). Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы. Если дата создания ЭК в приказе не указана, считается, что комиссия работает с даты подписания приказа.

Французская Республика, упомянутая в пункте 1 настоящей статьи, представляется в Организации делегацией, имеющей три голоса. Любой потенциальный член Организации может в любое время уведомить Генерального секретаря Карибской комиссии или Генерального секретаря Организации о том, что он принимает обязательства, налагаемые настоящим Уставом, и решает стать членом Организации. Член Организации.

Любое уведомление в соответствии с положениями пункта 1 настоящей статьи, полученное Генеральным секретарем до или в день вступления в силу настоящего Статута, вступает в силу с этой даты. Любое уведомление, полученное после даты вступления в силу настоящего Статута, вступает в силу с даты его получения Генеральным секретарем.

1 Не приводится.

ЭК является коллегиальным совещательным органом при генеральном директоре организации. «Коллегиальный» означает, что в комиссию входят несколько должностных лиц из числа работников организации, «совещательный» - должностные лица не принимают решение, а лишь рекомендуют генеральному директору совершить ту или иную операцию над документами и согласуют ее.

Любой член может в любое время уведомить Генерального секретаря о своем решении выйти из Организации, который вступает в силу через год после даты его получения Генеральным секретарем Организации. Если Конвенция, к которой прилагается настоящий Устав, денонсируется Правительством, подписавшим указанную Конвенцию, члены Организации, чья сторона несет ответственность за международные отношения, перестают быть членами Организации.

Когда член уходит из Организации в соответствии с положениями пункта 3 настоящей статьи, такой отзыв не влияет на обязанности, уже понесенные этим Участником в соответствии с настоящим Уставом в течение периода до даты, когда снятие вступает в силу. Генеральный секретарь уведомляет все Стороны Конвенции, к которым прилагается настоящий Статут, и всем странам-членам или предполагаемым странам-членам, получение любого уведомления, упомянутого в пунктах 1 и 3 настоящей статьи.

Делопроизводитель или архивариус хорошо знают документы управления, но в архиве организации есть еще огромный пласт документов кадрового делопроизводства, бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, сопровождающих профильную деятельность организации. Поскольку это самостоятельные системы документации, оценить их могут только специалисты. Для этого и создается экспертная комиссия - собрание компетентных (каждый в своей области) должностных лиц.

Руководящим органом Организации является Совет Карибского бассейна. Каждый член может назначить на каждом заседании Совета делегата и столько же советников, сколько сочтет это необходимым, и Французская Республика может назначить делегацию и столько же советников, сколько она сочтет необходимыми. Такие делегаты или делегации, в зависимости от обстоятельств, назначаются каждым членом в соответствии с его конституционными правилами. Назначение каждого делегата или делегации, в зависимости от обстоятельств, должно быть уведомлено Генеральным секретарем странами-членами.

Основная функция ЭК в организации, которая не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, - организовать ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения.

В организациях, которые являются источниками комплектования государственного архива, функционал ЭК шире: комиссия активно взаимодействует с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, представляет им на согласование проекты номенклатур дел, архивные описи, вносит предложения по изменению сроков хранения документов.

Каждый член может в любое время путем уведомления Генерального секретаря назначить заместителя вместо того, чтобы действовать на месте делегата в отсутствие последнего на любом заседании Совета. Французская Республика имеет такое же право в отношении своей делегации. Заместитель, действующий в этом качестве, выполняет все права и полномочия делегата.

Полномочия и полномочия Совета. В рамках полномочий Организации полномочия Совета заключаются в следующем. Изучать, разрабатывать и рекомендовать странам-членам любую меру, программу или руководящий принцип в социальной, культурной или экономической областях, которые могут способствовать благосостоянию Большого Карибского региона.

Независимо от сферы деятельности компании, в ЭК необходимо включить:

Начальника отдела кадров;

Главного бухгалтера;

Начальника юридического отдела;

Должностное лицо по профилю деятельности компании (начальника производства, начальника строительства, главного технолога и т.д.), задача которого - оценить документы по основной деятельности организации.

Вносить вклад в координацию проектов местного происхождения регионального масштаба и давать технические консультации по региональным интересам. Давать технические консультации, которые невозможно получить в другом месте или облегчить их получение. Содействовать координации исследований, представляющих региональный интерес.

Давать рекомендации странам-членам для осуществления любых мер, необходимых для решения проблем социального, культурного или экономического характера. Содействовать сотрудничеству с другими международными или национальными организациями, а также с университетами, фондами и другими аналогичными учреждениями.

Каждое заседание ЭК оформляется протоколом (Пример 2).

Если экспертиза ценности проводится впервые

Первая экспертиза ценности - мероприятие всегда масштабное. Необходимо просмотреть все документы, которые скопились за годы существования организации. Экспертная комиссия при этом должна действовать последовательно.

Организация Карибского бассейна 703. От имени Организации, соглашений о технической помощи с другими международными или национальными организациями при условии, что каждый член имеет компетенцию или разрешение на заключение таких соглашений, их заключение подлежит голосованию единогласно.

От имени Организации или, в любом конкретном случае, любого из Членов, которые так требуют, договоренностей или контрактов в соответствии с вышеупомянутыми соглашениями. Соответствующие соглашения о сотрудничестве с университетами, фондами и другими аналогичными учреждениями, а также договоренности или контракты в соответствии с такими соглашениями.

■ Шаг 1: выделяем документы, для которых будет проводиться экспертиза ценности.

На этом этапе экспертизы члены ЭК не участвуют. Это зона ответственности архивариуса (делопроизводителя, секретаря) и работников структурных подразделений компании. Они отделяют документы, завершенные делопроизводством до начала текущего года, от тех, которые пока в работе.

Созывать любую конференцию, составлять любой комитет и создавать любой вспомогательный орган, который он сочтет полезным и необходимым. Прямо и контролирует деятельность, а также деятельность Центрального секретариата; учредить Положения о персонале Центрального секретариата; устанавливает Финансовые положения Организации.

Совет устанавливает свои собственные правила процедуры. Дискуссии Совета проводятся Президентом, выбранным из числа делегатов Совета. Совет собирается не реже одного раза в год и, по случаю этого заседания, рассматривает бюджет на следующий финансовый период и имеет право собраться и заседать в любое время и в любом месте, которое он считает полезно. Председатель решает созвать совещание по просьбе не менее половины членов. Первое заседание Совета состоится после вступления в силу настоящего Статута в такую дату и в таком месте, как выберите Карибскую комиссию.

■ Шаг 2: разделяем документы по годам. Этот этап актуален при первой ЭЦ, когда просмотреть предстоит абсолютно все, что завершено делопроизводством.

Первое, с чего начинают наводить порядок, - разделяют документы по годам. Возможно, работники, которые отвечали за эти документы, делали это ранее. Если нет - придется заниматься этим сейчас. Ответственными по-прежнему являются архивариус и работники подразделений, членов ЭК привлекать пока рано.

Заседания Совета предпочтительно проводятся на территории каждого из членов по очереди. Тот же принцип применяется в соответствующих случаях ко всем другим видам деятельности Организации. Первый президент будет избран на первом заседании, и его / ее срок полномочий будет действовать до конца следующего года, после чего Президиум будет проходить поочередно в соответствии с правилами процедуры, принятыми Советом. понимал, что президент никогда не бывает дважды по одной и той же национальности.

В соответствии с положениями пункта 2 настоящей статьи каждый делегат имеет один голос, а делегация Французской Республики имеет три голоса. Совет решает вопросы процедуры простым большинством поданных голосов. Тем не менее, любой Член может объявить в связи с принятием решения или рекомендации большинством в две трети поданных голосов, что решение или рекомендация не применимы, насколько это необходимо. Если на основе простого большинства поданных голосов голоса равны, президент имеет решающий голос.

■ Шаг 3: проводим экспертизу. На этом этапе главную роль в экспертизе играют члены ЭК, которые просматривают подготовленные к оценке и разделенные по годам документы и выносят вердикт: представляют они практическую (научную, историческую) ценность или нет. После этого ту часть документов, что получила статус «могут быть уничтожены», проверяет архивариус. Он выясняет, истекли ли сроки хранения у этих документов.

Если, однако, Спикер не привязывает бюллетень, движение будет побеждено. Совет рассматривает ежегодный проект бюджета, а также любой чрезвычайный бюджет, который может быть представлен Генеральным секретарем. Проголосовать по общей сумме бюджета, годовой или внеочередной, предшествует голосование по главе. Каждая глава одобрена большинством в две трети голосов. Общая сумма бюджета, будь то годовая или внеочередная, утверждается единогласным голосованием. При условии единогласия в бюджете любого финансового года бюджет, проголосованный за предыдущий финансовый год, возобновляется, и члены обязаны платить те же акции, что и те, которые были выплачены в предыдущем году.

■ Шаг 4: оформляем результаты экспертизы. Результаты экспертизы ценности фиксируются, во-первых, в описи дел и документов, а во-вторых - в акте о выделении документов к уничтожению.

■ Шаг 5: согласовываем и утверждаем описи и акты. После того, как документы, которые фиксируют результаты прошедшей экспертизы ценности, будут составлены, проводится заседание экспертной комиссии. На нем члены ЭК согласуют описи и акт, после чего их утверждает генеральный директор.

■ Шаг 6: оформляем документы на хранение и уничтожение. Те дела и документы, которые остаются в организации, оформляются на хранение. Для тех, которые решено уничтожить, организуется процесс утилизации.

Процесс уничтожения документов

Уничтожение документов обычно производят одним из двух способов: путем сжигания либо измельчения. Последнее - только при условии, что документы восстановить будет невозможно. Нельзя отправлять документы на ближайшую мусорную свалку, рвать на части или использовать в качестве черновиков.

Как правило, для уничтожения документов привлекают специальные организации . Чаще всего эти организации в качестве способа уничтожения предлагают измельчение, причем образовавшиеся отходы тут же могут принять как макулатуру, вернув тем самым часть стоимости своих услуг. По желанию заказчика процесс уничтожения исполнитель может снять на видео. При уничтожении документов также могут присутствовать представители организации-заказчика.

С организацией, которая занимается уничтожением документов, оформляется стандартный договор возмездного оказания услуг. Типовую форму договора подрядчик предложит еще на стадии переговоров. Все, что требуется от архивариуса - проследить, чтобы в договоре присутствовал пункт о том, что исполнитель обязуется обеспечить конфиденциальность уничтожаемых документов, поскольку среди них могут быть дела, которые содержат персональные данные, коммерческую или другие виды тайн. Чтобы не тратить время на сортировку секретных и несекретных документов, от которых вскоре останется только стружка, подрядчики обеспечивают конфиденциальность по умолчанию.

Уничтожить документы можно и своими силами, если позволяют производственные мощности, например, в цехах предприятия работает печь или промышленный шреддер. Попытка избавиться от документов при помощи обыкновенного кабинетного шреддера обречена на провал, если объем бумаг превышает одну папку.

Акт об уничтожении документов

Уничтожение дел от момента отбора до отправки в шредер оформляется одним документом - актом о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. Форма утверждена Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях в приложении № 21 (Пример 3).

Как видно из примера, акт об уничтожении документов условно состоит из двух частей. Первая представляет собой перечень дел и документов, выделенных для уничтожения, вторая - информирует о том, как именно были уничтожены документы.

Пройдемся по акту и рассмотрим основные правила заполнения его унифицированной формы.

Первая часть акта: правила оформления

1. Наименование организации может быть как полным, так и кратким. Главное, чтобы наименование, заявленное в акте, соответствовало уставу организации.

2. Акты об уничтожении документов необходимо регистрировать, как и другие документы. Акту присваивают порядковый номер по соответствующей регистрационной форме. Дата акта должна соответствовать дате его утверждения.

3. Акт утверждает генеральный директор.

4. Документы отбирают на уничтожение на основании нормативно-правовых актов, устанавливающих сроки хранения. И это не только Перечень 2010. Мы поместили в пример отраслевой документ, содержащий сроки хранения, чтобы показать, как выглядят в акте несколько таких документов.

5. Информацию об уничтожаемых документах сводят в таблицу.

Каждой записи в таблице присваивают порядковый номер.

Во вторую графу помещают групповой заголовок дела: «Счета-фактуры» или «Приказы…». При этом дела не нужно расписывать по единицам хранения. Более того, если уничтожается одно и то же дело сразу за несколько лет, то достаточно внести в акт всего одну запись (см. запись № 3 в Примере 3).

В третьей графе указывают годы, за которые уничтожаются документы.

Опись, как уже говорилось, - основной учетный документ архива. Если уничтожаемые документы были внесены в описи, в четвертой графе указывают ее номер, в пятой - порядковые номера уничтожаемых единиц хранения по этой описи (см. запись № 1). Документы с пятилетними и меньшими сроками хранения не описывают, поэтому в этих графах ставят прочерки (см. запись № 2). Если это первое уничтожение документов в организации, и описи пока не составлены, то обе графы (четвертую и пятую) можно убрать из таблицы - вносить в них пока нечего.

Количество уничтожаемых единиц хранения указывают по каждому делу.

В седьмой графе указывают срок хранения каждого дела и ссылку на его источник. Поскольку слово «Перечень» в заголовке графы обозначает Перечень 2010, в таблицу придется помещать полное или сокращенное название остальных источников (см. запись № 4).

Графу «Примечание» традиционно применяют для всякого рода пометок. Например, о том, что дело электронное (см. запись № 5).

7. Первую часть акта подписывает работник, ответственный за архив, и представляет на согласование экспертной комиссии. Затем оформляется виза со ссылкой на протокол заседания ЭК, в котором зафиксировано согласование.

Акт об уничтожении документов целесообразно представить на утверждение генеральному директору именно сейчас, несмотря на то, что вторая часть акта пока пустует. Руководитель должен знать, какие документы вскоре будут уничтожены. Тем более именно он принимает решение об уничтожении и фиксирует это в грифе утверждения. Уничтожение документов - процесс необратимый. Вернуть бумаги после того, как их отдадут на переработку, невозможно.

Вторая часть акта: особенности оформления

В этой части указывается, как именно и на основании чего уничтожены документы. Форма акта об уничтожении, утвержденная Правилами 2015, подразумевает, что уничтожением занимается подрядная организация. Поэтому во второй части указывается вес документов (их будут принимать по весу, а не по штукам единиц хранения), регистрационные данные договора, метод уничтожения.

Если организация уничтожает документы сама, запись будет выглядеть так, как показано в Примере 4.

Обратите внимание: документы уничтожались в присутствии должностных лиц - членов ЭК. В этом случае отдельный акт составлять не нужно, но и уничтожить бумаги безнадзорно тоже нельзя.

Если уничтожаются только документы на бумажном носителе, то фразу «на электронном носителе» из акта исключают. Отметка «Изменения в учетные документы внесены» означает, что после уничтожения документов архивариус поднял описи, документы из которых были отправлены на уничтожение, и внес соответствующие пометки (Пример 5).

Обратите внимание: в описях, в отличие от акта об уничтожении, каждая единица хранения представлена отдельно. По отдельности они получают и пометки. Если уничтожали документы, которых не было в описях, или при составлении акта были исключены 4 и 5 графы таблицы, отметка в описи не проставляют.

Если экспертной комиссии нет

Случается, что ЭК в организации отсутствует. По разным причинам: должностные лица (потенциальные участники) не видят необходимости создавать этот коллегиальный орган, и им удалось убедить в этом директора, либо сам руководитель не считает это нужным. Тем не менее, секретарь получает задание организовать уничтожение накопившихся документов.

Таким образом, в отсутствие ЭК секретарь, выполняя задание по уничтожению документов, действует точно по описанному выше алгоритму, но в акте об уничтожении на месте визы согласования указывает данные не протокола, а всех должностных лиц, с которыми согласует акт. Без согласования уничтожать документы нельзя. Впрочем, даже если руководители нужных вам отделов негативно относятся к архивному делу, скрепя сердце они просмотрят выделенные для уничтожения документы. Потому что прекрасно знают, какие документы из тех, что находятся под их контролем, должны храниться в организации, а значит, не должны быть уничтожены. А об ответственности за нарушение требований законодательства о хранении документов им любезно сообщит секретарь.

Резюме

1. Уничтожению подлежат документы:

б) прошедшие оценку экспертной комиссии.

2. По результатам экспертизы ценности выделяются документы для дальнейшего хранения и для уничтожения. Оформляются соответственно архивные описи и акт о выделении к уничтожению архивных документов, которые не подлежат хранению.

3. Организация может уничтожить документы своими силами (если позволяют производственные мощности) или обратиться к специалисту-подрядчику.

4. Акт об уничтожении документов состоит из двух частей. В первой приводится список уничтожаемых документов (ее должен утвердить генеральный директор). Во второй проставляются отметки об уничтожении и внесении соответствующих изменений в учетные документы архива.

5. В отсутствие ЭК секретарь не должен брать на себя ответственность и организовывать уничтожение самостоятельно. С каждым потенциальным членом комиссии следует общаться отдельно, а в остальном действовать так же, как если бы ЭК существовала.