Какие документы относятся к формализованным. Порядок обмена электронной формализованной первичкой

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР

О введении формализованных форм
медицинской документации

Во исполнение приказа Министерства здравоохранения СССР от 09.06.86 N 818 "О мерах по сокращению затрат времени медицинских работников на ведение медицинской документации и упразднении ряда учетных форм" и в целях введения формализованных форм медицинской документации:

1. Утверждаю:

1.1. Перечень лечебно-профилактических учреждений, переходящих на ведение формализованных форм медицинской документации (Приложение N 1).

1.2. Перечень экспериментальных формализованных форм медицинской документации (Приложение N 2).

1.3. Временное положение о ведении формализованной формы ВР-359/87/1 - "Медицинской карты амбулаторного больного" (Приложение N 3).

1.4. Временное положение о ведении формализованной формы ВР-361/87/3 - "Медицинской карты стационарного больного" (Приложение N 4).

1.5. Временное положение о ведении формализованной формы ВР-362/87/1 - "История развития ребенка" (Приложение N 5).

2. Приказываю:

2.1. Министру здравоохранения РСФСР Потапову А.И., Министру здравоохранения Молдавской ССР Драганюку К.А., начальнику Главного управления здравоохранения Мосгорисполкома Мудраку В.Н., начальнику Главного управления здравоохранения Мособлисполкома Лябину Е.В. и заведующему Горьковским областным отделом здравоохранения Сухотину В.И. в целях сокращения времени, затрачиваемого на ведение медицинской документации, улучшения лечебно-диагностического процесса ввести в лечебно-профилактических учреждениях, указанных в Приложении N 1, формализованные формы медицинской документации с 1 апреля 1987 года и к 1 августа 1987 года представить свои предложения по их совершенствованию.

3. Директору Всесоюзного научно-исследовательского института социальной гигиены и организации здравоохранения им.Н.А.Семашко Минздрава СССР Овчарову В.К. обеспечить организационно-методическое руководство и консультативную помощь органам и учреждениям здравоохранения по ведению формализованных форм медицинской документации, указанных в Приложении N 2, обобщить вписанные предложения по совершенствованию форм и представить их на утверждение руководству Министерства здравоохранения СССР к 15 сентября 1987 года.

4. Начальнику Хозяйственного управления Министерства здравоохранения СССР Сальникову В.Д. обеспечить издание формализованных форм ВР-359/87/1 в количестве 6 тыс. экземпляров и ВР-361/87/3, ВР-362/87/4 и ВР-360/87/2 по 7 тыс. экземпляров в срок до 1 марта 1987 года.

5. Контроль за исполнением приказа возложить на и.о. начальника Главного управления лечебно-профилактической помощи Минздрава СССР Филатова В.И. и заместителя начальника Главного управления лечебно-профилактической помощи детям и матерям Минздрава СССР Кузнецову В.В.

Приказ разрешается размножить в необходимом для работы количестве экземпляров.

Приложение 1. Перечень лечебно-профилактических учреждений, переходящих на ведение формализованных форм медицинской документации

ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
к Приказу Минздрава СССР
от 12.02.87 N 204

1. РСФСР:

г.Москва

- городские поликлиники NN 188, 129,

- городская клиническая больница N 60,

- детские городские поликлиники NN 37, 9, 112.

Московская область

- Подольская центральная районная больница

Горьковская область

- областная больница им.Н.А.Семашко

2. Молдавская ССР

г.Кишинев

- городская поликлиника N 7,

- детская городская поликлиника N 1.

Приложение 2. Перечень экспериментальных формализованных форм медицинской документации

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к Приказу Минздрава СССР
от 12.02.87 N 204

	Наименование формы	N формы	Формат	NN типовых форм, взамен которых вводятся экспериментальные формализованные документы	Вид документа	Срок хранения
	Медицинская карта амбулаторного больного				тетрадь в обложке 32 стр.
	Медицинская карта ребенка				тетрадь 11 стр.
	Медицинская карта стационарного больного				тетрадь 20 стр.
	История развития ребенка больного				тетрадь 98 стр.

На период проведения эксперимента ведение типовых форм, утвержденных приказом Минздрава СССР от 04.10.80 N 1030 , отменяется.

Приложение 3. Временное положение о введении формализованной формы ВР-359/87/1 "Медицинская карта амбулаторного больного"

ПРИЛОЖЕНИЕ N 3
к Приказу Минздрава СССР
от 12.02.87 N 204

Медицинская карта амбулаторного больного является основным документом, отражающим состояние здоровья пациента. Все обращения по поводу заболевания и профилактические посещения пациента должны быть зафиксированы в соответствующей ее части.

При одномоментном введении новых медицинских карт в работу амбулаторно-поликлинического учреждения к заполнению ее лицевой стороны (паспортные данные) привлекаются все медицинские регистраторы, участковые медицинские сестры и медицинские сестры врачей-специалистов. Руководит всей работой главная медицинская сестра, а по терапевтическим отделениям - старшие медицинские сестры. В дальнейшем лицевая сторона карты заполняется в регистратуре при первом обращении пациента.

Медицинская карта состоит из бланков для долговременной информации (сигнальные отметки, лист записи заключительных диагнозов, данные профосмотров, годовой эпикриз на диспансерного больного) и бланков для оперативной информации (первичный осмотр терапевта, бланк для больного гриппом, ОРЗ, первичный осмотр врачей-специалистов, повторные посещения, консультация зав. отделением, этапный эпикриз на ВКК).

Долговременная информация о больном

Бланк "Сигнальные отметки" заполняется врачом при наличии или обнаружении у пациента признаков, перечисленных в данном листе. Бланк подклеивается к обратной стороне лицевой обложки.

"Лист записи заключительных (уточненных) диагнозов" заполняется врачами всех специальностей на всякое заболевание, по поводу которого больной обратился в данное учреждение в отчетном году. Заболевание, обнаруженное у больного впервые в жизни, считается впервые выявленным и отмечается знаком +. При этом, если заболевание установлено при обращении по поводу заболевания, то знак + проставляется в 3 графу; если заболевание выявлено при профосмотре, то знак + проставляется в 4 графу. Заболевания, которые могут возникнуть заново несколько раз (ангина, грипп, ОРЗ, пневмония, травма и т.д.), всякий раз считаются впервые выявленными и отмечаются знаком +. Хроническое заболевание, с которым больной обращался в предыдущие годы, в случае обращения с ним в отчетном году, вновь вносится в лист, но без знака +. Бланки подклеиваются к верхней поверхности 1-го гребешка обложки медицинской карты.

Бланк "Данные профосмотров" заполняется во время проведения ежегодных профилактических осмотров. Он рассчитан на 5 лет. Обследование проводится по 15 признакам (рост, масса тела, острота зрения, внутриглазное давление, острота слуха, пневмотахиметрия, артериальное давление, ЭКГ, осмотр полости рта, анализ крови, анализ мочи, флюорография, маммография, гинекологический осмотр со взятием мазка, пальцевое исследование прямой кишки). Результаты обследования вносятся в графу текущего года в том кабинете, где проведен соответствующий осмотр или исследования пациента. Бланк подклеивается к верхней поверхности 1-го гребешка обложки медицинской карты.

Вкладыш "Годовой эпикриз за 19.. год" заполняется один раз в год на каждого диспансерного больного. В него вносятся все сведения, которые отражают результаты обследования, проведенные лечебно-оздоровительные и социальные мероприятия и изменения в состоянии здоровья. В заключении необходимо отразить динамику заболевания и эффективность проведенных мероприятий. Вкладыш подклеивается к нижней поверхности 1-го гребешка обложки медицинской карты.

Оперативная информация

Вкладыши "Осмотр терапевта", "Для больного гриппом, ОРЗ", "Осмотр кардиоревматолога", "Осмотр эндокринолога" заполняются при первичном обращении к врачам терапевтического профиля. При обследовании больного или проведении профосмотра следует придерживаться того плана, который имеется в бланке. По каждому признаку - норма подчеркивается, а патология вносится в соответствующую графу. При повторном обращении пациента заполняется обратная сторона вкладыша "Повторный осмотр". При записи результатов повторного осмотра вносится только динамика изменения состояния больного, данные обследования, лечения и экспертизы трудоспособности. Если обратной стороны вкладыша недостает для записи повторных посещений, то используется дополнительный бланк "Повторный осмотр". Все указанные вкладыши подклеиваются к нижней поверхности 2-го гребешка обложки медицинской карты. При этом следует строго соблюдать последовательность подклейки бланков по специальностям и кратности обращения.

Вкладыши "Консультация зав. отделением" предназначены для зав. терапевтическим отделением, который вносит в него рекомендации для участкового врача-терапевта по поводу диагноза, лечения и экспертизы трудоспособности. Обратная сторона этого бланка предназначена для этапного эпикриза на ВКК. Он заполняется лечащим врачом для решения вопросов экспертизы временной нетрудоспособности. Вкладыш подклеивается к нижней поверхности 2-го гребешка обложки медицинской карты.

Вкладыши "Осмотр хирурга", "Осмотр отоларинголога", "Осмотр окулиста", "Осмотр невропатолога", "Осмотр уролога" заполняются при первичном обращении к врачам-специалистам. Они заполняются аналогично вкладышам, описанным для врачей терапевтического профиля. Записи о повторном посещении проводятся на обратной стороне бланка, а в случае ее недостаточности - на дополнительные бланки "Повторный осмотр". Перечисленные вкладыши подклеиваются к нижней поверхности 3-го гребешка обложки медицинской карты. При этом следует строго соблюдать последовательность по специальностям и кратности обращения.

Приложение 4. Временное положение о введении формализованной формы ВР-361/87/3 "Медицинская карта стационарного больного"

ПРИЛОЖЕНИЕ N 4
к Приказу Минздрава СССР
от 12.02.87 N 204

Сфера применения настоящего проекта "Медицинской карты стационарного больного" - больничные стационары различного типа за исключением специализированных клиник НИИ, медицинских институтов, родильных домов и детских больниц.

Титульный лист карты содержит, в основном, паспортную часть и признаки, идущие в статистическую обработку. На нем предусмотрены поля, предназначенные для специальных отметок (группа крови, резус-фактор, аллергия и др.). Диагноз направившего учреждения вносится врачом приемного отделения на основании записи в направлении на госпитализацию.

На обороте титульного листа в "особых отметках" записывается согласие больного (родственников) на операцию. Предусмотрено место для записи приема и выдачи вещей и ценностей от больных. Здесь же записывается диагноз патолого-анатомический.

В настоящем варианте карты страницы 3-8 предназначены для записей результатов осмотра при поступлении больного в стационар и представляют собой формализованный текст анкетного типа, в котором предусмотрена возможность ограничиться только подчеркиванием или вписыванием необходимого. В этом разделе два подраздела: первый предназначен для записи осмотра врачом приемного отделения, второй - для записи осмотра лечащим врачом в отделении.

Все последующие разделы карты оформлены в виде листов-вкладышей, имеющих в правом верхнем углу место для простановки номера карты.

Страницы 9-10 карты представляют собой лист назначений, в котором для удобства работы медицинской сестры сведены указания о назначении и отмене лекарств, диете, лабораторных исследованиях и консультации специалистов.

План обследования (страница 11) выполнен в виде таблицы, в которой, в основном, подчеркивается или вписывается необходимое исследование, а в графах проставляются даты проведения этого исследования. Далее следуют листы, предназначенные для ведения дневника наблюдений. Сокращение времени врача на его ведение можно обеспечить организационно-методическими мероприятиями, регламентирующими объем, характер и периодичность записи в зависимости от вида заболевания и тяжести состояния больного.

Предусмотрены отдельные листы для записей консультаций специалистов, а также для подклеивания анализов.

Завершается карта заключительным эпикризом, в котором данные исследований приводятся на последнюю дату.

Приложение 5. Временное положение о введении формализованной формы ВР-362/87/4 (История развития ребенка)

ПРИЛОЖЕНИЕ N 5
к Приказу Минздрава СССР
от 12.02.87 N 204

Временное положение о введении формализованной формы
ВР-362/87/4 (История развития ребенка)

Указания о порядке ведения истории
развития ребенка (форма n 112/у)

История развития ребенка предназначена для ведения в ней записей текущего наблюдения за состоянием здоровья ребенка с момента рождения до 15 лет включительно (школьников - до окончания средней школы) и регистрации характера и объема оказываемой лечебно-профилактической помощи.

История развития состоит из четырех разделов. Раздел I - (стр. с 3 по 24). Паспортные данные, социально-демографическая и статистическая информация (данные заполняются не реже одного раза в квартал).

Раздел II - (стр. с 25 по 82). Контроль за состоянием здоровья и развития ребенка в декретированные возрастные сроки является основным, так как в нем регистрируются данные наблюдения за ребенком в хронологическом порядке, что позволяет следить и контролировать правильность выявления меры здоровья, развития и качество оздоровительных, воспитательных и лечебно-профилактических воздействий.

Записи врача и медицинской сестры формализованы, то есть четко обозначены и конкретизированы признаки, необходимые для характеристики и оценки состояния здоровья и развития ребенка.

Алгоритм профилактических записей врача (стр. с 25 по 27) включает в себя следующие параметры:

I. Обследование ребенка.

- СОЦИАЛЬНЫЙ АНАМНЕЗ (начало его см. стр.3, 26. "Сведения о семье") включает в себя сведения о бытовых (бюджет, жилище), санитарно-гигиенических условиях, психологических установках семьи (взаимоотношения между членами семьи, отношение к рекомендациям поликлиники), вредных привычках,

- НАСЛЕДСТВЕННЫЙ АНАМНЕЗ - необходимо фиксировать сведения о заболеваниях, особенно в первом поколении, где уже имеется четко развернутая картина заболеваний, которой нет в других поколениях, в силу возрастных особенностей,

- БИОЛОГИЧЕСКИЙ АНАМНЕЗ - пользоваться сведениями из "Обменной карты", в случае отсутствия "Обменной карты" - заполнять параметры биологического анамнеза (анте-, интра-, РНП-периодов).

СВЕДЕНИЯ ЗА ПРОШЕДШИЙ ПЕРИОД. Этот вид анамнеза представлен для новорожденного - см. "Биологический анамнез", характеристика РНП-периода: оценка состояния по шкале Апгар, день прикладывания к груди, т.н. "физиологические состояния", день отпадения пуповины, БЦЖ, обследование на наследственную патологию, день выписки из роддома, масса новорожденного при выписке; лактация и самочувствие матери.

В последующие периоды, начиная с профприема в 1-й месяц жизни в записи врача выделяется параметр "Факторы риска", где фиксируются эти факторы, выделяемые при сборе анамнеза за период от момента последнего профосмотра. Эти данные врач получает из записей медицинской сестры, патронаж которой необходимо осуществлять ей строго накануне профприема, а профприем - в возрасте, близком к дате рождения ребенка (±3 дня), а также при сборе дополнительных данных на профприеме. Сведения за прошедший период включают в себя: отклонения в физическом и нервно-психическом развитии; поведении; нарушения режима дня; питания; физического воспитания; воспитательных воздействий; появление пограничных состояний (анемия, диатез и т.д.), реакции на прививки, перенесенные заболевания, выявленная патология при осмотре специалистами.

Указать N возрастного комплекса и N группы закаливания.

- ВВ - воспитательные воздействия по развитию и поведению назначаются при наличии и в строгом соответствии с данными психометрии, группой развития и поведением,

- П - прививки,

- П - пограничные состояния, профилактика, лечение (например, рахит),

- Дк - осмотры специалистами календарные,

- Дф30 - осмотры специалистами, под наблюдением которых находится ребенок с хроническим заболеванием,

- А - анализы,

- МТ - медикаментозная терапия.

Алгоритм патронажных записей медсестры.

Условия ухода и воспитания

В случае необходимости отмечать изменения в социальном положении семьи ребенка (развод, переезд на новую квартиру, передача ребенка на воспитание бабушке и т.д.).

Постоянно фиксировать условия окружающей среды (чистота, наличие необходимых вещей для ухода, чистота помещений, уход за ребенком; выполнение назначений врача (Р - режим, П - питание, ФВ (М, Г, З) - физическое воспитание, ВВ - воспитательное воздействие и другие).

Физическое воспитание ребенка

Состояние - самочувствие - жалобы, кожа, слизистые, пупочная область (на 1-м месяце жизни), физиологические отправления (стул, моча).

АНТРОПОМЕТРИЯ - после цифр и обозначений их "СМ" и "Г" ставить в скобках номер центильного коридора, по мере необходимости вводить показатели "окружность груди", "окружность головы". Сюда же вписываются "зубы", "большой родничок".

ПСИХОМЕТРИЯ - в строгом соответствии с методическими рекомендациями вписывать точный набор только тех показателей нервно-психического развития, оценка которых отклоняется в сторону отставания или опережения.

Оценка каждого показателя ставится в месяцах жизни ребенка.

СОМАТИЧЕСКИЙ СТАТУС в развернутом виде (по системам) представлен в "первичной записи" новорожденного, в остальных профзаписях (начиная с 1-го месяца жизни) фиксировать только признаки отклонения.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ писать развернуто:

1. ФР - оценка физического развития.

2. Группа развития. Оценка поведения (с отклонениями, без отклонений).

3. Диагноз.

4. Группа здоровья.

Алгоритм назначений. Первые 4 назначения должны фиксироваться при каждом профприеме, остальные - по мере необходимости:

- Р - режим (указать N возрастного режима),

- П - указать вид молока, которым вскармливается ребенок 1-го года жизни, прикормы (количество) по мере назначения,

- ФР - (М, Г, З) физическое воспитание (массаж, гимнастика, закаливание).

ПОВЕДЕНИЕ - отметить все показатели поведения:

1) эмоциональное состояние (до года), настроение (после года),

2) сон,

3) аппетит,

4) характер бодрствования,

5) индивидуальные особенности поведения.

Показатели нервно-психического развития

Нервно-психическое развитие по показателям фиксируется следующим образом: записывается полный набор показателей для данного возраста в виде символов АЗ (зрительно-ориентировочные реакции), РА - (речь активная) и т.д. После каждого символа пишется его словесная расшифровка (того, что выявила м/с при посещении ребенка на дому, то есть в естественных для него условиях) и ставится оценка показателя в месяцах жизни. Следовательно, м/с должна не только фиксировать развитие по показателям, но и ставить предварительную оценку данного показателя.

НАЗНАЧЕНИЕ ПО ВОСПИТАНИЮ и другим рекомендациям врача делается медсестрой в случае выявления отклонений и невыполнения их. ОБУЧЕНИЕ матери манипуляциям, уходу (купание, обработка слизистых и т.д.).

Беседы - тематические: по вопросам режима, питания, по эпидемиологическим показаниям и т.д.

Текст документа сверен по:
"Справочник по организации
работы амбулаторно-поликлинических
учреждений", 1999 год.

Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает. Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру. Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в наших выпусках.

В прошлых главах мы уже рассмотрели целый ряд интересных вопросов, связанных с электронным документооборотом: и . В новой главе мы расскажем вам об основе документооборота - электронном документе. Несмотря на кажущуюся простоту понятия, документы в электронном виде вызывают ничуть не меньше, а то и больше вопросов у бухгалтеров. Сегодня мы обсудим ключевые первичные документы, которые уже прямо сейчас можно использовать в цифровом виде, расскажем о том, что стоит знать о формах и форматах, и какими нормативными актами это урегулировано.

Электронный документ и юридическая сила

Как мы и говорили, документ - это основополагающее понятие в документообороте. Определение электронного документа содержится в ст. 2 ФЗ 149: электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Электронный документ, подписанный электронной подписью, может применяться в любых правоотношениях, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на их использование. Таким образом, договоры, различные счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и даже счета-фактуры могут быть электронными.

Кстати, многие считают (и не без оснований), что юридическую силу электронному документу придает именно электронная подпись. Однако сама по себе ЭП является лишь частью целого ряда мероприятий по обеспечению документов юридической силой. Что-то вы можете сделать самостоятельно, например, обеспечить соответствие форматам, а часть - только с помощью специалистов.

Из схемы видно, что для разных документов существуют разные гаранты юридической силы. Например, неформализованные документы - письма, договора, доверенности, техническая документация и другая корреспонденция - свободны от жесткого регулирования со стороны государства. Поэтому их юридическая сила определяется соглашением об обмене, в котором могут быть прописаны все требования к реквизитам, форме и формату, и наличием электронной подписи, не обязательно квалифицированной.

При наличии соответствующих корпоративных нормативов простой электронной подписью можно считать введение пары логин-пароль во внутренней системе электронного документооборота. Каждый внутренний документ фактически подписывается: система вас узнает по логину-паролю, фиксирует время и авторство подписи, когда вы осуществляете нажатие определенной кнопки, которое в свою очередь заносится в лог - специальный внутренний протокол событий в информационной системе. Следовательно, внутренний электронный документ автоматически становится юридически сильным и может использоваться при различных разбирательствах.

Другое дело, когда речь идет о формализованных документах. Эти документы называются формализованными именно потому, что для них в отдельных законодательных актах прописаны жесткие требования к формату и регламенту передачи. Эти документы напрямую влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них критически важно.

Формат и форма

Уже неоднократно в этой статье упоминалось слово «формат». Часто бухгалтеры путают формат и форму документа. В понимании оператора ЭДО (провайдера электронного документооборота) формализованный документ - документ, созданный по формату ФНС. Фактически, это структурированный набор данных, который можно визуально отобразить в любой форме. А форма - это то, как зрительно документ должен выглядеть, то есть, по сути, его печатная форма.

Форма счета-фактуры определяется в законе ФЗ 402 «О бухгалтерском учете», формат отдельным приказом ФНС.

Когда говорим о форматах и формах, мы всегда четко расставляем понятия. Формат - это контейнер для информации, а форма - ее визуальное отражение.

А теперь, когда основополагающие понятия мы рассмотрели, давайте кратко рассмотрим основные формализованные документы в ЭДО.

Электронные счета-фактуры

Счет-фактура - один из важнейших документов в работе бухгалтера. Не смотря на то, что электронные счета-фактуры неотличимы от бумажных аналогов, при работе с ними возникает множество вопросов.

Работа с электронным счетом-фактурой жестко регламентирована. Процедура отправки и получения электронных счетов-фактур через оператора ЭДО прописана в Приказе Минфина от 25.04.2011 №50н «Об утверждении порядка выставления счетов-фактур в электронном виде по ТКС». Данный приказ предусматривает обязательность использования оператора ЭДО в случае необходимости выставления счетов-фактур в электронном виде с обеспечением юридической значимости.

Также приказ Минфина РФ предусматривает создание участниками ЭДО, в том числе оператором ЭДО, служебных документов, которые фактически являются подтверждением получения документа участником ЭДО. В этих документах и скрыта вся суть регламента обмена: по факту, это самостоятельные.xml-файлы, которые пользователям не видны, но играют важную роль в обеспечении юридической значимости обмена счетами-фактурами.

Анастасия Щепина, аналитик Synerdocs

Если в электронном счете-фактуре обнаружена ошибка, то продавец может создать исправленный или корректировочный счет-фактуру. Процесс аналогичен работе с бумажными документами, просто в электронном виде все происходит проще и быстрее. Сообщение об ошибке вам отправляет контрагент после ее обнаружения, соответственно, вы сможете оперативно подготовить исправленный или корректировочный документ.

Книги покупок и книги продаж

Сегодня в законодательстве РФ нет прямых указаний, обязывающих переводить журнал полученных и выставленных счетов-фактур и книги покупок/продаж в электронный вид при наличии ЭДО. Однако некоторые эксперты рекомендуют уже сейчас переводить книги в электронный вид.

Правила ведения едины и для электронных, и для бумажных журналов и книг. Согласно Приложению 3 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 журнал полученных и выставленных счетов-фактур необходимо вести за каждый налоговый период. Электронный журнал должен быть подписан электронной подписью при передаче в контролирующие органы.

Книги покупок, продаж и дополнительные листы к ним, составленные в электронном виде за налоговый период, подписываются электронной подписью руководителя организации (уполномоченного им лица) или ИП при их передаче в налоговый орган в случаях, предусмотренных Налоговым кодексом РФ.

Электронные товарные накладные и акты

Существуют рекомендованные ФНС форматы товарной накладной и акта выполненных работ, утвержденные Приказом ФНС РФ от 21.03.2012 N ММВ-7-6 172@ «Об утверждении форматов первичных учетных документов (ТОРГ-12 и акт)». Само слово «рекомендованные» говорит о том, что данные форматы, по сути, не являются обязательными.

При внедрении электронного документооборота мы в первую очередь советуем пользоваться рекомендованным форматом. Так формализованный документ будет проще обрабатывать, искать и представлять в электронном виде в ФНС.

Но если же вы с контрагентами работаете с очень специфичными актами со множеством дополнительных данных и вам будет неудобно использовать формализованный акт приемки-сдачи работ (услуг), то можете и дальше отправлять документы по привычной вам форме. Формат при этом может быть любым: .PDF, .DOC, .XLS, .JPEG, .TIFF и так далее.

Анастасия Щепина, аналитик Synerdocs

Если налоговые органы потребуют акты и накладные для проверки, то способ их представления будет зависеть от того, в каком виде были составлены эти документы.

Универсальный передаточный документ в электронном виде

Фактически универсальный передаточный документ (УПД) - это счет-фактура с дополнительными полями. Но для счета-фактуры жестко установлен формат, и использовать какой-то другой мы не можем, поэтому вариант с созданием электронного УПД на его основе отпадает. Мы не знаем, как такой документ воспримет ФНС, и как организовать работу с его подписанием.

Также следует учитывать, что в законодательстве нет порядка обмена УПД. Есть порядок обмена электронными счетами-фактурами. Официально ни в каком источнике не сказано, что электронными УПД нужно обмениваться по регламенту ЭСФ и использовать их же формат. Насколько нам известно, сегодня никто не обменивается УПД в электронном виде.

Отвечая на вопросы про УПД, мы всегда стараемся понять, а почему бухгалтеры вообще пользуются этим документом. Его основная цель - снизить объем документооборота, сделать его универсальным, из двух документов сделать один. При переходе на электронный документооборот налогоплательщик автоматически решает задачу оптимизации ресурсов. Получается, что объективные преимущества, которые дает применение УПД в бумажном виде, совершенно не актуальны для электронного документооборота.

Анастасия Щепина, аналитик Synerdocs

Вместо заключения

Как видите, самые важные документы вполне себе живут в электронном виде. Да, многое завязано на непривычных технических нюансах, некоторым бухгалтерам придется привыкать к новым требованиям. Эффективней всего в электронном виде реализована работа с счетами-фактурами и актами, здесь наиболее проработанные процессы, прозрачный регламент и требования. Объяснить это просто: эти документы напрямую участвуют в налоговом администрировании, то есть, замешаны на процессах поступления налогов в казну. Другие документы вызывают меньше вопросов у государства, а, значит, к ним предъявляется меньше требований.

Мы намеренно взяли в обзор только те документы, с которыми чаще всего работают именно бухгалтеры. Если бы мы добавили к этому списку неформализованные документы, договоры, свидетельства, доверенности - то пришлось бы писать две главы.

В следующей главе

В четвертой главе «Бухгалтер и электронный документ» вы узнаете о том, как ЭДО позволит вам эффективно взаимодействовать с ФНС, решать проблемы еще до их возникновения и минимизировать число визитов налоговых инспекторов в вашу организацию.

Когда компания переходит на электронный обмен документами это означает, что безбумажную коммуникацию ей теперь предстоит выстраивать с тремя сторонами: контрагентами, партнерами и ФНС. После того как организация подключается к оператору электронного документооборота, местная получает уведомление о появлении нового налогоплательщика, присоединившегося к электронному обмену. С этого момента вместо сканов компания начинает отправлять в ФНС электронные подлинники.

Документы каких форматов принимает ФНС?

Есть приказы ФНС РФ от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@ и от 29.06.2012 N ММВ-7-6/465@ , в которых зафиксированы правила представления электронных документов по каналам интернета. Согласно им должен соблюдаться один момент: если в организацию поступило электронное требование, то и документы следует представлять в электронном виде. Бумажные экземпляры для этого сканируют и заверяют, а электронные подлинники, находящиеся в сервисе обмена, выгружают вместе с файлами ЭП.

Перед загрузкой документов в специализированного оператора связи, нужно проверить форматы. ФНС принимает только три формата. Поэтому проследите, чтобы электронные подлинники имели расширение XML , а отсканированные экземпляры - TIFF или JPG .

Пробелы законодательного характера

Электронные документы бывают формализованными и неформализованными. К формализованным относятся те, чьи форма и формат соответствуют нормам налогового законодательства. На данный момент известны три вида формализованного электронного документа - это , акт выполненных работ, (форма №ТОРГ-12). Остальные документы - неформализованные.

По закону формализованные документы должны соответствовать формату XML . При этом счета-фактуры обязаны удовлетворять данному требованию, а вот в отношении первичной документации это условие носит рекомендательный характер. Но имейте в виду, если вы отправляете акт или накладную не в XML , эти документы в автоматическом порядке причисляются к неформализованным.

При представлении формализованных документов в контролирующие органы трудностей не возникает. Другое дело - как быть с документами, созданными или полученными в таких форматах, как DOC , PDF , XLS ? Эта тема под большим вопросом.

Решение есть

В законодательстве РФ процедура представления неформализованных электронных документов по требованию никак не расписывается. Приведем пример. Представьте, что у вашей компании истребуют документ, который вы создали в DOC и подписали в том же формате. Каковы будут ваши действия? Вы произведете его выгрузку из сервиса обмена, параллельно с этим выгрузив файлы ЭП. Таким образом, на выходе у вас получается три файла: сам договор, файл ЭП и файл подписи вашего контрагента. Отправить документ через спецоператора в таком виде вы не сможете, так как формат не XML . Как же поступить?

Использовать программу-конвертор и преобразовать DOC в нужный формат. Например, в JPG , TIFF или XML . Но здесь снова возникает вопрос: что получится в итоге такого переформатирования? Скорее всего, только копия электронного договора. Примет ли ее налоговая? В Приказе ФНС РФ N ММВ-7-6/465@ при упоминании TIFF и JPG говорится об отсканированных копиях бумажных подлинников. А так как договор не имеет утвержденного формата XML , инспекция его проверить точно не сможет. Кроме того, непонятно, как поступить с файлами ЭП. Данный способ явно не годится.

Переформатировать, используя сканер. Документ распечатывают, отдают руководителю на подпись, ставят печать и сканируют, сохраняя скан в TIFF или JPG . Правда, и здесь есть свои темные пятна. Во-первых, получается копия с копии. Во-вторых, остается непонятно, как поступить с файлами ЭП.

Оба представленных способа возможны с технической точки зрения, но на практике они пока не реализованы.

Универсальный формат

В 2015 году налоговая не должна обойти вниманием такую проблему, как выбор универсального формата. В сентябре 2014-го вышла новость о том, что эксперты Минкомсвязи для обмена между ведомствами определили такой унифицированный формат, как PDF /A . Не исключено, что и в B 2B -секторе обмен неформализованными документами будет осуществляться с помощью подобного формата.

Есть вероятность, что в 2015 году будут утверждены новые форматы, предназначенные для договоров, счетов и других документов.

Если форматы электронных документов разработаны, значит, их нужно использовать. Причем использовать смело, так как ФНС без проблем принимает формализованные документы.

Неформализованные документы продолжайте представлять на бумажных носителях. Поступать так рекомендуют и в самом Министерстве финансов. Данная информация отражена в письмах Минфина от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1 и от 11.01.2012 N 03-02-07/1-2. Как изменится форма представления в дальнейшем, что в конечно итоге выберет ФНС, пока неизвестно.

Все возникающие вопросы компаниям лучше решать непосредственно со своим оператором и налоговой инспекцией. Как правило, оператор ЭДО охотно идет на контакт. Налоговые также лояльно настроены к организациям, переходящим на электронный обмен документами. Компании-первопроходцы вместе с представителями контролирующих органов могли бы оказать должное влияние на процесс законотворчества и на уровне нормативно-правовых актов закрепить лучшие практики обмена первичной документацией.