Акт приема-передачи материальных ценностей на хранение. Скачать образец

Материальные ценности – основной и важный актив компании. Очень важно организовать в компании четкий контроль за ТМЦ: обеспечивается это прежде всего оформлением документов. Например, составляется акт приема передачи материальных ценностей. Давайте разберемся подробно, кто, когда и при каких обстоятельствах должен составлять акт, есть ли унифицированная форма акта и что грозит работодателю при его отсутствии.

Бланк акта приема-передачи материальных ценностей

Унифицированная форма бланка законодательством не утверждена. Поэтому компании придется разработать бланк самостоятельно. Не стоит забывать, что законодательством установлены обязательные реквизиты, которые должны быть включены в первичный документ. Таким образом, бланк акта приема-передачи материальных ценностей (и другие документы) согласно федеральному закону должны содержать следующие реквизиты:

название документа;
дату, когда бланк был заполнен;
наименование компании, которая составила этот документ;
содержание, суть факта хозяйственной жизни;
величину, в которой измеряется факт хозяйственной жизни в натуральном или денежном выражении (обязательно указав единицу измерения);
акт приема передачи материальных ценностей должен содержать указание должностей лиц, между которыми была совершена сделка, гражданина, который несет ответственность за ее оформление, или же наименование должности гражданина или нескольких граждан, ответственных только за оформление свершившегося события;
личные подписи всех ответственных лиц с расшифровкой (указанием их фамилий и инициалов или иных реквизитов, которые позволяют установить личности данных лиц).

Как пример акта приема передачи материальных ценностей, можно использовать, например, акт о приеме-передаче ценностей на хранение по форме №МХ-1 или иные документы. Унифицированные формы можно дополнить нужными реквизитами или удалить ненужные. Разработанную форму акта необходимо закрепить в учетной политике компании .

Акт приема передачи материальных ценностей при увольнении

Материально ответственные лица в компании могут меняться или отсутствовать по разным причинам. Необходимо помнить, что само понятие «материальная ответственность работника перед работодателем» обозначает его обязанность возместить работодателю реальный причиненный ущерб. Безусловно, работника можно привлечь к ответственности, но, как правило, работники несут ограниченную ответственность (в пределах среднего месячного заработка).

Поэтому передача ТМЦ при смене МОЛ (материально ответственного лица) обязательно сопровождается проведением инвентаризации – то есть определения реального состояния и количества передаваемых под ответственность другого работника материальных ценностей. Это происходит и в случае увольнения ответственного работника, и в случае его ухода в отпуск. Передача ТМЦ материально ответственному лицу при инвентаризации происходит при участии «старого» ответственного работника и «нового» – того, кто будет его замещать.

Обязанность проведения инвентаризации в таких случаях не зависит от применяемой системы налогообложения. Если правильно не оформить прием-передачу товарно-материальных ценностей, акт о материальной ответственности работника (образец вы найдете в конце статьи), у работодателя в случае причинения ущерба имуществу или его пропажи возникнут трудности с определением виновного лица. Да, договор о полной материальной ответственности действует и во время отпуска работника, ответственность за ценности продолжает оставаться на нем. Передача основных средств от одного МОЛ другому должна быть оформлена корректно, и это не только в интересах работодателя, но и в интересах работника: если что-то произойдет в период отпуска работника – он сможет доказать свое отсутствие и непричастность к пропаже. В таком случае работодателю очень сложно будет найти и доказать причастность действительно виновного лица.

Работодателю необходимо помнить, что для того, чтобы заключить с работником договор о полной материальной ответственности, должность работника должна содержаться в специальном закрытом перечне, утвержденном специальным постановлением Минтруда от 31.12.2002 №85. Если должность работника не указана в перечне, то заключить с ним договор о полной материальной ответственности нельзя.

Акт материальной ответственности (бланк), которым будет оформляться передача ценностей от одного работника к другому работнику, можно оформить напрямую между материально ответственными лицами. Для разработки такого документа можно взять за основу, например, унифицированную форму №ОП-18.

Передаваться товарно-материальные ценности от одного к другому ответственному лицу могут и с помощью еще одной стороны – непосредственно компании -работодателя, которая выступает в данном случае как посредник: компания принимает ценности от «старого» ответственного лица обратно и затем отдает их «новому» под ответственность. В таком случае акт, которым оформляется передача материальных ценностей, оформляется минимум в двух экземплярах (один для работодателя и один для работника) и будет подтверждать передачу имущества компании и отсутствие имущественных претензий к работнику, который увольняется, со стороны компании-работодателя. После этого, для того чтобы передать имущество в «ведение» нового МОЛ, оформляются 2 экземпляра акта на передачу ценностей новому материально ответственному лицу.

Когда товарно-материальные ценности компании передают на хранение другой организации, составляется форма МХ-1: акт приема-передачи на ответственное хранение. Образец, бланк и руководство по заполнению - ниже на странице.

Скачать бланк МХ-1 в excel

При передаче ТМЦ компании сначала заключают договор хранения. В нем прописываются условия, вознаграждение и другие детали. После этого уже составляют акт приема-передачи по договору ответственного хранения. Его можно оформить на определенный срок или до востребования.

Акт приема-передачи ответственного хранения товара МХ-1 составляют в момент передачи ТМЦ. Обычно документ заполняет представитель компании, которая принимает имущество на хранение. Разберем, как заполнять накладную МХ-1.

Акт приема-передачи на ответственное хранение: образец

В шапке формы МХ-1 укажите:

реквизиты организации, которая будет хранить ТМЦ,
сведения о передающей имущество компании,
номер документа и дату его составления,
информацию о договоре хранения.

Затем идет основная часть документа. Акт приема-передачи материальных ценностей на ответственное хранение должен содержать:

указание на место хранения ТМЦ,
сведения о товаре: название, характеристику, количество, цену и стоимость,
итоговую сумму,
условия хранения.

Подписать документ должны два сотрудника: тот, кто принял ТМЦ, и тот, кто их передал. Сверьтесь с нашим актуальным в 2019 образцом заполнения формы МХ-1 - в нем есть все необходимые строки и поля.

С момента подписания формы МХ-1 ответственность за сохранность имущества переходит к компании, которая будет его хранить. Она же берет на себя все риски порчи или потери ТМЦ.

Обратите внимание, что в МоемСкладе можно бесплатно скачать не только бланк МХ-1, но и многие другие необходимые для работы документы. Зарегистрируйтесь и оцените преимущества работы в сервисе: сэкономите до 70% времени на бумажной работе, избежите ошибок при заполнении, а также в системе автоматически будет создан архив. Все бланки можно скачать бесплатно, они актуальные и соответствуют законодательству.

Хотя накладная МХ-1 заполняется достаточно просто, иногда возникают вопросы. Мы ответили на часто задаваемые из них.

Обязательна ли к применению форма МХ-1 или мы можем разработать свой бланк?

Можете создать свой. Главное - чтобы он содержал все обязательные реквизиты. Смотрите наш акт приема-передачи на ответственное хранение, образец содержит все необходимые поля.

Материальные ценности - один из основных видов предприятия. За ними, как и за любыми другими ценностями, должен быть организован надлежащий контроль. Обеспечивается он в том числе тем, что все хозяйственные операции с материальными ценностями оформляются документально. Например, путем составления акта приема-передачи. Приведем пример формы акта приема-передачи материальных ценностей (образец простой) в нашей консультации.

Какую форму акта использовать?

Унифицированной формы акта приема-передачи материальных ценностей нет. Но даже если бы она существовала, организации были бы не обязаны использовать именно ее (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). Поэтому форму акта приема-передачи организация может разработать самостоятельно. При этом важно помнить, что в любом первичном учетном документе должны быть обязательные реквизиты. К ним относятся (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

наименование документа;
дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо наименование должности лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
подписи данных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации.

В качестве основы для разработки акта приема-передачи материальных ценностей организация может использовать, к примеру, акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (форма № МХ-1) (Постановление Госкомстата от 09.08.1999 № 66). Эту форму организации нужно будет доработать с учетом своих потребностей и особенностей оформления. Разработанную форму акта, а также цели, для которых такая форма будет использоваться, необходимо закрепить в .

Бланк акта приема-передачи материальных ценностей сотруднику (образец)

Приведем форму акта приема-передачи ТМЦ при смене материально-ответственного лица (МОЛ). Предположим, МОЛ увольняется. Соответственно, закрепленное за ним имущество необходимо передать другому лицу. Напомним, что при смене материально-ответственного лица проводится инвентаризация (п. 27 Приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н). В ней участвуют и «старый», и «новый» МОЛ. Акт инвентаризации составляют в 3-х экземплярах. Старый МОЛ расписывается в передаче ценностей, а новый - в их получении (п. 2.10 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49).

Акт материальной ответственности (бланк) на возврат ценностей от «старого» МОЛ и на передачу их «новому» можно оформить напрямую между материально ответственными лицами. За основу для разработки такого акта можно взять, к примеру, унифицированную форму № ОП-18 (Постановление Госкомстата от 25.12.1998 № 132).

В то же время передача ТМЦ материально-ответственному лицу от одного к другому может быть оформлена через третье лицо - организацию-работодателя, которая принимает ценности от «старого» МОЛ и затем передает их «новому». В этом случае акт приема-передачи материальных ценностей при увольнении, составляется, как минимум, в двух экземплярах (для работодателя и работника) и будет подтверждать возврат всего переданного имущества и отсутствие имущественных претензий к увольняющемуся МОЛ со стороны работодателя. А затем уже оформляются 2 экземпляра акта на передачу ценностей уволившегося МОЛ от организации к новому материально ответственному лицу.

Приведем форму актов, которыми также можно оформить передачу ТМЦ при смене МОЛ.

Бланк акта приема-передачи материальных ценностей

Этим актом можно оформить, к примеру, передачу основных средств от одного МОЛ другому. При этом, как указывали выше, оформляются, как минимум, по 2 экземпляра актов: «”старый” МОЛ -> организация» и «организация -> “новый” МОЛ».

Акт приема передачи материальных ценностей - это документ, который является подтверждением факта передачи товарно-материальных ценностей на ответственное хранение. После подписания данного акта хранитель (ответственный за приемку и хранение ТМЦ) несет полную ответственность за принятые ТМЦ. В случае ненадлежащего хранения он обязан компенсировать поклажедателю (передавшему ТМЦ) причиненный ущерб в размере полной либо частичной стоимости ТМЦ.

Как составить акт приема-передачи ТМЦ

Бланк акта приема-передачи материальных ценностей имеет унифицированную форму МХ-1. Данная форма имеет рекомендательный характер, каждая организация вправе на ее основе создавать собственный шаблон.

При заполнении формы акта приема-передачи материальных ценностей МХ-1 указывается следующая информация:

наименование, адрес организаций-хранителя и поклажедателя;
номер и дата договора хранения;
заголовок акта;
номер и дата составления акта;
место и срок хранения;
перечень передаваемых на хранение ТМЦ (наименование, характеристика, единица измерения, количество, согласованная сторонами стоимость в руб.);
условия хранения;
подписи ответственных должностных лиц со стороны поклажедателя и хранителя, печати.

Акт приема-передачи товарно-материальных ценностей составляется в двух экземплярах - один для поклажедателя, второй - для хранителя.

Для правильного учета матценностей, переданных на хранение, важно знать нюансы и особенности соответствующего акта. При непонимании различных моментов работы с ним могут возникнуть существенные проблемы. В статье расскажем, как заполняется унифицированная форма МХ-1 (Акт о приеме-передаче ТМЦ на хранение ), какие ошибки могут возникнуть при оформлении документа.

Понятие акта приема-передачи ТМЦ и законодательство

Акт приема-передачи ТМЦ на хранение представляет собой документ первичного учета. Он оформляется лицом, представляющим интересы одной из сторон сделки – хранителя либо поклажедателя. За основу при этом принимается договор о принятии на хранение. В законодательстве для рассматриваемого документа предусмотрено сокращенное наименование – Форма МХ-1.

Можно выделить несколько нормативных актов, которые регулируют все аспекты работы с ней. Для простоты восприятия все они представлены в таблице.

Наименование нормативного акта	Дата принятия, а также номер	Описание
Постановление Госкомстата РФ	66 от 09.08.1999	Утверждает Альбом унифицированных форм первичного учета, а также указания по их применению и заполнению
Положение по ведению БУ и отчетности	34н от 29.07.1998	Регламентирует порядок применения формы
ГК РФ	2 часть 47 глава	Регулирует правоотношения, возникающие в ходе приема-передачи ценностей на хранение

Область применения документа

Основываясь на Указаниях, регламентирующих использование различных форм для первичного учета, выделяют две сферы применения бланка МХ-1:

принятие ТМЦ на хранение профессионалами;
бытовое хранение.

Профессиональными хранителями ценностей могут выступать любые организации, одним из направлений деятельности которых выступает хранение матценностей . Естественно, такие услуги компании предоставляют за определенную плату. Чаще всего профессиональными хранителями выступают кредитные организации, складские компании, гостиницы и ломбарды.

Порядок оформления формы акта МХ-1

Организация, принимающая на хранение ценности, несет полную ответственность за их сохранность. Она начинается с момента подписания акта МХ-1. Поэтому важно правильно оформить эту форму. В процессе заполнения акта по форме МХ-1 участвуют две стороны:

хранитель – организация либо гражданин, которые принимают на хранение определенные материальные ценности;
поклажедатель – физлицо или фирма, передающие принадлежащие им ценности на хранение.

Количество заполняемых экземпляров законодательно не установлено. Его можно определять в соответствии с необходимостью, определяемой конкретной ситуацией.

С целью более полного понимания правильности заполнения формы опишем в таблице данные, включаемые в каждую ее часть.

Часть формы	Включаемые данные
Шапка	Реквизиты хранителя: наименование организации; местонахождение; номер телефона; ОКПО;
Основная часть	Наименование, а также номер места хранения Период хранения
Таблица	Номер по порядку Название ТМЦ, тип упаковки Характеристика ТМЦ Наименование единицы измерения Количество Цена за единицу Общая стоимость ценностей
Завершающая часть	Требуемые условия хранения Особые отметки Подписи сторон – сдавшего и принявшего ТМЦ

Акт по форме МХ-1 может быть оформлен на бумажном носителе, а также в электронном виде. Если требования законодательства подразумевают необходимость представить кому-либо экземпляр акта на бумажном носителе, фирма обязана оформить независимо от используемого типа документооборота. Если оригиналы документов подлежат изъятию, в организации должны сохраниться их копии.

Типичные ошибки при оформлении акта по форме МХ-1

В ходе оформления и использования акта передачи на хранение нередко допускается огромное количество ошибок. Важно знать, какие из них наиболее распространены, чтобы не допустить появления в учете.

Ошибка №1. Неверное оформление исправлений

Ошибка №2. Игнорирование полей формы

При неверном и неполном заполнении Акта МХ-1 у организаций могут возникнуть проблемы с контролирующими органами. В этой связи не стоит игнорировать такие поля, как единица измерения, количество и стоимость ценностей. Последняя также важна для поклажедателя в случае необходимости возмещения убытков, возникших вследствие неправильного хранения.

Ошибка №3. Несвоевременное заполнение формы МХ-1

Ответы на часто задаваемые вопросы

В ходе ведения первичного учета неизбежно возникает огромное количество вопросов, связанных с отдельными нюансами составления документации. Поиск ответов на них в интернете нередко требует огромных временных затрат. Поэтому в представленной публикации далее приведены ответы на часто возникающие вопросы.

Вопрос №1. Каким образом в форме МХ-1 отражаются брак и недостача, выявленные при принятии на хранение?

В ходе принятия ценностей на хранение в обязательном порядке проверяется их целостность. Если при этом будут обнаружены какие-либо дефекты или брак, в интересах принимающей стороны отразить подобные факты при заполнении формы МХ-1. Для этого можно воспользоваться графой «особые отметки».

Указывать в рассматриваемом документе наличие недостачи нецелесообразно. В акт требуется заносить фактическое количество ТМЦ, принимаемых на хранение.

Вопрос №2. Можно ли внести изменения в форму МХ-1 для более удобного отображения информации?

Тем, кто использует в своей деятельности акт приема-передачи ценностей на хранение, следует иметь в виду, что эта форма является рекомендуемой. Поэтому с целью более удобного внесения в нее информации, а также дальнейшего ее использования, можно трансформировать бланк. С этой целью в форму можно вносить следующие изменения:

вносить дополнительные столбцы и строки;
самостоятельно установить ширину столбцов и строк;
добавить листы.

Несмотря на то, что дополнять документ отдельными реквизитами можно, изменять и удалять те данные, которые имеются в утвержденном бланке запрещено. Таким образом, для ведения первичного учета важно своевременно и в необходимом объеме заполнять форму МХ-1. Это поможет избежать проблем при принятии или передаче на хранение различных ценностей.