Унифицированных систем документации существует в рф. Система документации

Введение

Наиболее эффективным способом создания рациональных норм документирования является унификация и стандартизация документов.

Унификация в документоведении рассматривается как сокращение исходного количества форм документов и приведение их к единообразным правилам оформления.

Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается “образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом”(ГОСТ 6.10.1-88). В России деятельность по стандартизации координируется Комитетом Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (в настоящее время комитет включен в состав Министерства промышленности и торговли РФ). Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (документа).

Стандартизация - сложный процесс, в состав которого входят такие элементы, как типизация и унификация. С одной стороны, это методы стандартизации, которые могут осуществляться и как самостоятельные виды работы. В документоведении типизация используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т. е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст - это текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания. Типовая форма - утвержденная определенным компетентным органом государственной власти форма документа, используемая для сбора и представления каких-либо данных в самых различных сферах управленческой деятельности.

В документоведении унификация и стандартизация рассматриваются как процесс установления единообразия в процессах создания и оформления документов. Однако между этими двумя понятиями нельзя поставить знак равенства. Стандартизация документов - высшая ступень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой нормы.

Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе, на обложку дел постоянного хранения), на отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации. Стандартизация - закрепление результатов унификации в нормативно-технических документах - стандартах. Стандартизация может проводится на государственном уровне, на отраслевом уровне и на уровне предприятия.

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению (ГОСТ Р 51141-98). Система документации складывается в процессе реализации в органах власти и управления, в учреждениях, организациях и предприятиях той или иной управленческой функции; состав документов, которые в нее входят, предназначен для документирования определенных видов деятельности, например планирования, финансирования, учета. Системы документации классифицируют по отраслям деятельности и помимо типовых систем документации выделяют также системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др.

Глава 1. Назначение и состав унифицированной системы документации

Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации — министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов, Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ - за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике — за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ — за систему организационно-распорядительной документации.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Таким образом, унифицированные системы документации — это приведенный к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями, независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации.

Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе:

Единообразия построения форм документов;

Регламентации содержания документов, входящих в каждую систему;

Исключения из документов дублируемых данных, добиваясь однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи;

Сокращения количества традиционно включаемых в них данных, не используемых при решении конкретных управленческих задач;

Единства применяемой терминологии и условных обозначений, добиваясь сопоставимости показателей не только на разных уровнях управления, но и в различных системах документации на основе единства алгоритмов формирования документов и показателей в них;

Определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей их построения, ориентированных на компьютерную обработку, но пригодных и к восприятию человеком;

Установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.

К настоящему времени на общеуправленческом уровне унифицировано было свыше трех с половиной тысяч (3500) форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в 1993 г. в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяющее его принадлежность к одной из систем документации и место в этой системе. Код формы подтверждает само его право на существование и соответствие утвержденному образцу-эталону.

Обязательны к применению следующие общероссийские унифицированные системы управленческой документации, включающие в себя комплексы документов, сгруппированные по задачам.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации:

документация по созданию организации, предприятия;
документация по реорганизации организации, предприятия;
документация по ликвидации организации, предприятия;
документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;
документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;
документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;
документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;
документация по кадрам.

Глава 2. Характеристика унифицированной системы документации

Унифицированная система документации (УСД) создается по единым правилам и требованиям и должна содержать информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Обычно она состоит из одного-двух государственных стандартов, совокупности взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Непосредственными разработчиками конкретных форм документов и систем документации являются министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности.

Особенность документов по личному составу - их одновременная унификация в составе двух унифицированных систем документации: организационно-распорядительной и первичной учетной. Приказ по личному составу можно рассматривать как документ распорядительного действия, подтверждающего наличие юридического факта возникновения (изменения, прекращения и др.) трудового договора. Однако этот же приказ регистрирует факт возникновения (расторжения) трудовых правоотношений, и в этом случае он является первичным учетным документом, служащим основанием для создания других учетных документов.

Так как единого ведомства, которое координировало бы кадровую деятельность, никогда не существовало, то ведомство, осуществляющее унификацию организационно-распорядительной документации (Главархив), подготовило систему документации по личному составу, а органы статистики - формы документов по учету личного состава. Первая система использовалась в органах власти и управления, вторая - в организациях строительства и промышленности.

На сегодняшний день эта исторически сложившиеся особенность сохраняется: часть учреждений и организаций ведет учет личного состава в текстовых формах документов, а другая - в табличных. Поэтому работник кадровой службы должен знать действующие требования к оформлению кадровых документов и уметь использовать их в практической деятельности.

Порядок оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, требования к бланкам и текстам определен ГОСТом Р 6.30-97. По требованиям, заложенным в этом стандарте, разрабатываются текстовые бланки документов, составляются приказы о приеме, переводе, увольнении и др., а также протоколы, письма, докладные и объяснительные записки.

Кроме государственного стандарта, в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации входит альбом унифицированных форм документов, созданный в развитие требований стандарта и содержащий конкретные формы документов (структура и штатная численность, штатное расписание, график отпусков и др.). Альбом содержит примеры оформления всех кадровых документов, а для сложных и объемных документов (положение, должностная инструкция) - не только состав и расположение обязательных реквизитов, но и обязательную структуру текста.

НИИстатинформ Госкомстата России разработан альбом унифицированных форм первичной учетной документации, включающий 6 форм по учету личного состава и 7 форм по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, в том числе формы приказов (распоряжений) о приме, переводе, увольнении.

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (утв. постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.74 № 162, с изм. и доп.) устанавливает значение трудовой книжки как основного документа о трудовой деятельности работника, закрепляет порядок ее оформления, выдачи, учета и ведения, правила выдачи вкладыша и дубликата трудовой книжки. Инструкция относится к тем нормативным актам, которые в полной мере регламентируют порядок получения и ведения трудовой книжки, и является незаменимым справочным пособием в деятельности специалиста кадровой службы.

В практической работе по созданию и оформлению документов все большее значение приобретает кодирование технико-экономической и социальной информации.

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов позволяет кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об образовании, занимаемой должности и др. Классификатор предназначен для решения задач, связанных: с оценкой численности рабочих и служащих; учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда; обеспечением занятости; организацией заработной платы рабочих и служащих, начислением пенсий; определением дополнительной потребности в кадрах и др. Классификатор используется при заполнении ряда учетных форм (например, Т-2), используемых в деятельности кадровой службы.

Тем же целям служит Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО).

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) служит основой для кодирования документов в информационно-поисковых системах. ОКУД предназначен для решения задач по регистрации унифицированных форм документов, их учету, сокращению применяемых форм документов, а также для контроля за составом документов и исключения дублирования унифицированных форм. Объектами классификации в ОКУД являются унифицированные формы девяти действующих в настоящее время унифицированных систем документации, в том числе организационно-распорядительной, первично-учетной документации и документации по труду, используемых для документирования кадровой деятельности.

К последним относятся документы по приему, переводу, увольнению работников, оформлению отпусков, поощрений и взысканий. Код по ОКУД должен проставляться на каждой унифицированной форме. Вновь разрабатываемые формы подлежат регистрации путем включения в ОКУД.

В составе унифицированных систем документации имеются элементы дублирования. Например, приказ о приеме на работу отнесен к организационно-распорядительной документации и в ОКУД имеет код 0281151, а форма Т-1 “Приказ (распоряжение) о приеме на работу” относится к системе первичной учетной документации (код 0301006).

К числу нормативных документов относятся и Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. Трудозатраты работников кадровых служб, связанные с подготовкой и обработкой кадровой документации, влияют на штатную численность кадровых служб. С помощью нормативов можно обосновать необходимую численность работников кадровых служб, так как суммарная трудоемкость выполняемых работ - одна из составных частей формулы расчета штатной численности, включенной в Укрупненные нормативы. Но основное значение этого документа - регламентация состава кадровых документов, а также последовательности выполняемых операций:

при оформлении документов при приеме на работу и увольнении рабочих и служащих;

оформлении и учете трудовых книжек;

оформлении документов по учету движения кадров;

составлении статистической отчетности по учету личного состава;

составлении справок, разработке планов и выполнении других работ;

работе по табельному учету;

работе бюро пропусков;

работе военно-учетного стола.

Заключение

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает: разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации; внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД: внедрение разработанных ОКТЭИ; ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие; разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию; разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения.

Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.

Основными принципами унификации документов являются:

1) Унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра - образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;

2) Единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;

3) Комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

4) Информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;

5) Сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники; стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);

6)Сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико - экономической информации; экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов.

Список использованных источников и литературы

I .Источники

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003.
Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М.: Издательство стандартов, 1991.
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Издательство стандартов, 1998.
Общероссийский классификатор управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299. - М.: Госстандарт, 1993.

II. Литература

Андреева, В.И. Делопроизводство. Учеб. пособие / В.И. Андреева. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000 - 187 с.
Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебное пособие. - М.: ИКЦ «Маркетинг», 2003 - 336 с.

Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации.

УСД - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Целью создания УСД является определение и установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей в них.

Основными задачами создания УСД являются:

1) установление единых требований к порядку разработки, утверждения и регистрации унифицированных форм документов;

2) упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве, обеспечение взаимодействия автоматизированных систем обработки данных на основе широкого применения современных средств связи, вычислительной и организационной техники;

3)исключение форм документов, дающих возможность сбора, передачи и обработки информации, не вызываемой действительными потребностями управления, сокращение количества документов.

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299) в настоящее время действует девять унифицированных систем документации:

I. унифицированная система организационно-распорядительной документации;

II. унифицированная система первичной учетной документации;

III. унифицированная система банковской документации;

IV. унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

V. унифицированная система отчетно-статистической документации;

VI. унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

VII. унифицированная система документации по труду;

VIII. унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

IX. унифицированная система внешнеторговой документации.

(I-II) Под движением кадров специалисты понимают:

· прием на работу;

· перевод на другую работу;

· увольнение;

· предоставление отпусков;

· командирование.

В состав кадровой документации входят следующие документы:

1) трудовой договор (контракт);

2) приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1, Т-1а);

3) личная карточка (форма № Т-2, Т-2ГС);

4) штатное расписание (форма № Т-3);

5) учетная карточка научного работника (форма № Т-4);

6) приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5, Т-5а);

7) приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6, Т-6а);

8) графики отпусков (форма № Т-7);

9) приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8, Т-8а);

10) приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма №Т-9, Т-9а);

11) командировочное удостоверение (форма №Т-10);

12) служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма №Т-10а);

13) табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);

14) табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);

15) личные заявления работников предприятия;

16) докладные записки и акты.

Унификация - сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению. Унификация - это установление максимально единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге.

III. Унифицированная система банковской документации:

· платежная документация по безналичным расчетам через банки;

· документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;

· документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;

· выходная документация банков;

· документация по депозитарным операциям банков;

· платежная документация по безналичным расчетам через банки - внутрибанковские формы документов;

· документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков - внутрибанковские формы документов;

· документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот - внутрибанковские формы документов;

· документация по денежному обращению;

· документация по кредитным операциям банков;

· бухгалтерская документация.

IV. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций:

· финансовая документация;

· отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций.

V. Унифицированная система отчетно-статистической документации:

· документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;

· документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;

· документация по статистике труда;

· документация по статистике материальных ресурсов;

· документация по статистике финансов;

· документация по социальной статистике;

· документация по статистике промышленности;

· документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;

· документация по статистике капитального строительства;

· документация по статистике внешнеэкономических связей;

· документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;

· документация по статистике транспорта и связи;

· документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.

Лекция от 24.11.2016

VI. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:

· отчетная бухгалтерская документация;

· регистры бухгалтерского учета;

· первичная учетная документация.

VII. Унифицированная система документации по труду:

· документация по состоянию рынка труда;

· документация по трудовым отношениям;

· документация по повышению квалификации работников органов по труду;

· документация по охране труда;

· документация по минимальным потребительским бюджетам;

· документация по обращениям в органы по труду.

VIII.Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации:

· документация по учету и распределению средств;

· документация по планово-экономической деятельности;

· документация по контрольно-проверочной деятельности.

Похожая информация.

Процесс управления характерен разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Суть унификации сводится к сокращению и предупреждению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. До недавнего времени, например, в почтовом обращении в России насчитывалось порядка 20 типоразмеров конвертов, отличающихся по габаритным размерам, местам расположения «окон» для указания адреса и другим признакам. Сейчас число типоразмеров заметно сократилось, однако не настолько, чтобы отказаться от ручной обработки корреспонденции и перейти на автоматизированную сортировку ее по почтовым индексам.

Любой документ функционирует в организации совместно с другими документами, создающими в совокупности документные образования определенного назначения (управленческие, бухгалтерские, отчетно-статистические, по социальному обеспечению и др.). Подобные совокупности взаимосвязанных документов называют системой документации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД). Унификация документов обеспечивает снижение трудоемкости обработки документов, достижение их информационной совместимости, более эффективное использование вычислительной техники.

Разработку УСД, в порядке, установленном Правительством РФ, осуществляют федеральные структуры управления в соответствии со своим отраслевым назначением. УСД одного назначения (например, унифицированные системы управленческой документации) сводятся в нормативный документ, называемый Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Иные унифицированные системы документации объединяются в свои отраслевые классификаторы. Все классификаторы унифицированных систем документации входят в состав и являются частями Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации, охватывающей унифицированные системы документации и соответствующие формы документов, разрешенные к применению в народном хозяйстве РФ.

Что касается управленческой документации, интересующей нас в первую очередь, то согласно Общероссийскому классификатору ОК 011-93 в настоящее время в стране действуют следующие УСД:

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (код 0200000);

Унифицированная система первичной учетной документации (код 0300000);

Унифицированная система банковской документации (код 0400000);

Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций (код 0500000);

Унифицированная система отчетно-статистической документации (код 0600000);

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации (код 0700000);

Унифицированная система документации по труду (код 0800000);

Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации (код 0900000);

Унифицированная система внешнеторговой документации (код 1000000);

В восьмизначном кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации:

Первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации (например, 02 - унифицированная система организационно-распорядительной документации;

Третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования (например, 01 - документация по учету и распределению средств);

Пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса (например, 004 - расчетная ведомость по страховым взносам);

Восьмой знак - контрольное число.

Кодовые обозначения объектов ОКУД подлежат простановке во всех унифицированных формах документов.

Наряду с ОКУД назовем другие классификаторы, с которыми нам придется столкнуться в процессе изложения материала: Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО), Общероссийский классификатор профессий рабочих, Унифицированная система организационно-распорядительной документации (код 0200000)

Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации и последующему включению в ОКУД. К сожалению, разделы ОКУД ведутся с недостаточной оперативностью - за рамками классификатора в настоящее время остались некоторые документы, введенные в действие Гражданским кодексом РФ. В то же время в нем сохраняются некоторые формы, не используемые на практике.

Унификация деловых документов осуществляется на основе стандартной графической модели построения документов. Модель представляет собой конструкционную сетку из пересекающихся под прямым углом вертикальных и горизонтальных линий, выполненных с определенным шагом (2,6 мм по горизонтали и 4,25 мм по вертикали. Допускается использовать конструкционную сетку с шагом письма 2,54 мм и межстрочным интервалом 4,24 мм). Конструкционная сетка (рис. 1.10) позволяет по координатам точек пересечения линий определить места размещений информационных элементов, из которых формируется документ (адрес, дата, текст, подпись и т. п.).

На основе конструкционной сетки для всего множества документов, используемых в той или иной сфере деятельности, создается формуляр-образец, предусматривающий зоны (ячейки, прямоугольники) размещения информационных элементов документа, называемых в делопроизводстве реквизитами. Конструкционная сетка позволяет описывать документ в формализованном виде. Требования к построению формуляра-образца деловых документов изложены в ГОСТ 6.10.5-87. В разработке унифицированных систем документации в народном хозяйстве на основе изложенного подхода накоплен большой опыт.

К числу методов унификации управленческой документации относятся также типизация, трафаретизация, представление документов в анкетной форме и составление документов по образцам. Типизация документов заключается в разработке для определенной сферы использования универсальных документальных решений, которые при последующей доработке под конкретные условия применения становятся действующими нормативными актами или руководящими материалами конкретной организации. Например, типовой договор поставки товаров, типовое положение о канцелярии организации, типовые правила внутреннего трудового распорядка и т. п.

Трафаретизация документов сводится к подготовке бланка документа с заранее напечатанной частью текста и специально оставленными пробелами, заполняемыми составителем документа при его окончательном оформлении. Трафаретные документы находят широкое применение в документации по личному составу (анкеты, приказы о приеме на работу и др.).

Представление документов в анкетной форме - способ пространственной организации словесного материала, при котором постоянная информация, как правило, приводится в виде перечня вопросов, расположенных в левой части листа, строками одна под другой. Переменная информация в виде ответов на вопросы наносится на свободном месте листа с его правой стороны. Широкое применение анкеты находят в технике социологических исследований, при составлении сводок, оформлении заказов и т. д.

Составление документов по образцам заключается в подготовке большого числа документов в различных деловых ситуациях по аналогии с предложенными примерами (заявление, характеристика, объяснительная записка, нотариальнозаверяемые документы и др.).

Унификация в документировании может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации .

Суть стандартизации в делопроизводстве заключается в разработке оптимальных правил и требований по составлению, оформлению, документооборту и архивному хранению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения на добровольных началах. Принятые в установленном порядке правила и требования могут быть оформлены в виде национального стандарта России (ГОСТ Р) или стандарта организации (по традиции стандарты низовых организаций, предприятий, фирм обозначаются аббревиатурой СТП - стандарт предприятия).

Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления)* или на их элементы (например, ГОСТ 9327- 60. Бумага потребительская. Форматы), так и унифицированные системы документации, например, унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Национальные стандарты (ГОСТ Р, а также разрешенные к применению ГОСТ) действуют на территории Российской Федерации без каких-либо ограничений. Стандарты организаций (СТП) в России могут разрабатываться и применяться организациями в следующих случаях:

Для обеспечения использования на предприятиях технических регламентов РФ, ГОСТ Р, ГОСТ, международных стандартов, национальных стандартов зарубежных стран, стандартов научно-технических, инженерных обществ и различных общественных объединений, СТП других организаций;

На создаваемые на данном предприятии продукцию, услуги и производственные процессы (работы).

Национальные стандарты и Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, в том числе правила их разработки и применения, представляют собой национальную систему стандартизации. Вопросы государственного управления стандартизацией в РФ, включая координацию деятельности федеральных органов управления, взаимодействие с органами власти субъектов РФ, осуществляет Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии, образованное на базе Госстандарта России.

СИСТЕМА ОРД

Организационно-распорядительная деятельность в управлении заключается главным образом в разработке и реализации управленческих решений, документируемых в ОРД. Организационно-распорядительная документация является наиболее широко используемым видом управленческой документации.

ГОСТ Р 51141-98 понятие организационно-распорядительного документа трактует следующим образом: «Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».

ОРД классифицируют на три группы (в скобках приведены основные виды документов данной группы):

- организационную документацию (учредительные договоры, уставы, положения, правила, штатные расписания, инструкции);

- распорядительную документацию (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

- информационно-справочную документацию , которую, в свою очередь, можно условно подразделить на:

- оперативно-информационную (письма, телефонограммы, факсы и т. п.);

- справочно-информационную (акты, протоколы, докладные, служебные записки и т. д.).

Кроме того, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) в число ОРД включает документы по личному составу (персоналу): заявления, личные карточки, приказы (распоряжения) о приеме на работу и целый ряд других.

Оформление ОРД, как уже было сказано, осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 6.ЗО-2003, устанавливающим состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации. Правильно оформленные реквизиты организационно-распорядительных документов гарантируют их юридическую силу.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 при подготовке и оформлении ОРД используются следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа (отметка для автоматического поиска документа).

Перечисленный состав реквизитов следует считать типовым, поскольку набор их при подготовке различных видов документов, документов одного и того же наименования в различных организационно-управленческих ситуациях может быть различным.

Среди перечисленных реквизитов выделяют постоянные и переменные реквизиты. Постоянные в обязательном порядке повторяются на бланках документов, переменные наносятся непосредственно в процессе составления конкретного документа.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает в рамках стандартного листа бумаги (формата) место расположения для каждого реквизита с учетом последовательности оформления и прочтения документа Стандартом предусматривается два варианта бланков - угловой и продольный. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. Сочетания зон в совокупности образуют формуляр документа.

Использование пунктирных линий для обозначения зон размещения реквизитов символизирует возможность некоторого перемещения реквизитов в площади формата. Такие перемещения в основном связаны с колебаниями числа строк текста документа (реквизит 20), что влечет за собой перемещение границ зон реквизитов 21, 22, 25, а также реквизитов 23, 24, 26, 27.

Практика документирования говорит о нежелательности перемещения границы размещения реквизитов 28, 29, 30 и о необходимости четкого размещения данной зоны в пределах разумного отклонения в сторону увеличения от размера, предусмотренного стандартом (не более 2-4 мм).

Все поле формата, кроме разбиения на зоны размещения реквизитов, условно разделяют на три части : служебное поле документа, поле для размещения реквизитов углового или продольного штампов и рабочее поле документа.

Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Поле для размещения штампов располагается в левом верхнем углу формата для углового варианта бланка и в верхней его части при продольном варианте бланка документа. Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа.

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД) - совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

Унификация документов – установление единого комплекса их видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.

Унификация – это установление единообразия в документообразовании. Унифицировать можно не только форму, реквизиты и расположение, но и содержание. Унифицируется в частности формат бумаги, размер полей, шрифты, наименование видов документов. Сокращаются сроки подготовки документов, уменьшается количество их видов, экономится время служащих, возможность приспособить документы для обработки средствами техники и т.д

Необходимость унификации управленческой документации вызвана тем, что она позволяет:

¨ организовать централизованное изготовление бланков управленческих документов;

¨ удешевить стоимость работ при оформлении управленческих документов;

¨ осуществить механизированный поиск информации, зафиксированной в управленческих документах различных видов;

¨ расширить возможность применения вычислительной и оргтехники при обработке документов;

¨ облегчить визуальный поиск необходимой информации в документах всех видов.

На предприятиях постоянно проводится работа по унификации документов, заключающаяся в установлении единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов, предполагающая не только упорядочение оформления документов, трафаретизацию содержания, но и их стандартизацию.

Этим достигается оперативность, повышается культура работы самого аппарата управления, снижается время работы с документами.

В настоящее время действуют восемь унифицированных систем документации:

Унифицированная система организационно-распорядительной документации;

Унифицированная система банковской документации;

Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

Унифицированная система отчетно-статистической документации;

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

Унифицированная система документации по труду;

Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

Унифицированная система внешнеторговой документации.

7. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации - нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.

Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ).

В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

Все классификаторы в зависимости от содержания разделяются на три группы:

Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях

Классификаторы информации об организационных структурах

Классификаторы информации о населении и кадрах

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации - разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в утвержденные унифицированные системы документации.

Вопросы для самоконтроля:

1. Какие ведомства принимали участие в создании нормативно-методической базы современного делопроизводства?

2. Какими нормативно-методическими документами регламентируется деятельность службы ДОУ?

3. Какой вид нормативных документов устанавливает сроки хранения?

4. В каких нормативных документах закреплены состав, последовательность и методика выполнения обязательных делопроизводственных операций?

Унифицированная система документации (УСД) , согласно стандартизованному определению, - это «система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности» . Как видим, данное определение отражает сущность двух понятий: «системы документации» и «унификация документов».

Если система документации формируется исходя из потребностей документирования той или иной деятельности, то унифицированная система документации является результатом проведения унификации документов этой системы: приведение документов к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества форм или видов документов, их показателей и реквизитов. Унификация обязательно приводит к установлению рационального на какое-то достаточно продолжительное время единообразия в документировании.

Унифицированная система документации способствует:

1) сокращению затрат ручного труда в информационных процессах (в результате от человека требуется минимум усилий для заполнения или прочтения документов);
2)широкому использованию электронно-вычислительной техники, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки (это достигается обеспечением программной, технической и информационной совместимости документов, разработкой соответствующих форм документов, классификаторов, словарей и т. п.);
3)упорядочению информационных потоков;
4)сокращению количества документов;
5)дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.

Всё это вместе взятое позволяет повысить эффективность управления, так как достигается большая оперативность в получении качественной информации, снижается количество ошибок в документах, сокращаются ручные операции, повышается творческий характер управленческого труда, уменьшаются финансовые затраты на работу с документами.

Сказанное относится не только к российской сфере работы с документами. Так, согласно проведённым в США исследованиям, стоимость индивидуально составленного и напечатанного служебного письма достигала суммы в 3 доллара 75 центов, тогда как стоимость составления письма-формы, т. е. унифицированного документа, равнялась всего лишь 25 центам .

Стандартизация является формой юридического закрепления результатов унификации. Поэтому УСД представляет собой комплекс государственных стандартов, определяющих, во-первых, основные положения унифицированной системы и, во-вторых, единую форму всех входящих в неё документов. Другими словами, в состав унифицированной системы документации (УСД) входят: 1) государственные стандарты; 2) унифицированные формы документов, 3) методические указания по их применению. Ядро всей УСД составляют унифицированные формы документов.

Унифицированная форма документа - это «совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации» .

В зависимости от уровня утверждения они разделяются на следующие категории:

- общероссийские;
- отраслевые (ведомственные);
- формы документов субъектов Федерации;
- формы документов объединений, предприятий, организаций.

Общероссийские унифицированные формыявляются межотраслевыми. Эти формы применяются для документирования типовых управленческих процессов, присущих всем организациям, независимо от видов деятельности и организационно-правовых форм. Данные формы утверждаются на федеральном уровне. Разработчиками унифицированных форм на общероссийском уровне выступают Федеральное архивное агентство, Федеральная служба государственной статистики, Минфин России, Центральный банк Российской Федерации. Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Примером унифицированных форм документов на общегосударственном уровне могут служить унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05 января 2004 г. № 1.

Наряду с межотраслевыми системами документации существуют формы документов, отражающие специфику информационного обеспечения конкретных отраслей деятельности или отдельных организаций. Эта специфика может быть двух видов: 1) особые дополнительные требования к информации для решения типовых управленческих функций, например оформление приема, перемещения и увольнения кадров в образовании, здравоохранении и т.д.; 2) специфическая деятельность, для реализации которой и была, собственно, сформирована та или иная отрасль деятельности и управление ею. Данный вид специфической документации существует безусловно, так как в этих документах фиксируется основная деятельность отрасли, например, документация по здравоохранению (рецепты, больничные листы, истории болезней и т.д.); документация по архивному делу (описи дел, листы-заверители, путеводители и т.д.); документация геолого-разведочного производства (карты, профили, дела скважин и т.д.); учебная документация (расписания, ведомости успеваемости, программы курсов и т.д.). Вопросами определения состава данной документации, ее информационного наполнения, внутренней организации и оформления занимаются ведомства и (или) другие организации, официально определенные головными в конкретной отрасли деятельности, например Российская государственная библиотека - для остальных библиотек страны. Отраслевые формы документов имеют нормативный характер в рамках административной (ведомственной) системы, например документация судебная, нотариальная и др., или для всех организаций, занимающихся конкретной деятельностью, например документация страховая, медицинская и др.

Формы документов субъектов Федерации утверждаются на уровне регионов, областей, краев, республик, органов местного самоуправления и отражают специфику документирования деятельности этих образований. Применение таких форм распространяется на организации и учреждения, находящиеся в ведении соответствующих субъектов РФ.

Формы документов объединений, предприятий, организаций разрабатываются, утверждаются и применяются на локальном уровне.

Унификация формы документов позволяет улучшить их качество, т. к. содержание унифицированной формы включает оптимальное количество сопоставимых показателей, необходимых реквизитов. Такая форма рациональна по расположению реквизитов, предусматривает удобные способы заполнения и составления. Использование на практике унифицированных форм дает значительный эффект в результате снижения затрат на составление, изготовление, оформление документов, их передачу и обработку. Все это позволяет ускорить прохождение документов в организации, оптимизировать документооборот. Совершенствование содержания документов позволяет улучшить его качество, оптимизировать управленческие задачи за счет получения необходимой и достаточной информации.

Результаты унификации состава документов получают закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов - в Альбоме форм документов.

В целях сокращения количества применяемых форм документов на строго правовой и функциональной основе в министерствах, ведомствах, конкретных организациях по итогам унификации разрабатываются Табели унифицированных форм документов.

Табель унифицированных форм документов - это «перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов» .

Примерный Табель форм - это единый нормативный документ, представляющий собой перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности предприятия, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы. В Табель должны включаться все документы независимо от того, кем и на каком носителе они изготавливаются.

В текущей деятельности Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы документов, используемых организацией для документирования собственной управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа.

Табель форм документов предназначен для:

- оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе;
-классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и направлениям деятельности;
- унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки документов в организации;
- унификации форм документов;
- упорядочения документальной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий в управленческой деятельности.

Правовой основой разработки Табеля унифицированных форм документов является соответствующая запись в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ): «состав управленческих документов, создаваемых в организациях, определяется их компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между организациями и закрепляется в табеле документов». В соответствии с ГСДОУ Табель форм документов должен составляться в каждой организации. Применение документов, не указанных в Табеле, запрещается. В ГСДОУ приводится примерная форма Табеля унифицированных форм документов организации. Он составляется в форме таблицы. В основе схемы Табеля находится классификация функций, выполняемых всеми подразделениями организации .

Наряду с разработкой Табеля форм документов целесообразно разрабатывать Альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в Табель, и закрепляющий результаты проведенной унификации состава и форм документов организации. И Альбом, и Табель форм документов утверждаются руководителем организации. На основе Альбома форм документов проектируются бланки документов.

Альбом форм документов содержит унифицированные формы документов, включенные в Табель, и закрепляет результаты проведенной унификации состава и форм документов организации по функциям управления.

Альбом форм документов - сборник эталонных унифицированных форм документов, необходимых для документационного обеспечения управления данной конкретной организации, учреждения, предприятия

Альбом форм документов в организации должен быть представлен в двух вариантах:

- бумажный (эталонный образец), который хранится в Службе делопроизводства организации (в канцелярии);
- электронная копия, которая должна быть на каждом автоматизированном рабочем месте .

Характерными особенностями альбомов унифицированных форм документов, включенных в унифицированные системы управленческой документации, являются:

- единообразие построения форм и регламентации содержания документов, входящих в каждую систему; исключение из документов дублируемых данных, а также традиционно включаемых в них данных, но не используемых при решении конкретных задач, что позволяет добиваться однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи;
- единство применяемой терминологии и условных обозначений, позволяющее добиваться сопоставимости показателей при переходе с одного уровня управления на другой и от одной системы к другой на основе унификации алгоритмов формирования показателей и документов;
- определенная конечная совокупность реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей построения видов документов и конкретных форм;
- установление единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.

Применение Табеля и Альбома форм документов обеспечивает:

- соответствие используемых форм документов решаемым задачам;
- оперативность реализации управленческих функций;
- сокращение затрат рабочего времени на составление, оформление и обработку документов.

УСД позиционируются органами стандартизации и разработчиками как обязательные для любых структур управления и организаций, применяющих различные технологии документационного обеспечения управления (ДОУ).

Наиболее обширным по составу задач и документов является комплекс нормативных документов (стандартов) и разработанных на их основе унифицированных систем управленческой документации, включающий несколько сотен форм документов.

Наиболее полный свод унифицированных систем управленческой документации и соответствующих форм документов представлен в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-931 (ОКУД), где каждый вид документа получил свое кодовое обозначение, определяемое принадлежностью к одной из УСД и местом внутри этой системы. Это кодовое обозначение подтверждает соответствие утвержденному для обязательного применения образцу-эталону.

В настоящее время в Российской Федерации существуют следующие унифицированные системы управленческой документации.