Проживание в гостинице документы для авансового. Отчетные документы за проживание в гостинице

Служебная поездка требуется для решения насущных вопросов для фирмы работодателя. К омпания при отправлении сотрудника в поездку возмещает ему расходы, в том числе за проживание. Часто наиболее удобным вариантом для сотрудника становится гостиница, расположенная близко к месту командировки.

Гостиница по окончании размещения клиента выдает отчетные документы для командировочных с целью подтверждения факта пребывания в отеле в определенные дни. Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440 указывает, что если а в отеле не применяется контрольно-кассовый расчет, размещающая сторона обязана оформлять бланк строгой отчетности, который разрабатывается самостоятельно. Разрешено называть бланк по-разному, например ваучером или гостиничным чеком.

По возвращению из командировки в бухгалтерию необходимо предоставить документы, выданные гостиницей, которые являются подтверждением размещения в ней. Для авансового отчета необходим кассовый чек. Основные требования к форме, предоставленной гостиничным предприятием, следующие:

Бланк строгой отчетности в обязательном порядке содержит реквизиты: наименование документа, шестизначный номер и серию документа, полное наименование организации, предоставляющей услуги, адрес, ИНН организации и печать.
Необходимо, чтобы бланк строгой отчетности изготавливался типографским методом или формировался с использованием автоматизированных систем. Требования к системе: обязательная защита от несанкционированного доступа, идентификация и сохранение номера и серии бланка не менее 5 лет (Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). Бланки, распечатанные на компьютере без использования автоматизированных систем, не будут приняты организацией в качестве подтверждающих.

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации и в коммерческой одинаково производится на основании счета из гостиницы или счета и кассового чека.

Если командированный сотрудник предоставляет в свою организацию документ о проживании в гостинице, который не соответствует указанным требованиям, а организация учитывает расходы в отчетности при налогообложении, у ИФНС возникают претензии. В этом случае компания отстаивает расходы через суд. Для этого рекомендуем ознакомиться с Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2010 по делу № А52-3413/2009.

Если на предприятии гостиничного типа применяются контрольно-кассовые расчеты, в отчетность входит чек и счет или другая документация о проживании сотрудника в гостинице.

Если счета нет

При отсутствии подтверждающих документов оплата проживания в гостинице в командировке производится на основании запроса на предприятие гостиничного типа для подтверждения факта проживания сотрудника в указанный период времени и получения справки.

В Москве запрос допускается для подтверждения расходов сотрудника, что подтверждается Письмом УФНС по Москве и Московской области от 26.08.2014 № 16-15/084374. Справка в обязательном порядке должна иметь детализацию оказанных услуг и подтверждение оплаты. Компания должна иметь другую документацию, подтверждающую командировку сотрудника, в частности, приказ о командировке, проездные документы и т. д.

На основании справки, полученной по запросу, оплата гостиницы в командировке не всегда принимается налоговыми органами. П. 1 допускает учет косвенного подтверждения расходов, поэтому компания имеет возможность опротестовать решение налоговых органов.

Постановление Правительства РФ 1085 от 09.10.2015 утвердило новые Правила оказания гостиничных услуг. Это Постановление указывает на обязанность по выдаче бланка строгой отчетности или чека.

Также документы о проживании в гостинице отсутствуют, если компания снимает жилое помещение для размещения сотрудников на время командировки. Тогда оплата помещения производится самим работодателем, поэтому оплата расходов и отчетные документы за проживание в квартире посуточно не предусмотрены.

Можно ли указывать в счете завтрак

Если затраты на завтрак указываются в счете отдельным пунктом, их не рекомендуется включать в отчетные документы за проживание в гостинице. Подпункт 12 п. 1 указывает, что к затратам на размещение относятся дополнительные услуги, за исключением обслуживания в барах и ресторанах, в номере, пользования рекреационно-оздоровительными объектами.

Письмо Минфина от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263 разъясняет, что в случае выделения стоимости питания отдельным пунктом у сотрудника возникает доход в натуральной форме. По мнению Минфина, компенсация питания не относится к возмещению затрат на проживание, поэтому облагается НДФЛ и страховыми выплатами.

Если завтрак не указан отдельным пунктом в счете из гостиницы, включать его в расходы чревато налоговыми рисками. Данная ситуация имеет разноречивые судебные прецеденты, поэтому налоговые органы начисляют НДФЛ на указанную сумму. Тогда страховые взносы не начисляются, на что указывают Письма Минздравсоцразвития РФ от 05.08.2010 № 2519-19, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985.

Другие гостиничные сервисы

По пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, дополнительные гостиничные услуги подлежат оплате, за исключением питания в барах и ресторанах и использования рекреационно-оздоровительных объектов. Наиболее часто используемой дополнительной услугой является бронирование номеров для сотрудников. В случае использования некоторых услуг требуется доказательство их экономической целесообразности для возмещения расходов по ним.

Лимиты расходов

Компания вправе установить лимит расходов для своего командированного работника. Отметим, что оплата проживания в командировке для бюджетной организации отличается от оплаты в коммерческих фирмах только тем, что в приказе на поездку указывается источник финансирования. Не всегда есть возможность уложиться в указанную сумму, поэтому возникает ситуация, когда сотрудником превышается лимит выделенной суммы. В таком случае при превышении сотрудником лимита и предоставлении счета из гостиницы на полную стоимость расходов НДФЛ с него не удерживается (абзац 10 п. 3 ).

Сотрудник находился в командировке. После прибытия представил договор на услуги размещения в гостинице, квитанцию приходного ордера и счет на размещение в гостинице. Можем ли мы принять к оплате представленные документы? Наше учреждение финансируется за счет средств федерального бюджета.

Бухгалтер казенного учреждения, г. Пермь

Общие правила направления работников в служебные командировки установлены постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, в соответствии с ними работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации. При этом в общем случае размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

В соответствии с постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 “О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета” (далее – Постановление № 729) возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При этом в соответствии с п. 3 Постановления № 729 расходы, превышающие установленные размеры, могут возмещаться за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на содержание учреждения.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются работнику на основании предъявляемых им подтверждающих документов (счетов гостиниц, чеков контрольно-кассовых машин и т. п.) со дня прибытия его в командировку и по день убытия, которые устанавливаются на основании отметок в командировочном удостоверении и (или) иных документов.

При оформлении проживания в гостинице командированному работнику должна быть выдана квитанция (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг, который должен содержать (п. 8 Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утв. постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 № 490,далее – Правила № 490):

Наименование исполнителя;

Фамилию, имя, отчество потребителя;

Сведения о предоставляемом номере (месте в номере);

Цену номера (места в номере);

Другие необходимые данные по усмотрению исполнителя.

При этом Правила № 490 не содержат требования об обязательном указании в данном документе (квитанции, талоне и т. п.) каких-либо иных реквизитов (например, адреса исполнителя).

Счет, выданный гостиницей, можно считать документом, подтверждающим факт оказания услуг, он служит достаточным основанием для санкционирования оплаты денежных обязательств (подп. 15 п. 5 Порядка санкционирования оплаты денежных обязательств получателей средств федерального бюджета и администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета, утвержденного приказом Минфина России от 01.09.2008 № 87н).

В том случае, когда гостиница не использует контрольно-кассовую технику (ККТ), должен выдаваться бланк строгой отчетности (БСО). Право отказаться от ККТ предоставлено п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт” (далее – Закон № 54-ФЗ). Организации и предприниматели могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих БСО. Обязательными реквизитами таких бланков являются, в частности, место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица, шестизначный номер и серия документа, идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ, и т. д. Бланк документа может быть изготовлен типографским способом либо сформирован с использованием автоматизированных систем. Стандартная офисная техника для изготовления БСО не подходит.

Приходный кассовый ордер (ф. № КО-1) не является документом, оформленным на БСО, приравненным к кассовым чекам. На это указывают в своих решениях суды (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19.11.2010 по делу № А27-10427/2010, постановление ФАС Дальневосточного округа от 07.07.2010 № Ф03-4514/2010 по делу № А73-77/2010, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 06.06.2007 по делу № А31-8889/2006-7). Соответствующие разъяснения даны также в письме УФНС России по г. Москве от 07.05.2007 № 22-12/042067.

Приходный кассовый ордер, форма которого утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88, является первичным документом бухгалтерского учета и не содержит обязательных реквизитов БСО, в частности, шестизначного номера и серии.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации можно говорить о том, что гостиницей допущено нарушение, выразившееся в неприменении ККТ в установленных федеральными законами случаях. Административная ответственность за него предусмотрена ст. 14.5 КоАП РФ.

В то же время суды приходят к выводу, что подтвердить оплату услуг можно и другими документами, в т. ч. квитанцией к приходному кассовому ордеру, оформленной в установленном порядке. Имеющиеся в приходном кассовом ордере реквизиты позволяют определить лицо, оказавшее услугу, вид и стоимость услуги, лицо, которому она была оказана, дату оказания услуги.

Обязанность выдачи кассового чека при получении оплаты услуг возлагается на лицо, оказывающее услугу и принимающее плату. Если гостиница по каким-либо причинам не выдала соответствующие чеки, суды обоснованно полагают, что данное обстоятельство не является препятствием для учета понесенных организацией расходов, подтвержденных иными доказательствами (постановление ФАС Московского округа от 28.01.2010 № КА-А40/15468-09 по делу № А40-2222/09-143-9, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 29.07.2008 № Ф08-4212/2008 по делу № А32-6455/2006-60/161).

В одном из дел судьи в качестве доказательства понесенных расходов приняли во внимание даже письмо гостиницы с подтверждением действительного проживания, получения оплаты от сотрудников организации с расшифровкой по счетам, датам, фамилиям, а также того, что кассовые чеки и приходные ордера не выдавались.

В письме Минфина России от 08.08.2005 № 03-05-01-04/261, разъясняющем вопросы налогообложения НДФЛ, также высказано мнение, что счет гостиницы и на оплату проживания могут быть отнесены к документам, подтверждающим расходы работника по найму жилья при нахождении в командировке.

Приходный кассовый ордер применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации. Таким образом, учреждение может принять к оплате представленные документы при условии, что они содержат все обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством.

Считаем также целесообразным сделать запрос в гостиницу, чтобы получить письменное подтверждение факта оплаты от сотрудника учреждения, а также того, что чек ККТ или БСО ему не выдавался.

Отвечали эксперты Электронной системы кадровика и
Экспертно-консультационной системы “Госфинансы ”

Форма учетного документа 3-Г давно недействительна. Гостиницам разрешено использовать самостоятельно разработанный документ, содержащий обязательные реквизиты. Какой документ может подтвердить проживание командированного работника в гостинице?

Из разных гостиниц работники привозят документы различной формы, они не похожи на образец бланка 3-Г, который действовал согласно старым инструкциям. Но все они содержат обязательные реквизиты, которые регламентированы положением о бухгалтерском учете, предъявляемым к первичным документам. Перечень таких реквизитов регламентируется законодательством о ККТ, а не правилами бухгалтерского учета. Только тогда документ может служить оправдательной «первичкой».

Собственные бланки

Организация напомнила о ранее действующем бланке строгой отчетности, применяемом в качестве форм первичного учета для отечественных гостиниц. Однако форма учетного документа 3-Г, утвержденная Приказом Минфина России от 13.12.1993 N 121, уже давно недействительна. Применять ее разрешалось только до 1 декабря 2008 г.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники» бланки строгой отчетности в определенных видах услуг, оказываемых населению, утверждают федеральные органы исполнительной власти. В тех сферах услуг населению, где формы первичных документов не утверждаются при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, разрешено использовать самостоятельно разработанный документ . Какого-либо дополнительного утверждения на федеральном уровне формы такого документа при этом не требуется.

Обязательные реквизиты

Разумеется, разработанный бланк должен содержать обязательные реквизиты . В упомянутом выше порядке расчетов с населением без применения ККТ (Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 N 359) перечень обязательных реквизитов бланков закреплен в п. 3.

В свою очередь, Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязывает применять в качестве оправдательных документов первичные учетные документы, составленные по унифицированным формам. И только, если унифицированных форм нет, разрешено применять собственные формы первички. Обязательные реквизиты для таких документов установлены в п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.

Однако одно дело соблюдение законодательства о ККТ. Намного проблематичнее бывает обосновать затраты, уменьшающие налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Сравним оба перечня обязательных реквизитов, опустив условия для ИП (см. таблицу).

Федеральный закон
от 21.11.1996 N 129-ФЗ

Какие документы должна выдать гостиница для подтверждения проживания в командировке для отчета

По любому заданию от своего руководства работник должен отчитаться о его выполнении. Выезжая за пределы города по поручению руководства, сотрудник предприятия должен заранее позаботиться о том, чтобы при возвращении предоставить документальное подтверждение своего проживания в командировке. Можно скачать командировочное удостоверение с авансовым отчетом для РФ. Это правило действует в обязательном порядке для любого сотрудника организации.
Проживание в гостинице
Выезжая по служебным делам в другой населенный пункт, работник решает важные вопросы для своей фирмы. Поэтому он должен позаботиться о месте своего пребывания. При этом необходимо остановиться в таком районе города, откуда было бы удобно решать все служебные вопросы. Самый оптимальный вариант в данном случае – гостиница.
Какие документы должна выдать гостиница командировочным для подтверждения факта их нахождения в определенное время в отеле? Как правило, это счет на оплату проживания. Счет из гостиницы для авансового отчета представляет собой бланк формы 3г, содержащий конкретную информацию:

реквизиты отеля;
наименование, дату, номер оформления бланка;
данные клиента, проживающего в гостинице, с указанием точного срока пребывания;
полный расчет стоимости – подтверждение расходов проживания в гостинице в командировке;
подпись ответственного лица и печать гостиницы.

Для бухгалтерии сотрудник после возвращения должен предоставить документы из гостиницы, подтверждающие проживание, для авансового отчета также нужен будет кассовый чек. Именно этот чек, выданный после полного расчета, будет служить подтверждением затрат сотрудника, которые ему необходимо возместить. Счет гостиницы без кассового чека не является документом, подтверждающим проживание. В этом документе также может быть указана стоимость всех дополнительных услуг, оказанных сотруднику во время проживания в отеле. Однако оплата телефонных переговоров, стоимости завтраков или обедов, стоянка авто или оплата проезда будут возмещены сотруднику только в том случае, если это предусмотрено договором или с личного согласия руководителя компании. Для этого понадобится составить авансовый отчет и командировочное удостоверение рб.
Документооборот гостиницы для отчетности
Для нормальной работы любого отеля в рамках закона, необходимо налаженное оформление документов в гостинице. Вся работа в отеле основана на оказании конкретных услуг клиентам. Для устранения возможных конфликтов во взаимоотношениях с клиентами все услуги должны быть обязательно зафиксированы в документах строгой отчетности в гостинице. В зависимости от вида хозяйственной деятельности отеля список этих бланков может отличаться.
Каждый отель может предоставить чеки и документы, подтверждающие проживание в гостинице в командировке, в двух вариантах:

документы регистрации организации;
внутреорганизационные документы отеля.

Во внутреорганизационные бланки входят также документы, подтверждающие расходы на гостиницу, проживание и дополнительные услуги. Эта документация должна отвечать требованиям к оформлению, установленным в местонахождении отеля. Ведь именно такие нужны документы за проживание в гостинице для бухгалтерии предприятия сотрудника, чтобы ему были возмещены все затраты.
Как оформляют документы в гостинице? Такая документация может быть первичной и вторичной. Первичная включает бланки строгой отчетности. Чеки должны быть с официально зарегистрированными в налоговых органах ККМ. Чек из гостиницы для отчета является наиболее важным, в нем отображается срок нахождения в отеле, стоимость дополнительных услуг, наименование и т.д.
Вторичная документация – это различные бланки, форма которых может быть установлена самим руководством отеля.
Основное предназначение чеков из отеля
В основном прибывающие в город в командировку люди проживают в гостиницах. Однако кто-то предпочитает проживание в частных съемных квартирах, при этом не задумываясь, что позже необходимо будет подтвердить командировочные расходы при оформлении авансового отчета. Сделать чек самому в данном случае не очень просто, поскольку бланк имеет определенные особенности. Такой документ обычно состоит из кассового чека из гостиницы и формы 3г. В бланке обязательно должно быть указано название отеля, ИНН продавца услуг, подписи ответственных лиц и печать заведения.
Квитанция гостиницы для командировки на бумажном носителе в основном востребована среди служащих государственных предприятий. После прибытия необходимо сдать в бухгалтерию авансовый отчет на командировочные расходы, пример заполнения которого есть в каждой организации. Данный отчет будет подтвержден именно чеком из гостиницы, на основании которого сотруднику будут возмещены все расходы на проживание и услуги отеля. Именно поэтому предоставить документы из гостиницы для командировочных 2016-2017 – это дело первой важности.
Коммерческие компании могут пользоваться разными схемами отчетности. Некоторые заранее выделяют сотруднику, уезжающему в командировку, определенную денежную сумму, предусматривающую расходы на проживание, завтраки, транспорт и т.д. Однако бывают случаи, когда срок отчета по командировочным расходам 2016-2017 истекает, а сотрудник не может найти чеки из гостиницы. Поэтому по согласию с руководством сотрудник компании может воспользоваться услугами фирм, которые делают документы для отчета за гостиницу, подтверждающие оплату услуг проживания.
Официальную квитанцию и чек с гостиницы для командировки могут выдать только служащие отеля. Но в случае утраты официальных бланков можно обратиться в специализирующиеся на продаже чеков фирмы. За небольшую плату данные фирмы предлагают подлинные отчетные документы для командировочных купить.
Находясь в командировке, сотрудник должен позаботиться о последующем возмещении всех сопутствующих расходов. Поэтому следует заранее уточнить, какие документы предоставляет гостиница за проживание. Кроме этого, необходимо уточнить в бухгалтерии своей компании, является ли счет гостиницы бланком строгой отчетности. В некоторых фирмах могут потребовать дополнительные бланки. Это необходимо уточнить заранее, чтобы иметь возможность запросить их в отеле проживания.

Документы, подтверждающие проживание в гостинице

Туристы, посетившие какой-либо город, или люди, приехавшие в гости или в командировку, нуждаются в отдыхе, поэтому задумываются о том, чтобы поселиться в гостинице. Но не все знают о том, что необходимо оформлять какие-либо документы, подтверждающие проживание в гостинице, кроме стандартных процедур оформления, которые заключаются в предъявлении паспорта и распечатывания брони, которая чаще всего имеет электронный вид. Кроме всего этого необходимо заполнить анкету гостя гостиницы.

Как заработать на командировке?

Отчетные документы командированным, официальный чек гостиницы за проживание.

Но для людей, прибывших в командировку, и решающих дела компании или предприятия, очень важным является правильное оформление документов, потому что, вернувшись в свой город, они должны не позже, чем через трое суток составить и принести в бухгалтерию своего предприятия расчет о том, какие расходы понесли, находясь в командировке.

Документы, которые подтверждают расходы за проживание

Если компания не имеет ответственного сотрудника, который организует служебные поездки, то человек, отправляющийся в деловую поездку, должен самостоятельно искать подходящую гостиницу, бронировать себе номер и оплачивать. А для того, чтобы вернуть денежные средства, затраченные на проживание в гостинице, сотрудник предъявляет бухгалтеру документы, подтверждающие его проживание в отеле, в которых указана дата прибытия и убытия из гостиницы.

Если в гостинице используется контрольно-кассовая техника, проживающим в ней людям выдается кассовый чек, к которому прикладывается документ с данными о проживающих лицах. Обязательно нужно проверять дату заезда в гостиницу и выселения из нее – даты должны соответствовать тем, которые указаны в транспортных чеках.

Если в гостинице не пользуются контрольно-кассовым аппаратом, то ее представители оформляют бланки строгой отчетности по форме, которая разработана в каждой гостинице индивидуально. И называют эти бланки по-разному: гостиничными чеками, ваучерами, квитанциями.

Документ, который подтверждает проживание в гостинице

Неважно, как называется документ, главное – в нем указывают следующее:

Как называется документ.

Его шестизначный номер.

Как называется организация, предоставляющая услугу.

Адрес нахождения организации.

Внизу бланка обязательно должна стоять печать ответственной за его выдачу организации.

Еще один важный момент заключается в том, что для изготовления бланка не должна использоваться обычная бумага, и информация не должна быть распечатана на принтере. Подлинный документ изготавливается в типографии на специальной бумаге, либо бумажный носитель бланка изготавливается автоматизированной системой, имеет отличительные знаки, благодаря которым подлинные бланки защищены от подделывания.

Перед тем, как отправляться в командировку в незнакомый город, найдите в интернете сайт подходящей гостиницы, ознакомьтесь со всеми необходимыми сведениями о ней. До того, как бронировать и оплачивать номер, можно позвонить административному сотруднику, который проинформирует вас о документах, какие выдаются в их гостинице и могут подтвердить пребывание в ней, а потом уточнить в бухгалтерии своего предприятия, достаточно ли будет для отчета данных документов.

Но не всегда можно предварительно ознакомиться с выдаваемой гостиницей документацией. Поэтому, если, выезжая из отеля, вы сталкиваетесь с нежеланием персонала выдавать вам соответствующие документы, то сделать ничего уже нельзя.
Вам останется только попросить персонал, чтобы переделали документ по нужной форме и утвердили, в соответствием с Постановлением правительства РФ от 09.10.2015 г. в котором приводятся новые Правила оказания гостиничных услуг, и описаны особенности, согласно которым данная документация выдается посетителям гостиниц.

Именно по этой причине рекомендуется ответственное отношение к отправлению у командировку. Планируйте предварительно, в какой гостинице лучше поселиться, ведь сегодня, благодаря наличию интернета, несложно ознакомиться с условиями, предлагаемыми гостиницами, чтобы выбрать оптимальный вариант.

Подтверждающие документы проживания в гостинице

Какие документы должна выдавать гостиница, чтобы подтвердить проживание в командировке для отчета?

По всем заданиям от своего руководства сотрудник должен отчитываться о их исполнении. Выезжая за черту города по поручению руководителя, работник компании должен заблаговременно позаботиться о том, чтобы при возвращении подтвердить документально свое проживание в служебной поездке. Можете скачать командировочное удостоверение с авансовым отчетом для России. Это правило действует обязательно для любого работника компании.

Проживание в отеле

Отправляясь по делам фирмы в другой город, сотрудник решает важнейшие вопросы для своей организации. Следовательно, он должен подумать о месте своего нахождения. При этом следует останавливаться в таком районе города, откуда было бы комфортно решать все служебные дела. Наиболее оптимальный вариант в этом случае – отель.

Какие документы должна выдавать гостиница командировочным, чтобы подтвердить факт их пребывания в данное время в гостинице? Обычно, это счет за оплату проживания.

Список документов

Счет из отеля для авансового отчета являет собой бланк формы 3г, который содержит такую информацию:

реквизиты гостиницы;
дату, название, номер составления бланка;
информацию о клиенте, который проживает в отеле, указывая точный срок пребывания;
расчет стоимости полностью – подтверждение затрат на проживания в отеле в служебной поездке;
печать отеля и подпись ответственного лица.

Для бухгалтера, работник после приезда, должен предъявить документы из гостиницы, которые подтверждают проживание, для авансового отчета также необходим будет кассовый чек. Конкретно этот чек, который выдан после полного расчета, послужит подтверждением расходов работника, которые ему нужно возместить.

Счет отеля без кассового чека

Счет отеля без кассового чека не считается документом, который подтверждает проживание. В данном документе также может указываться стоимость всех услуг дополнительно, которые оказаны работнику во время проживания в гостинице. Впрочем, оплата переговоров по телефону, стоимости обедов или завтраков, стоянка автомобиля или оплата проезда возмещаются работнику лишь в том случае, если это предусматривается договором или с личного согласия директора организации. Для этого нужно оформить командировочное удостоверение, а также авансовый отчет.

Документооборот отеля для отчетности

Для слаженной работы любой гостиницы в рамках закона, нужно правильное составление документов в гостинице. Вся работа в гостинице основывается на оказании клиентам определенных услуг. Чтобы устранить возможные конфликты в отношениях с клиентами, все услуги должны обязательным образом фиксироваться в гостинице в документах строгой отчетности. Перечень этих бланков может отличаться,
в зависимости от типа хозяйственной деятельности гостиницы. Каждая гостиница может показать документы и чеки, которые подтверждают проживание в отеле в служебной поездке, в 2-х вариантах:

документы регистрации компании;
внутриорганизационные документы гостиницы.

Во внутриорганизационные бланки включаются также документы, которые подтверждают затраты на отель, проживание и услуги дополнительно. Эти документы должны отвечать требованиям к оформлению, которые установлены в местонахождении гостиницы. Ведь конкретны такие, необходимы документы за проживание в отеле для бухгалтерии компании работника, чтобы ему возместили все расходы.

Как составляются документы в гостинице?

Эта документация может быть первичной и вторичной. В первичную входят бланки строгой отчетности. Чеки должны быть с официально зарегистрированными в налоговой службе ККМ. Чек из гостиницы для отчета считается очень важным, в нем отражается срок нахождения в гостинице, стоимость услуг дополнительно, наименование и так далее.

Вторичная документация – это разные бланки, форма которых устанавливается самим руководством гостиницы.

Главное предназначение чеков из гостиницы

В большинстве случаев, командировочные люди, приезжающие в другой город, проживают в отелях. Впрочем, некоторые предпочитают жить в съемных частных квартирах, при этом, не думая, что позже нужно будет подтверждать командировочные траты при составлении авансового отчета. Самому сделать чек в этом случае будет не просто, так как бланк имеет некоторые особенности. Подобный документ, как правило, состоит из гостиничного кассового чека и формы 3г. В бланке обязательным образом должно указываться название гостиницы, ИНН продавца услуг, печать заведения и подписи лиц, которые ответственны.

Гостиничная квитанция для служебной поездки на бумажном носителе обычно востребована среди сотрудников государственных учреждений. После приезда надо сдать бухгалтеру авансовый отчет на командировочные траты, пример составления которого, имеется в каждой компании. Этот отчет подтверждается конкретно гостиничным чеком, на основании которого работнику возмещаются все затраты на проживание и услуги гостиницы. Именно по этой причине, предоставлять документы из гостиницы, для лиц, отправленных в командировку 2016-2017 – это дело первоочередной важности.

Коммерческие фирмы могут пользоваться различными отчетными схемами. Некоторые заблаговременно выделяют работнику, который уезжает в служебную поездку, определенную сумму денег, предусматривающую затраты на проживание, питание, транспорт и так далее. Впрочем, случаются ситуации, когда срок отчета по командировочным затратам 2016-2017 проходит, а работник не может найти чеки из гостиницы. Следовательно, по согласию с директором, работник организации может пользоваться услугами компаний, которые предоставляют документы для отчета за гостиницу, для подтверждения оплаты услуг проживания.

Чек из гостиницы и официальную квитанцию для служебной поездки могут выдавать лишь служащие гостиницы. Но, если официальные бланки утрачены, можно обратиться в фирмы, которые специализируются на продаже чеков. За небольшую стоимость эти фирмы предложат вам купить для командировочных подлинные отчетные документы.

Пребывая в командировке, сотрудник должен подумать о последующем возмещении всех сопутствующих трат. Поэтому необходимо заблаговременно узнать, какие документы дает гостиница за проживание. Помимо этого, следует узнать в бухгалтерии своей организации, считается ли счет отеля бланком строгой отчетности. В некоторых компаниях могут попросить дополнительные бланки. Это все нужно узнать заблаговременно, чтобы успеть запросить их в гостинице проживания.

Поездка в командировку — это выезд в место, отдаленное от основного базирования работы. Сотрудника отправляют в командировку приказом директора организации .

В каких случаях возникает необходимость

Для любой командировки крайне важна корректно оформленная документация, она должна соответствовать требованиям законодательства РФ. Если раньше в пакет документов командированного сотрудника входило командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о работе, то с 2016 года пакет включает в себя совсем другую документацию.

Итак, сейчас командировка, связанная с исполнением служебных обязанностей, включает в себя:

Таким образом, в случае, когда поездка попадает в разряд служебных командировок, нужно должным образом оформить все необходимые документы. Это требуется для того, чтобы все расходы, которые сотрудник понесет во время поездки, были обоснованы и имели соответствующие подтверждения .

Любая организация вправе установить свои правила относительно необходимой для командировок документации. Количество и формы необходимых документов прописываются в локальном акте организации.

Составление приказа

Приказ – это фактически распоряжение руководителя о направлении в служебную поездку кого-либо из сотрудников. Как правило, каждая организация имеет свою, выработанную и утвержденную форму приказа, либо можно использовать унифицированную форму Т-9 (Т-9а, если командировка на несколько сотрудников).

В приказе должно быть прописано:

ФИО, должность, подразделение сотрудника;
куда отправляется сотрудник;
сроки поездки;
цель поездки.

Так же необходимо указать основание составления приказа , это может быть служебное задание, если оно составляется работодателем. В случаях, когда служебное задание не используется, основанием может служить номер договора с контрагентом либо реквизиты других документов.

Если необходимо выдать сотруднику денежные средства до командировки, то используется авансовый отчет . Документ заполняется в одном бланке и сдается в бухгалтерию.

Заполненная форма – документ, в котором указаны примерные суммы, необходимые на командировку сотрудника (проживание, проезд). По возвращению работник должен составить отчет и предоставить все подтверждающие расходы документы.

В случае если расходы превысили сумму, выданную под отчет, и работник имеет подтверждающие документы на перерасход, то ему выплачиваются средства, которые он израсходовал из личных денежных средств.

Если израсходовано на командировку меньше, чем выдано под отчет, то работник обязан внести в кассу остаток средств. Все подтверждающие документы крепятся к бланку отчета, авансовый отчет заверяется главным бухгалтером и руководителем и сдается в бухгалтерию.

Согласно статье 168 ТК РФ , сотруднику компенсируются расходы на аренду жилья, суточные, дополнительные затраты, связанные с пребыванием в другом населенном пункте, и траты, согласованные с руководством.

Оформление в табеле

Дни, которые сотрудник провел в командировке, в табеле отмечают буквой «К» , но количество часов не записывают, поскольку за работником сохраняется на это время средний заработок.

Если же командировка выпала на выходной/праздничный день, тогда в табеле прописывается «К-В» , и этот день подлежит оплате в двойном размере. При этом важно помнить, что работать в выходной день сотрудник может со своего согласия и на основании приказа руководителя.

Служебная записка

Служебная записка составляется, если нет других документов, подтверждающих расходы. В таком случае в записке делается отметка об организации, куда направляется сотрудник, времени его прибытия и убытия. Этот документ подтверждает факт пребывания работника на месте, фиксируя дату и время прибытия и возвращения.

Требуется в двух случаях :

Если сотрудник отправляется в командировку на личном либо арендованном транспорте;
Если у работника нет подтверждения о факте транспортировки и проживания.

Форма служебной записки не регламентирована законодательством , поэтому предприятие должно разработать форму самостоятельно. Сотрудник заполняет бланк служебной записки по возвращению из командировки.

Подтверждающая документация для гостиницы

С 21.10.2015 временное проживание в период командировки возможно исключительно при подписании соглашения , в котором должны быть прописаны стоимость и сроки проживания (в сутках).

Подтверждающими документами будут кассовый чек и счет на оплату услуг.

Перечень для бюджетной организации

Согласно законодательству, работодатель обязан оплатить работнику затраты на аренду жилья во время командировки. С целью экономии бюджетные учреждения компенсируют проживание по минимальным нормативам. Как правило, это не более 2000 руб. в сутки.

Для получения этих средств сотруднику необходимо оформить документы, подтверждающие затраты (справка, подтверждаемая кассовым чеком). В документах должно быть обязательно указано: наименование платежного документа, серия и номер, наименование организации, подписи и печати.

Квитанция должна быть распечатана с помощью автоматической системы и содержать необходимые пометки. Выплата происходит в ближайший платежный день. Оплата за аренду жилья может производиться и до отъезда, авансом.

Оплата за проживание в гостинице относится на подстатью 212 «Прочие выплаты» в соответствии с бюджетной классификацией.

Служебная квартира и аренда у родственников

По согласию с работодателем сотрудник может арендовать квартиру или комнату. В таком случае подтверждающим документом будет договор аренды и расписка о получении средств собственником жилья .

В случае если компания самостоятельно арендует квартиру для своих работников, то имеет смысл заключить долгосрочный договор с собственником жилья. В таком случае для командированного сотрудника подтверждением будет акт . Важно отметить в акте факт оплаты, иначе будет считаться, что сотрудник не понес расходов.

В случае, если работник захотел остановиться во время командировки у родственников, то подтверждающим документом может быть служебная записка или удостоверение . Важно, чтобы там были прописаны срок пребывания и подтверждение принимающей стороны.

В данном случае форма подтверждения не регламентирована.

Порядок оплаты за проживание с примерами

В случае, если работодатель оплатил проживание в гостинице безналичным расчетом, сотрудник не включает это в авансовый отчет.

Когда оплата услуг гостиница произведена безналичным расчетом, сумма не корреспондирует со счетом 71.

Пример : сотрудник Иванов А.А. был направлен в командировку на трое суток. Стоимость гостиницы на этот период составила 6000 руб. Организация оплатила проживание сотрудника безналичным расчетом на счет гостиницы.

Бухгалтерские проводки следующие :

Дт 76(60) Кт 51 – оплата гостиницы — 6000 руб.
Дт 26(20,44) Кт 76(60) – после утверждения авансового отчета, когда сотрудник оплачивает гостиницу самостоятельно и прикладывает соответствующие документы к отчету — 6000 руб.

Пример : Иванов А.А. был направлен в командировку и получил в подотчет сумму на оплату проживания в гостинице в размере 6000 руб.

Проводки:

Дт 20 Кт 71 — списаны расходы на проживание – 4920 руб.
Дт 19 Кт 71 — выделен НДС – 1080 руб.
Дт 68 Кт 19 — НДС к вычету – 1080 руб.

Бухгалтерский учет с проводками

Денежные средства на командировочные расходы сотрудник получает под отчет (после командировки он оформляет на эту сумму авансовый отчет)

Дт 71 Кт 50 — Выданы денежные средства под отчет.

В случае, если у сотрудника осталась сумма неиспользованной.

Дт 50 Кт 71 – Взнос в кассу неиспользованной подотчетной суммы.

Если же случился перерасход, и сотрудник потратил личные средства — после утверждения авансового отчета сотрудник получает потраченную им сумму.

Дт 71 Кт 50 – выдана сумма, перерасход подотчетной суммы.

Расходы на командировку относятся на бухгалтерские счета в зависимости от цели командировки. Если по расходам выделяется НДС (при наличии СЧФК), то сумму налога можно отнести на счет 19 и направить к вычету.

Бывает, что расходы работника работодатель не может возместить и вынужден удержать из зарплаты сумму (важно, что больше 20% удерживать нельзя). Либо работник вносит сумму через кассу.

Дт 70 Кт 71 – удержана сумма из зарплаты.
Дт 50 Кт 71 – внесена в кассу сумма.

Налоговый отчет

Лимит на суточные в 2018 году составил 700 рублей на командировки по России , 2500 рублей — для заграницы . Все суммы свыше лимита подвергаются вычету НДФЛ. Такой же лимит установлен на уплату страховых взносов.

Предприятия, работающие по УСН, рассчитывают командировочные по общей системе и принимают их в расходы. Расходы по УСН считаются на дату оплаты.

В случае, если сотрудник перерасходовал средства, то эта сумма вносится в книгу учета доходов и расходов в момент компенсации суммы сотруднику.

В случае ИП без работников на УСН: предприниматель не может учитывать расходы на командировку для своих поездок, потому что командировка – поездка сотрудника по приказу работодателя, а у ИП работодателя нет.

Дополнительная информация по командировкам представлена в данном видео.

Отчетные документы для командировочных

Сегодня процветание бизнеса почти невозможно без командировок и служебных поездок сотрудников компании. Они необходимы для решения важных производственных вопросов, положенных в основу деятельности организации. Чаще всего такие поездки финансируются из бюджета работодателя. Поэтому для отчетности работник, возвратившийся на рабочее место, должен составить подробный отчет о затратах денежных средств и передать его в бухгалтерию. Все отчетные документы для командировочных оформляются строго по правилам, так как они представляют важность для документооборота по расходам.

В каких случаях возникает необходимость оформлять отчетные документы для командировочных

Если появилась производственная необходимость отправить работника в командировку, нужно определить, кто из сотрудников компании сможет выполнить возложенную на него миссию. Речь идет не о полномочиях человека, а о некоторых ограничениях, предусмотренных Трудовым кодексом. Так, не допускается посылать в командировки следующих лиц:

Работников в период действия ученического договора, если командировка нарушает учебный процесс. То есть, если сотрудник уехал в командировку во внеучебное время или после обучения, это считается законным (ст. 203);

Беременных женщин (ст. 259 ТК);

Сотрудников, не достигших 18 лет, если они не относятся к творческим личностям, таким как спортсмен, артист или журналист, которые могут быть отправлены в командировку (ст. 268).

Женщины с малолетними детьми могут быть откомандированы предприятием при наличии их письменного согласия и отсутствия медицинских противопоказаний.

Работодатель обязательно уведомляет сотрудницу о том, что она вправе дать отказ. Такие же правила касаются и командировок:

Одиноких матерей и отцов, опекунов малышей возрастом до 5 лет (ст. 264 ТК);

Сотрудников, воспитывающих ребенка-инвалида;

Работников, которые ухаживают за больными родственниками, что подтверждает медицинское заключение (ст. 259 ТК).

Официально ездить в командировки имеют право только сотрудники, заключившие трудовые договоры с данной организацией.

Но таким правилом работодатели пренебрегают и отправляют в поездку:

Работников, оформленных по гражданско-правовому договору или соглашению;

Представителей компаний-партнеров, то есть лиц, которые не вступали с ними в какие-либо трудовые отношения.

В таких ситуациях документы на командировку не стоит оформлять . Однако возмещение затрат на поездку (командировочные расходы) и отчетные документы (учет этих расходов организацией) вполне реальны. Для этого нужно официально предусмотреть порядок компенсационных выплат и их взаимосвязь с выполненным участком работ.

Не так давно пакет служебной документации на поездку комплектовался на основании служебного задания, командировочного удостоверения и отчета о проделанной работе. Затем его усовершенствовали и расширили.

Теперь служебная командировка сопровождается следующими документами:

Приказ о командировке типовой формы, исполняющий роль поручения руководства.

Авансовый отчет или доклад об израсходованных средствах, подтвержденный соответствующими документами.

Табель рабочего времени с отмеченными днями командировки, за которые работник получает средний заработок.

Служебная записка, составляемая на тот случай, когда сотрудник использует для поездки свой личный автотранспорт.

Поговорим детальнее, для чего нужен каждый из выездных документов, и что следует за нарушениями в их оформлении.

Как составляется командировочный приказ?

В любой организации существует утвержденный типовой бланк приказа, предусмотренный Госкомстатом в Постановлении № 1 от 05.01.2004. В нем обязательно должны фигурировать Ф. И. О. работника, цель поездки и место назначения, дата выезда и его продолжительность.

Данный приказ утверждается работодателем, регистрируется в соответствующем журнале и передается на ознакомление будущему исполнителю.

Авансовый отчет

Чтобы работник смог приобрести билеты для поездки и забронировать номер в гостинице для проживания, ему выдаются подотчетные наличные деньги. При возвращении на предприятие он обязан сделать отчетные документы для командировочных, то есть заполнить бланк авансового отчета с документальным подтверждением всех своих расходов, оплаченных из полученной суммы.

Авансовый отчет подается в бухгалтерию не позднее 3-х дней со времени возвращения на рабочее место. Бухгалтеры проверяют правильность его составления и подлинность подтверждающих документов. Если замечаний и нарушений не обнаружено, выданная работнику сумма денег списывается и, соответственно, его расходы компенсируются.

Как оформляется командировка в табеле?

Дни отсутствия сотрудника, находящегося в командировке, проставляются в табеле рабочего времени под индексом «К» без указания фактически отработанных часов, что считается необязательным.

Когда работник по согласованию с руководством трудится в выходные дни или праздники, это обязательно указывается в табеле буквенным кодом «К-В», причем оплата за эти дни производится вдвое больше.

Как оформить служебную записку?

Когда сотрудник отправляется в служебную поездку на персональном автотранспорте, проездные билеты на него не оформляются. В данном случае по возвращению на работу он подает служебную записку с указанием продолжительности поездки (время отъезда и прибытия).

Расходы, понесенные во время командировки с использованием личного автомобиля (топливо, парковка), считаются служебными расходами и компенсируются работодателем. Списание суммы долга, подкрепленное только служебной запиской, не допускается. Должны присутствовать соответствующие отчетные документы для командировочных.

Для этого документа типовая форма не предусмотрена, он составляется в свободной форме, но обязательно содержит название организации, должность и Ф. И. О. работника, пункт назначения и срок командировки, данные об автомобиле, дата и подпись командированного.

Служебная записка оформляется, если сотрудник использует государственный, попутный или другой вид автотранспорта, а точнее ‒ при невозможности приобретения билетов для проезда.

Какие отчетные документы командировочных должен предоставить работник

В предоставленных сотрудникам бухгалтерии документах должны содержаться следующие сведения:

Суммы затрат на проживание (в гостинице, квартире, общежитии и др.);

Расходы на питание;

Издержки от пользования общественным транспортом;

Траты на телефонную и почтовую связь;

Стоимость топлива и ГСМ, если поездка совершалась работником на личном или служебном автомобиле.

Разумеется, по возвращению из командировки, сотруднику необходимо сделать отчетные документы для командировочных о результатах поездки. Они послужат основанием для расчета и возмещения ему понесенных затрат работниками бухгалтерии.

К документам, подтверждающим служебные расходы, относят:

Чеки (счета) на снятие жилья, занесенные в форму 3-Г (квитанция за гостиницу);

Проездные билеты к каждой поездке, предпринимаемой работником во время командировки;

Кассовые чеки по расчетам за продукты питания;

Фискальные чеки с АЗС;

Кассовые чеки на покупку необходимых товаров.

Помимо этих документов, сотрудник компании может предоставить в бухгалтерию еще и другие отчетные документы , например:

Акты о получении различных услуг, которые одобряются бухгалтерией только тогда, когда используемые услуги заранее согласованы с руководителем;

Договоры об аренде жилья, заключаемые в случаях, когда командированному работнику приходится снимать комнату (квартиру) взамен проживания в гостинице.

Указанные документы обязаны содержать детальные сведения с конкретными суммами расходов. В противном случае бухгалтерия не имеет права компенсировать сотруднику организации подобные расходы ввиду отсутствия размера суммы потраченных денег.

Следует помнить, что отчетные документы для командировочных сдаются в строго определенные сроки, утвержденные положениями КЗоТа. Любая организация вправе откорректировать общепринятый временной период внутренними нормативными актами.

Лучше всего урегулировать данный вопрос сразу же после выхода на работу по возвращению из командировки.

Возникают ситуации, когда сотрудников компании направляют в служебные поездки для участия в конференциях по обмену знаниями и опытом или на повышение квалификации . Вернувшийся работник обязан дополнительно предоставить бухгалтеру и кадровику такие документы:

Сертификат, выданный ему как участнику обучающего мероприятия;

Свидетельство (удостоверение, диплом) о повышении квалификации;

Организационные документы об обучении, включающие план и график мероприятий, на которые приглашен сотрудник;

Персональный отчет работника о полученном опыте (знаниях).

Обычно, подобная документация сдается сотрудником не позднее семи дней со времени приезда из служебной командировки

Поскольку все организации должны неукоснительно учитывать все командировочные расходы, отчетные документы или отчет сотрудника о командировке является обязательным . Только они служат основанием для компенсации компанией средств, затраченных во время поездки. Все расходы сотрудников учитываются в ежемесячном налоговом отчете, и малейшее несовпадение фактических и документально подтвержденных затрат грозит внушительными штрафами.

Бывают ситуации, когда командировочная документация теряется или случайно повреждается по вине самого работника предприятия или по неосторожности лиц, услугами которых он пользовался во время поездки. В любом случае, оперативно восстановить данные бумаги чаще всего проблематично, особенно человеку, пребывающему в незнакомом городе.

Для урегулирования подобных вопросов существуют специальные службы. К сожалению, они работают только в некоторых крупных населенных пунктах России. Оказавшись в такой щекотливой ситуации, сложно уложиться в отчетные сроки, установленные отечественным законодательством или локальной правовой базой компании.

При отсутствии достоверного подтверждения командировочных расходов бухгалтерия компании не имеет права возмещать их сотруднику. Любые денежные затраты должны отражаться в бухгалтерских отчетах с их обязательным документальным подтверждением.

Нужно помнить и то, что любые документы на оплату заполняются с указанием реквизитов компании работодателя.

Правильно составляя отчетные документы для командировочных и придерживаясь порядка их подачи, можно не беспокоиться о получении компенсации за все служебные расходы на поездку. Что касается обратной ситуации с утратой (порчей) отчетных документов, в этом случае можно ожидать лишь частичного возмещения затрат, даже при положительном исходе. Поэтому очень серьезно отнеситесь к любым документам, которые сопровождают вас в командировках.

Какие требовать отчетные документы с командировочных за проживание

Понятие «командировочные» подразумевает некую категорию расходов, помимо прочего включающую компенсацию аренды помещения для жилья. Все утвержденные нормы, условия и список сопроводительных документов отражены в законодательстве, правительственных нормативных актах и письмах Министерства финансов РФ.

Не так давно гостиничные счета были документами строгой отчетности. А бланки заполненной формы 3-Г полностью подтверждали получение услуг арендатором жилых помещений в определенный период времени и включали в себя все отчетные документы для командировочных.

Сейчас, после выхода 06.05.2008 Постановления Правительства № 359, все организации гостиничного комплекса могут самостоятельно формировать виды документации, подтверждающие фактическое проживание постояльцев.

Командированным сотрудникам предоставляется несколько вариантов размещения для проживания, таких как:

Номер в гостинице;

Квартира служебного пользования;

Самостоятельная аренда помещения;

Пребывание у родственников.

При этом избрание места размещения носит строго индивидуальный характер и обусловлено субъективными и объективными причинами.

Гостиничный номер

Располагаясь в оплаченном номере, командированные граждане могут иметь доступ ко всем бытовым и коммунальным услугам, которыми располагает гостиничный сервис.

Служебные квартиры

В этом случае наличие жилья, состоящего на балансе предприятий, которые по роду деятельности постоянно принимают специалистов со стороны, оправданно экономически.

К тому же командированным научным работникам (к примеру, преподавателям вузов) намного комфортнее находиться в бытовых условиях, наиболее приближенных к привычным.

При наличии у приглашающей стороны арендованного или служебного жилья, проблемы с размещением в гостинице отпадают.

У родственников

Большинство командировочных граждан предпочитают поселяться у родных или друзей. Такой вариант позитивно влияет на два фактора: экономичное решение бытовых проблем приезжих и их тесное общение с близкими людьми, которое выпадает нечасто.

Какие документы потребует работодатель?

Плановые отделы предприятий детально учитывают все расход на командировки.

Вернувшись на работу из поездки, сотруднику надлежит в течение 3-х дней сделать отчетные документы для командировочных, то есть составить авансовый отчет о расходах с приложением полученных чеков и квитанций о текущих расходах, после чего передать этот пакет документов в бухгалтерию организации.

Администратор гостиницы обязан выдать официальный документ для подтверждения проживания приезжего в одном из номеров отеля.

Бланк счет-расписки разработан в каждой гостинице индивидуально и обязательно включает следующие реквизиты:

Учредительные и банковские реквизиты;

Данные паспорта приезжего;

Срок пребывания;

Сумма оплаты за проживание в номере с указанием НДС;

Подпись руководителя с печатью.

Факт оплаты гостиницы подтверждается кассовым чеком или приходным кассовым ордером.

Кратковременное проживание командированных сотрудников в служебной или снятой квартире, как правило, требует безналичной оплаты согласно оформленному договору на аренду жилья.

По согласованию с руководством работник вправе заключить с собственником персональный договор найма принадлежащего ему помещения для временного проживания.

В этом случае арендный договор на квартиру (комнату) вместе с распиской об оплате официально доказывают факт найма жилья на время пребывания в командировке.

В общем виде документы для оформления представлены в таблице:

К сожалению, российский Налоговый кодекс не конкретизирует, какие бумаги могут официально подтвердить командировочные расходы и являют собой отчетные документы командировочных. Любые документы, оформленные в соответствии с требованиями бухгалтерского учета, должны рассматриваться налоговыми службами.

Как происходит оплата за проживание в командировке?

Затраты на снятие гостиничного номера для проживания в служебной поездке, подтвержденные счетом на его оплату, возмещаются полностью. Налоговый кодекс не ограничивает данный вид расходов на временное проживание. Единственный нюанс, привлекающий внимание налоговиков при проверках, ‒ это компенсация стоимости номера с повышенной комфортабельностью.

Во избежание подобных инцидентов следует предусмотреть в Положении о командировках, какими конкретно условиями могут пользоваться в отелях:

Рядовые сотрудники;

Администрация и руководители подразделений.

Счета за командировочное жилье обычных сотрудников, превышающие утвержденные нормы, принимаются бухгалтерией для оплаты в полном объеме со ссылкой на внутреннее Положение о командировках.

В налоговый отчет вносятся расходы в границах нормы.

Пример:

Ведущий маркетолог П. С. Петров отправлен в командировку для подписания договора на поставку промышленного оборудования сроком на два дня. Для авансового отчета он использовал документы об оплате проживания в номере «Люкс» с посуточной стоимостью 5500 руб. В то же время Положение о командировках гласит, что работникам среднего звена разрешено снимать гостиничные номера не дороже 3500 руб./сут.

При утверждении авансового отчета Петрову П. С. компенсировали расходы на проживание в сумме 5500 руб./сут. × 3 дн. = 16 500 руб.

Кроме того, был начислен НДФЛ и страховые взносы с суммы превышения:

3500 руб./сут. × 3 дн. = 10 500 руб. − разрешенный максимум расходов на жилье;

16 500 − 10 500 = 6000 руб. − облагаемая налогом сумма для вычисления страховых взносов и НДФЛ;

6000 × 13 % = 780 руб. − налог НДФЛ.

Страховые взносы:

6000 × 22 % = 1320 руб. − в ПФ;

6000 × 5,1 % = 306 руб. − в ФФОМС;

6000 × 2,9 % = 174 руб. − в ФСС;

6000 × 0,7 % = 42 руб. − в ФСС от несчастных случаев на производстве.

Как отчетные документы командировочных отражаются в бухгалтерском учете

Чтобы бухгалтеры могли документально учитывать затраты на командировки и компенсации выезжающим сотрудникам, используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» . В нем дебет счета показывает полученные работником суммы денег, а кредит отражает все расходы, возникшие у него в служебной поездке.

Неистраченную часть аванса, выданного работнику перед командировкой, он должен вернуть в бухгалтерию при возвращении, заполнив для этого приходный кассовый ордер. Эти командировочные расходы вносятся в отчетные документы, заполняемые для налоговой инспекции.

Если выданных денег оказалось недостаточно, и сотрудник истратил свои личные денежные средства, предприятие возмещает ему причиненные затраты сверх предварительного аванса, сопровождая это оформлением расходного ордера.

Проводки по расходам сверх выданного аванса

Дебет	Кредит	Название операции
		Выданы денежные средства под отчет
		Возвращены не истраченные денежные средства предприятию в кассу
		Выдана работнику сумма, потраченная им свыше выданного аванса

С учетом целей служебной поездки командировочные расходы разносятся в бухгалтерском учете по соответствующим счетам. Затраты на развлечения и культурные мероприятия подлежат учету как внереализационные расходы.

Когда в командировочных расходах показан НДС, о чем имеется документальное подтверждение с обособленным отдельной строкой налогом (бланки строгой отчетности, счет-фактура), данный НДС разносят на счет 19, после чего направляют его к вычету (если указанные расходы таковы, что уменьшают налоговую составляющую при определении налога на прибыль от продаж).

Бухгалтерские проводки командировочных расходов

Дебет	Кредит	Название операции
20 (23, 25, 26, 29)		Списаны командировочные расходы, связанные с основным видом деятельности производственного предприятия
		Списаны командировочные расходы, связанные с основным видом деятельности торгового предприятия
		Списаны расходы по командировке, связанные с приобретением основного средства
		Списаны расходы, связанные с приобретением материально-производственных запасов
		Списаны затраты по командировке, связанной с транспортировкой бракованной продукции
		Командировочные расходы, связанные с отдыхом и культурно-развлекательными мероприятиями
		Выделен НДС по командировочным расходам
		НДС направлен к вычету

Некоторые расходы командированных лиц могут быть не одобрены работодателем, и тогда эти затраты работник возмещает из собственной зарплаты (однако нужно учитывать, что сумма таких удержаний не должна превышать 20 % от его среднего заработка) или внесением наличных денег на расчетный счет либо в кассу организации.

Если определенные затраты работодатель самостоятельно оплачивает перечислением с банковского счета предприятия (к примеру, покупка билетов, бронирование отеля), то используются следующие проводки:

Дебет	Кредит	Название операции
		Оплачены затраты на командировку с расчетного счета работодателя
20, 23, 25, 26, 29 (44)		Списаны командировочные расходы после сдачи работником авансового отчета и утверждения его руководителем
		Выделен НДС по этим расходам (если выделяется)
		НДС по командировочным расходам направлен к вычету

Если работодатель самостоятельно покупает проездной билет для работника , его заносят на субсчет 3 для счета «Касса» № 50, выполняя при этом такие проводки:

Пример учета расходов на командировку:

Инженер Н. И. Сидоров откомандирован на 5 суток с выдачей ему подотчетной суммы 20 000 руб. Его суточные составляют при этом 1000 руб. По возвращению Сидоров Н. И. подает отчетные документы командировочных,то естьавансовый отчет, подтвержденный расходными документами:

Билеты на ж/д проезд в оба конца обошелся в 8000 руб., включая 1220 руб. НДС, где сам налог обособлен в отдельную строку;

Счет из отеля на 5000 руб., оформленный на соответствующем бланке строгой отчетности, включая 763 руб. НДС, который тоже вынесен в самостоятельную строку.

Бухгалтерские проводки по учету расходов на командировки:

Сумма	Дебет	Кредит	Название операции
			Выданы денежные средства под отчет из кассы
			Списаны расходы на билеты без учета НДС
			Выделен НДС по расходам на билеты
			НДС направлен к вычету
			Списаны расходы на гостиницу без учета НДС
			Выделен НДС по расходам на гостиницу
			НДС направлен к вычету
			Списаны суточные
			Работником возвращены оставшиеся денежные средства в кассу предприятия

Как отчетные документы командировочных отражаются в налоговом учете

Расходы на командировки в налоговой отчетности отражаются среди прочих расходов в соответствии со ст. 253 НК России. Дата авансового отчета считается датой подтверждения расходов на служебную поездку.

При вычислении налога на прибыль налоговая база может быть снижена на сумму командировочных затрат.

При налогообложении могут учитываться такие расходы (ст. 264, п. 1, п/п 12 НК):

Транспортные (проезд до пункта назначения в оба конца);

На проживание (расчет за гостиницу или аренду жилья);

Суточные затраты;

Оформление паспортов, выдачи виз и аналогичных документов;

Аэродромные и консульские сборы, налог за въезд, транзит, проход и прочие пошлины.

Добавочные затраты в отеле за обслуживание номера (химчистка, уборка, помощь носильщика), кормление в ресторане или баре, оздоровительные услуги (спортзал, бассейн, сауна) ‒ это не командировочные расходы, и в отчетные документы не вносятся, поэтому не снижают налоговую базу при вычислении налога на прибыль.

Условия и размеры компенсации расходов на командировки самостоятельно утверждаются предприятиями во внутренних нормативных актах.

Любые командировочные затраты учитываются при определении налога на прибыль, отчислений на НДФЛ и УСН в размере, прописанном локальными документами организации.

При вычислении данного налога документально подтвержденные расходы на командировки считаются на дату принятия отчетных документов для командировочных(в частностиавансового отчета).

НДС по командировочным расходам берется к вычету, если они:

Оплачены работником или организацией;

Имеют счет-фактуру.

Признание НДС к вычету по другим документам (помимо счета-фактуры), где он вынесен в отдельную строку, возможно для оплаты проживания и проезда командированного лица. К подобным документам принадлежат:

По проезду ‒ билет (в т. ч. электронный), маршрутный лист или квитанция (контрольный купон), чек за заказ легкового такси;

По проживанию ‒ бланк строгой отчетности.

Каждый из указанных документов вносится в книгу покупок.

Как с командировочных расходов платить страховые взносы и НДФЛ

1) Суточные деньги не облагаются:

Страховыми налогами в размерах, утвержденных внутренней нормативной базой организации;

НДФЛ в суммах, не более 700 руб. за каждый командировочный день внутри страны и 2500 руб. за границей.

Если суточные превышают данные ограничения, разницу в сумме следует внести в справку 2-НДФЛ (код 4800) в том месяце, когда утверждался авансовый отчет (отчетные документы для командировочных). В данной справке не отражаются суточные в размере, не подлежащем обложению НДФЛ.

2) Обязательно облагается страховыми взносами и НДФЛ компенсация стоимости:

Питания, включая его стоимость, которая выделена отдельно в гостиничном счете;

Проезда, когда до или после командировки работник находился в отпуске в пункте пребывания (т. е. не совпадают дата билетов и сроки командировки).

Если стоимость проживания и проезда в служебной командировке (включая такси, аэроэкспресс) документально обоснована, она полностью освобождается от обложения страховыми взносами и НДФЛ.

Что делать, если отчетные документы командировочных отсутствуют

Как быть, если утерян посадочный талон?

Данный документ подтверждает перелет пассажира. Его потеря может стоить вам отказа в компенсации. В этом случае нужно обратиться к служащим аэропорта с запросом подтверждающих документов.

Как быть, если в гостинице отсутствуют необходимые бумаги?

Некоторые гостиницы считают достаточным оформление счетов без выдачи чеков и приходных ордеров. Законодательство позволяет субъектам-предпринимателям, не использующим ККТ, работать со счетами как бланками строгой отчетности. Поэтому бухгалтерия не вправе отказать вам в приеме данного вида документального подтверждения. Чтобы не возникало сомнений, предварительно свяжитесь с забронированным отелем и выясните, что там выдают, и есть ли у них документы, которые вам нужны.

Чем доказать проживание в частной квартире?

Данный случай требует подачи командированным сотрудником договора аренды жилого помещения и акта оказанных услуг за подписями двух сторон. Передачу денег доказывает расписка хозяина квартиры.

Не знаете, как оформить отчетные документы для командировочных? Обращайтесь к нам в «Бизнес Ресурс». Мы оказываем квалифицированную юридическую поддержку малых и средних предприятий. Можем предложить бухгалтерское и правовое сопровождение бизнеса. Регион нашей деятельности ‒ СПб и пригород. Контактные телефоны для консультаций: