И справочно-аналитические документы. Справочно-аналитические документы – порядок составления и оформления Справочно аналитические информационно справочные документы
Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Назначение документов системы – содержат информацию, которая инициирует принятие управленческих решений, позволяет выбрать способ управленческого воздействия в конкретной ситуации.
Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы.
Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, - инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.
Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, это документы, идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов, например письма, используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.
Состав документов системы:
Информационно-справочные документы:
Докладная записка – документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Объяснительная записка – 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) представляемое вышестоящему должностному лицу сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие.
Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому должностному лицу.
Пояснительная записка - документ, разъясняющий положения проекта, программы, закона и др. документа.
Предложение – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу.
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях постоянных и временных коллегиальных органов.
Служебные (деловые) письма – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между юридическими и физическими лицами, выделяемых в связи со способом передачи текста (почтовой, телеграфной, факсимильной связью, электронной почтой).
Заявление - документ, адресованный должностному лицу, содержащий просьбу.
Представление - документ, содержащий предложения о поощрении, назначении или перемещении работников.
Информационно-аналитические документы:
Акт – документ, составленный несколькими лицами, подтверждающий установленные факты, события, действия.
Справка – 1) документ, содержащий подтверждение и описание фактов, событий; 2) документ, подтверждающий сведения биографического или служебного характера.
Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу, концентрирующий информацию из различных источников по определенной теме.
Заключение - документ, подтверждающий выводы организации, коллегиального органа, специалиста по какому-либо документу, вопросу и т.п.
Отзыв - документ, содержащий мнение юридического или физического лица по какому-либо вопросу, проекту и т.п.
Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление данных о лицах, объектах, работах, составленный для распространения на них определенных норм или требований.
Список - документ, содержащий перечисление лиц, объектов в определенном порядке.
Общие требования к управленческим документам:
· Законность
· Достоверность (объективность)
· Полнота
· Конкретность
· Однозначность
· Непротиворечивость
· Убедительность (аргументированность)
· Юридическая значимость
· Информативность
· Унифицированность
· Структурированность
Функционально-смысловые типы изложения текстового материала:
· Повествование применяется для информирования о событиях, фактах, явлениях так, как они происходили в действительности.
Основное требование – выделение и изложение узловых этапов, событий, ключевых моментов и наиболее важных, наиболее существенных фактов и деталей.
· Описание применяется для формирования у читающего представления о конкретных предметах, лицах, явлениях, событиях, процессах, ситуациях, организациях, системах, структурах, и т.д.
Основное требование - выделение и формулирование наиболее существенных признаков, характеристик, свойств, особенностей, аспектов и т.д. для формирования ясного и адекватного представления о предмете описания.
· Рассуждение применяется для раскрытия внутренней сущности предметов, явлений, событий, процессов, когда необходимо что-либо объяснить, обосновать, доказать.
Основное требование – формирование цепи суждений, гипотез и умозаключений, излагаемых в логически последовательной или взаимообусловленной форме.
Структурно-логическая композиция информационной справки о факте, происшествии, событии:
Факт – действительное, реальное событие, явление; то, что действительно произошло, происходит, существует.
Происшествие – событие, нарушившее обычный ход вещей.
Событие – то, что произошло; то или иное произошедшее значительное явление, факт общественной или личной жизни.
§ Идентификация : время, место, формулирование описываемого факта, происшествия, события.
§ Общая характеристика : общие и отличительные существенные обстоятельства, количественные, качественные и прочие характеристики.
§ Участники, действующие лица : непосредственные участники и действующие лица, присутствующие, связанные, имеющие отношение.
§ Причины : непосредственные причины, истоки; следствия каких-либо событий, процессов, условий и т.д.
§ Результаты, последствия:
Структурно-логическая композиция информационной справки о ситуации, положении, обстановке:
Ситуация – совокупность обстоятельств, положение, обстановка.
Обстоятельство – явление, связанное с другим явлением; условие, определяющее положение, существование кого-либо или чего-либо.
Положение – состояние кого-либо или чего-либо, сложившиеся обстоятельства.
Обстановка – положение, обстоятельства, условия существования кого-либо или чего-либо.
Состояние – положение, внешние или внутренние обстоятельства, в которых находится кто-либо или что-либо.
Тенденция – направление развития, склонность, стремление.
§ Идентификация : привязка по времени, месту, объекту, сфере, организации, подразделению.
§ Типизация : квалификация, т.е. характеристика явления, процесса по типу, природе и т.д. через общие и отличительные существенные характеристики, признаки, показатели.
§ Обстоятельства, явления, элементы – существенные, определяющие, сопутствующие, связанные, имеющие отношение.
§ Причины : непосредственные, предполагаемые, являющиеся следствиями других процессов, условий, обстоятельств.
§ Тенденции, последствия: имеющие место, наблюдаемые, предопределенные, явно вытекающие или предполагаемые.
Структурно-логическая композиция информационной справки о явлении, процессе:
Явление – проявление, выражение сущности, то, в чем она обнаруживается; всякое обнаруживаемое проявление чего-либо; событие, случай.
Проявиться – в свойствах, внутренних состояниях: обнаружиться, стать явным.
Процесс – ход, развитие какого-либо явления, последовательная смена состояний в развитии чего-либо.
Развитие – процесс закономерного изменения, перехода из одного состояния в другое, более совершенное; переход от старого качественного состояния к новому, от простого к сложному, от низшего к высшему.
§ Идентификация : наименование, пространственно-временные характеристики описываемого явления, процесса.
§ Типизация : квалификация явления, процесса по типу, природе и т.д. с обоснованием по общим и отличительным существенным признакам.
§ Причины : непосредственные, возможные, предполагаемые, являющиеся следствиями других процессов, условий, обстоятельств.
§ Стадии, этапы, тенденции :характеристика направлений, стадий, этапов развития; тенденции.
§ Результаты, последствия: имеющие место, наблюдаемые, предопределенные, явно вытекающие или предполагаемые.
Структурно-логическая композиция информационной справки о действии, мероприятии, работе:
Действие – проявление какой-либо энергии, деятельности; сила, деятельность, функционирование чего-либо; результат проявления деятельности чего-либо, влияние, воздействие.
Мероприятие – совокупность действий, объединенных одной общественно значимой задачей.
Задача – то, что требует исполнения, разрешения; сложный вопрос, проблема, требующие исследования и разрешения.
Работа – занятие, труд, деятельность.
· Наименование, инициализация : наименование, суть действия, мероприятия, работы, основания проведения – по заданию, по плану, инициативно и т.д.
· Время, место : пространственно-временные характеристики, привязка по времени, месту, объекту, сфере, организации, подразделению.
· Участники, действующие лица : субъекты, в т.ч. инициаторы, исполнители и др. действующие лица.
· Результаты, выводы, последствия – успешность, результативность, следствия, дальнейшие действия, мероприятия, работы.
Обобщенная структурно-логическая схема информационной сводки по событиям, происшествиям, обстановке :
Общая характеристика :
o типизация за определенный период обстановки, ситуации в целом,
o основные факторы,
o причины,
o тенденции.
последовательное описание по элементам, составляющим или в хронологическом порядке по схемам соответствующих предметов информирования.
Структурно-логическая композиция аналитической справки:
v Вступительная часть:
· Постановка проблемы: формулирование вопроса, проблемной ситуации, характеристика положения дел
· Особенности решения, мер, действий, ограничения: общая характеристика существующих или возможных подходов к решению конкретной проблемы (вопроса), конкретной разрешению ситуации либо подобных проблем или ситуаций; особенности возможных мер, действий; ограничения при выборе и использовании определенных мер
v Основная часть:
· Характеристика и анализ ситуации, положения дел и т.д.: квалификация (типизация) ситуации, состояния, положения дел; основные факторы, общие и отличительные, в т.ч. существенные признаки и обстоятельства; изложение ретроспективных суждений (причины, истоки, породившие условия и обстоятельства); изложение прогнозных суждений (что будет, если не приять мер, сравнение с нормативной (требуемой) ситуацией)
· Предлагаемые (возможные) пути решения, меры, действия : изложение вариантов, способов разрешения, устранения проблемы, необходимых мер, действий; обоснование наиболее целесообразных, оптимальных мер, действий с учетом ограничений и т.д.
· Ожидаемые результаты, последствия : описание и обоснование ожидаемых (планируемых, возможных) результатов, последствий предлагаемых решений
v Заключительная часть
· Обобщенные выводы и предложения
Структурно-логическая композиция акта (справки, заключения) по результатам проверки, обследования:
v Вводная часть:
· Основание – повод проверки (обследования):
§ Цели и задачи проверки
· Объект проверки (обследования)
§ Идентификация объекта (организации, подразделения, структурного звена)
§ Вопросы проверки, направления работы, сферы деятельности
§ Временные рамки проверки, обследования, изучения
· Субъект и особенности проверки (обследования):
§ Идентификация субъекта проверки (фамилии, имена, должности) с указанием распределения обязанностей
§ Характеристика и особенности методики проверки, исследования: изучение документов, беседы с должностными лицами, проведение опросов, измерений, анкетирование, выполнение контрольных действий
v Описательно-мотивировочная часть:
Рубрицированный текст (по направлениям работы, по видам обеспечения, по организационной структуре, по структуре задач проверки и т.д.)
v Заключительная часть
· Обобщенные выводы и предложения
Редактирование документов – это анализ текста, уточнение и проверка всех сведений, которые в нем приводятся, устранение ошибок, приведение стиля и формы изложения материала в соответствие с требованиями, предъявляемыми к подобным документам.
Правка – изменения в тексте, сделанные в процессе его подготовки с целью совершенствования содержания, литературной, редакционно-технической и графической формы.
Основные задачи редактирования:
· Проверка и уточнение содержащихся в документе сведений.
· Устранение логических погрешностей изложения.
· Приведение изложения текста документа в соответствие с функциональным стилем языка, адекватным виду и назначению документа.
· Исправление опечаток, орфографических, грамматических и пунктуационных ошибок.
· Приведение формы документа, его оформления в соответствие с требованиями, предъявляемыми к подобному документу.
o Виды правки :
· Правка-вычитка
· Правка-сокращение
· Правка-обработка
· Правка-переделка
1. Какие функции выполняют информационно-справочные и информационно-аналитические документы?
2. Какие виды информационно-справочных документов Вам известны?
3. Какие виды информационно-аналитических документов Вам известны?
4. Какие виды докладных и объяснительных записок Вам известны?
5. Какие виды протоколов Вам известны?
6. Что является логическим завершением аналитико-синтетической переработки документной информации?
7. Какие виды работ традиционно относятся к аналитико-синтетической переработке информации?
8. Как можно охарактеризовать редактирование как один из видов аналитико-синтетической переработки информации?
9. Каковы основные задачи редактирования?
10. Какие основные виды правки Вам известны?
Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477
Литература
Гайдамакин Н.А. Служебные и аналитические документы: язык, логика, структура, оформление, движение. – Екатеринбург: Изд-во Уральского института экономики, управления и права, 2008. – 421 с.
Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для ВУЗов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др. Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: Юнити – Дана, 2001
Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления: новые обязательные правила: Практическое пособие / Кирсанова М. В., Кобук С. П., Аксенов Ю. М. - Омега-Л – 2008. 239 с.
Додонова М.И. Учимся составлять документы на основе управленческих ситуаций //Секретарское дело. – 1998 - № 3
Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. (в 3-х книгах). – Екатеринбург: УрАГС, 2002.
Колесникова Н.И. От конспекта к диссертации; Учебное пособие по развитию навыков письменной речи/ 2-е изд. – М.: Флинта: Наука, 2003. – 2008. – 288 с.
Кузнецов И.Н. Учебник по информационно-аналитической работе. – М.: ООО Изд-во Яуза, 2001. – 320 с.
Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. - М.: Юр.колледж МГУ, 1994
Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: Учебное пособие. 4-е изд., испр. – М.: Высш. шк.: ИНФРА – М, 1998. – 192 с.
Соболев О.Н. Аналитико-синтетическая переработка документов: Учебно-методическое пособие. – Екатеринбург: Институт ФСБ России, 2008. – 144 с.
Современный русский язык: Лексика и фразеология. Фонетика и орфоэпия. Графика и орфография. Словообразование. Морфология. Синтаксис: Учебник для ВУЗов/ Аникина А.В., Бельчиков Ю.А., Вакуров В.Н. и др.; Под ред. Д.Э. Розенталя. 4-е изд., испр. и доп. М.: Высш. шк., 1984. – 785 с.
Теория и практика референтской деятельности: Учебное пособие/ Гойхман О.Я., Гордиенко Т.В., Надеина Т.М., Романова Н.Н., Соловьев Э.Я., Филиппов А.В.. Под общ. Ред. О.Я. Гойхмана. – М.: ИНФРА – М, 1999. – 272 с.
Чувенков А.Ю. Янковая В.Ф. Оформление документов. Комментарии к ГОСТ Р 6.30- 2003. М.: Дело, 2003.
В общем виде справочно-аналитические документы показаны на рис. 15.3.
Рис. 15.3.
Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
Разновидности актов определяются их содержанием и назначением: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов), обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности), испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (материальныхценностей, документов), приема-передачи (дел); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т.д.
Акты проверок, обследований, ревизий и другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко в этом участвуют специальные комиссии, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации, в связи с новой деятельностью организации или для подтверждения сведений биографического или служебного характера.
Справки отражают основную (производственную) деятельность организации. Они могут быть внешними (для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию) и внутренними (для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган).
Сводка - документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу. В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанным однойтемой (сводки отзывов, предложений, замечаний ит.п.).
Заключение содержит мнение, выводы организации, комиссий или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др.
Отзыв состоит из мнения организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.
Перечень содержит систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов в определенном порядке.
Списки составляются в целях регистрации или информирования (оформляются по тем же правилам, что и перечни).
Документы по снабжению и сбыту составляют преимущественно работники планового отдела, отделов материально-технического снабжения и сбыта, а также работники учета. Перечень данных документов представлен ниже.
Договор поставки. Организации вступают между собой в отношения по поставке продукции предприятием-поставщиком предприятию- потребителю. Эти отношения оформляются договором поставки, согласно которому предприятие-поставщик обязуется в определенный срок передать предприятию-потребителю в собственность или в оперативное управление определенную продукцию. Организация- покупатель обязуется принять продукцию от предприятия-поставщика и оплатить последней стоимость этой продукции по установленным ценам.
Протоколы разногласий к договорам составляются в тех случаях, когда по предложенному поставщиком проекту договора у покупателя имеются возражения. Однако он обязан подписать договор, а по спорным условиям составить протокол разногласий.
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности заключается письменно с лицами, ответственными за хранение денежных средств и товарно-материальных ценностей. Может быть заключен предприятием (учреждением, организацией) с работниками (достигшими 18-летнего возраста), занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей, если должности, занимаемые работниками, или выполняемые ими работы предусмотрены в специальном перечне.
Доверенность на получение товарно-материальных ценностей - документ, который предприятия и организации выдают должностным лицам на получение от поставщиков товарно-материальных ценностей.
Доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение материальных ценностей. Она должна быть подписана руководителем предприятия или организации, главным бухгалтером и скреплена печатью. Срок действия доверенности на получение товарно-материальных ценностей не может превышать 15 дней.
Регистрация и выдача доверенностей работникам предприятия ведется в бухгалтерии под расписку в журнале «Учет выданных доверенностей». До начала записей в журнале необходимо все страницы пронумеровать и опечатать сургучной печатью организации. На обороте последней страницы журнала делается надпись: «В настоящем журнале всего пронумеровано... страниц». Надпись заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.
Контроль за соблюдением правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей, а также за своевременным представлением соответствующих приходных документов в пределах срока действием доверенности или возвратом доверенности, если она не использована, ведет главный бухгалтер предприятия или учреждения.
Накладная - документ, которым оформляются прием и отправка груза, перемещение или отпуск материальных ценностей.
Наряд содержит сведения о распределении работ между рабочи- ми-сделыциками, об учете выработки и о расчете причитающейся заработной платы.
Коммерческие акты составляются в случаях несоответствия между наименованием, массой или количеством мест груза или багажа в реальности и данными, указанными в перевозном документе; при порче и повреждении груза; при обнаружении груза без документов или документов без груза; при возвращении похищенного груза и т.п.
Предприятия и организации в ходе осуществления финансовохозяйственной деятельности принимают меры к непосредственному урегулированию разногласий путем предъявления претензий. В целях урегулирования споров виновной стороне направляются претензионные письма.
Руководители предприятий и организаций, получив претензионное письмо, обязаны своевременно рассмотреть претензии, удовлетворить обоснованные требования и дать мотивированные ответы при отклонении претензий.
Исковые заявления подаются в арбитраж с просьбой о взыскании с ответчика в принудительном порядке претензионных сумм. Подавая исковое заявление в арбитраж, истец обязан отправить ответчику копии исковых материалов и приложить к исковому заявлению документ, удостоверяющий копии исковых материалов ответчику, а также документы, подтверждающие, что истцом были приняты меры к урегулированию спора. Ответчику могут не направляться копии тех документов, которые были высланы ему ранее с претензией и которые должны храниться у ответчика.
Архивоведение и делопроизводство
Письмо обобщенное наименование различных по содержанию документов служащих средством общения между учреждениями частными лицами. Служебное письмо это обобщенное название различных по содержанию документов выделяемых в связи с особым способом передачи текста пересылкой почтой. 5 Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. так как должностное лицо подписавшее письмо выступает от имени организации.
2.8. Система информационно-справочной и информационно-аналитической документации
Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.
На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.
В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.
В составе информационно-справочной документации выделяют:
Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).
Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики).
Справочно-аналитическая (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).
Письмо обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.
Служебное письмо это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, пересылкой почтой.
Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы , телефонограммы и др.
Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.
Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования. 5
Письмо целесообразно готовить по одному вопросу.
В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.
Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста.
В письмах используют следующие формы изложения текста:
- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным"). 9
В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.
Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.), возможно в двух случаях:
- письмо оформляется на должностном бланке ;
- письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.
Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?": "О нарушении договорных обязательств", "Об оказании научно-технической помощи". На бланке форма А5 заголовок допускается не указывать.
Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации.
Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.
Письмо должно иметь отметку об исполнителе , которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.
Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.
Датой письма является дата его подписания.
Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации , справочные данные об организации , код организации , основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица , идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет , дата , регистрационный номер , ссылка на регистрационный номер и дату , адресат , заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись , отметка об исполнителе , в сопроводительных письмах отметка о наличии приложений , в гарантийных письмах оттиск печати .
По характеру информации письма имеют много разновидностей:
сопроводительное письмо ; письмо-просьба ; письмо-запрос ; письмо-ответ ; письмо-сообщение ;
письмо-подтверждение ; информационное письмо ; гарантийное письмо ; письмо-извещение ;
письмо-приглашение ; письмо-предложение ; письмо-напоминание ; письмо-требование ; письмо-благодарность ; письмо-поздравление .
А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать |
|||
| 38215. | Информационные основы управления природно-ресурсным потенциалом региона (ПРП) | 142.5 KB | |
| На всех этапах развития производство материальных благ является процессом взаимодействия людей и природы. Дальнейшее развитие продуктивных сил неизбежно связанное с включением в хозяйственное обращение все большего количества естественных ресурсов и увеличением нагрузки на окружающую среду. | |||
| 38217. | Робота з повідомленнями Windows | 49 KB | |
| Повідомлення - це певне повідомлення про настання деякої події в системі. Кожна подія (рух „миші”, натиснення клавіші на клавіатурі, зміна розмірів вікна, тощо) заставляє ОС генерувати відповідне повідомлення і відправляти їх додаткам. Будь-яке повідомлення представляє собою певний запис, що передається додатку | |||
| 38218. | Робота з системними пастками Windows | 42.5 KB | |
| Системна пастка (анг. Hook - пастка) – це певна функція, за допомогою якої можна перехоплювати усі повідомлення та події, що виникли в системі. За допомогою пасток можна отримувати повний контроль над тим, що відбувається в системі. | |||
| 38219. | Representation View’s Adequacy Criterion | 273.5 KB | |
| The paper contains statement of the some problems in the Parallel Software Visualization domain. The problems of 3D graphics and animation uses in Parallel Software Visualization are considered. A criterion of the structural correspondence between model entities, visual objects and mental images is offered. | |||
| 38220. | Розширення оболонки Windows | 59 KB | |
| В даній роботі розглядаються засоби для розширення стандартних можливостей ОС Windows. Для виконання даної роботи потрібно чітке розуміння основ об’єктно-орієнтованого програмування (ООП) | |||
| 38221. | Робота з системним контекстним меню | 59.5 KB | |
| Дана робота багато в чому нагадує попередню роботу. Вам також потрібно створити власний СОМ-об’єкт, для обробки контекстного меню (системне контекстне меню – це меню, яке випадає при натиску на праву кнопку миші). | |||
| 38222. | Аграрная политика Украины | 48.87 KB | |
| Низкая эффективность и устойчивость развития фермерских крестьянских хозяйств. Для развития аграрной структуры наибольшее значение имеют такие общие факторы как: технологические эффекты увеличения размеров предприятий регрессия издержек труда и капитала и т. Анализ истории экономического развития нашего государства свидетельствует об осуществлении многих реформ и программ. Поэтому возникает вопрос какая же основная причина таких явлений С точки зрения экономической теории хотелось бы остановиться на некоторых аспектах перспективного... | |||
| 38223. | Конспект лекцій - Адвокатура в Україні | 242.5 KB | |
| Право громадян на кваліфіковану юридичну допомогу Значення адвокатської діяльності Передумови здійснення адв діяльності Визначення правової природи адвокатури Закон України Про адвокатуру Система нормат актів про адвокатуру Цивільноправова відповідальність адвоката Кримінальна відповідальність адвоката Права адвоката Обов"язки адвоката Адвокатура як інститут правової системи Взаємовідносини адвокатури з іншими інститутами правової системи Запрошення захисника Призначення захисника 3міна захисника Відмова від захисника Підстави що виключають... | |||
Назначение и состав справочно-информационной и справочно-аналитической документации
Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.
Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определённые решения, иначе говоря, - инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.
Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов, например, переписка, используется для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.
Не существует сколько-нибудь непротиворечивой классификации этих документов. В достаточной степени условно всю совокупность этих документов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы.
Особое место в системе справочно-информационной документации занимает переписка - обобщённое название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.
Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между организациями, переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.
Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи информации, которые подразделяются на два основных вида: почтовая связь и электронная связь.
Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.
При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:
- · письма оформляются на специальных бланках - бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;
- · письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;
- · независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;
- · содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.
Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднён или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча).
Составление и оформление справочно-информационных документов
Протокол
Протокол -- документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.
Протокол отражает деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка, (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.
Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии республиканских органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).
Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов с кинофотофонодокументами (М.,1980).
Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре (ответственном секретаре) коллегиального органа или секретаре руководителя. Секретарь несет ответственность за правильность записей в протоколе.
Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.
Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа - «ПРОТОКОЛ» или на специальном бланке протокола. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, место составления документа, заголовок к тексту, текст, подписи.
В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания, заголовок грамматически согласуется с названием вида документа, например: Протокол общего собрания акционеров; Протокол заседания правления.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и в краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, списочный состав участников заседания коллегиального органа (указывается в положении о коллегиальном органе), фамилии или общее количество присутствующих участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - «Список участников прилагается»), повестка дня.
Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке с указанием места работы и должности, если их больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются.
Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об». Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.
Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)
В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах дается фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся: фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: (Текст доклада прилагается).
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, дискуссии по вопросу и принятому решению, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.
В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.
Постановляющая часть может делиться на пункты.
Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению; оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.
Протокол заседания подписывается председателем и секретарем (ответственным секретариата). В особо важных случаях выступавший должен завизировать протокол, виза проставляется на левом поле документа, на уровне записи выступления.
Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания, собрания, конференции.
Докладная записка
Докладная записка -- документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, как правило, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.
Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование opганизации (для внутренней -- наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания. Во второй части -- анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации, в третьей части -- выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами. Вторая, аналитическая часть, может отсутствовать, в этом случае текст докладной записки состоит только из вводной и заключительной частей.
Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации.
Датой докладной записки является дата ее составления и подписания. Образец докладной записки:
ОТДЕЛ НОВЫХ ПРОЕКТОВ Генеральному директору
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА агентства
10.03.97 N Петрову И.Л.
Об увеличении штатной
численности отдела
В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных потенциальных клиентов. Одним из наиболее реальных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой информации, в частности прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»).
В связи с тем, что отдел в его теперешнем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, считаю целесообразным ввести в штат отдела 2 должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на эти должности предлагаю подобрать из числа студентов 4-5 курсов факультета журналистики МГУ или Школы рекламы. Руководитель отдела Подпись И.А. Чернышева
Предложение
Предложение -- документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляются предложения аналогично докладным запискам, но, как правило, по заданию руководства. Текст предложения не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений).
Объяснительная записка
Объяснительная записка -- документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, дата, номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая -- причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.
Заявление
Заявление -- документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.
Работниками организации заявления, как правило, составляются по кадровым вопросам: о принятии на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т.п.
Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях -- руководителю самостоятельного структурного подразделения). Заявление оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: наименование подразделения, название документа, дата, номер документа, адресат, текст, подпись.
Текст заявления начинается с изложения непосредственного существа вопроса («Прошу перевести»... «Прошу предоставить»... и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.
Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).
Представление
Представление -- документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения.
Представления оформляются на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами представления являются: наименование подразделения, название вида документа, дата, номер, адресат, заголовок, текст, подпись.
Текст представления содержит следующую информацию: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование; занимаемая должность; структурное подразделение; стаж работы (общий; в данном подразделении; в данной должности); оценка служебной деятельности; повышение профессионального уровня; оценка деловых и моральных качеств; участие в общественной работе; мотивы назначения, перемещения или поощрения; должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить или переместить работника.
Представление подписывается руководителем подразделения и адресуется руководителю организации.
Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности); испытаний(образцов, систем, технологий); приёма-передачи (материальных ценностей, документов); приёма-передачи (дел); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т.д.
Акты проверок, обследований, ревизий и другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями , специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.
Главное при составлений акта - установление фактического состояния дел и правильное отражение их в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. После тщательного изучения вопроса приступают к составлению акта.
Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта, который может содержать и унифицированную форму текста (для актов с постоянно повторяющейся информацией).
Обязательными реквизитами акта являются: название вида документа (АКТ), дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения.
Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института, Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс», Акт списания материальных ценностей.
Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.).
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием его номера и даты), а также, кем составлен акт (председатель, члены комиссии).
В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.
При необходимости допускается включать в акт заключительную часть, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии , составившей его.
В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).
При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии . Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.
В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, за вершившиеся составлением акта.
