Образец претензии поставщику по браку товара. Претензия на некачественный товар: образец заявления и правила подачи Оформление уведомлений о наличии претензий поставщикам

При взаимодействии с партнерами принято корректно выражать свои нарекания по качеству услуг, непогашенной задолженности и прочим нарушениям обязательств по договору. В этом случае имеет смысл грамотно составить претензиальное письмо, в котором отразить суть требований и предложение по решению возникшей проблемы. Готовые примеры, правила составления и другая полезная информация – все это приводится далее.

Образец бланков можно скачать в конце статьи

Возникновение противоречий, как правило, можно разрешить без подачи искового заявления в суд. Основная цель как раз состоит в том, чтобы приложить максимальные усилия для того, чтобы избежать разбирательства в суде. Поэтому назначение этого документа следующее:

Сформулировать собственно претензию – конкретные нарекания к товару, услугам, задержке платежей и прочим важным моментам. При этом нарекания могут касаться невыполнения отдельных условий договора или вообще неисполнения своих обязанностей.
Донести до партнера свою позицию – как предполагается скорректировать ситуацию, какие решения вы ожидаете от своего контрагента.

Таким образом, в большинстве случаев при составлении текста нужно уделить внимание не только «негативной» части со своими требованиями и обоснованием недовольства, но и «позитивной», в которой делается конкретное предложение по разрешению проблемы.

Плюсы досудебного урегулирования ситуации очевидны:

можно сберечь время и деньги;
можно сохранить добрые отношения с надежным партнером, у которого наметились временные затруднения;
можно поднять и свою деловую репутацию как неконфликтного партнера, который имеет намерение и возможность разрешить все противоречия мирным путем.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Даже в случае дальнейшего обращения в суд будет правильным предварительно сформулировать свои нарекания и отправить их партнеру. Если эта мера и не возымеет действия, во время разбирательства можно будет предоставить документ как дополнительное доказательство того, что вы действительно предприняли попытку решить проблему без посредничества суда.

Кто может обратиться с письмом

При этом составить обращение могут все граждане и юридические лица:

Частные лица – граждане России и иностранцы.
Коммерческие компания и предприятия (в лице своих представителей, уполномоченных директором).
Общественные объединения и религиозные организации, прочие юридические лица.

Заявитель может обратиться как лично сам, так и направить своего представителя, действующего на основании доверенности. В последнем случае указываются данные доверенности – название и дата составления.

Последовательность действий при составлении

Прежде чем взяться за составление текста, важно грамотно проанализировать ситуацию, чтобы понять:

Какова цель написания обращения, какие требования уже есть к партнеру. Это и будет основным предметом обращения.
Как можно обосновать свои недовольства – нарушением норм законодательства, договоренностей письменного или устного характера.
Какие документы можно приложить для обоснования – копии договоров, чеков, квитанций, иные платежные документы.
Какой ущерб был нанесен – не только материальный, но и деловой.
Что вы конкретно можете предложить: с точки зрения законодательства или со своей точки зрения.

Требования к тексту

После того, как были получены четкие ответы на каждый вопрос, можно приступить к тексту. При его составлении можно опираться на общие правила делового этикета:

Стиль изложения – официально-деловой. Следует избегать художественных приемов, двусмысленных выражений, личных оценок конкретного человека и тем более негативных высказываний в его адрес.
Желательно составить текст на фирменном бланке компании в печатном виде.
Текст должен быть достаточно кратким, но в то же время содержать подробное описание претензии (по пунктам). Оптимально уложиться в 1-2 печатные страницы.
По ходу написания текста желательно постоянно ссылаться на конкретные пункты договора, нормы законодательства, прочие регламентирующие документы.
При написании предложения нужно также постараться максимально обосновать свои действия. Можно также корректно намекнуть на то, что в случае неисполнения обязательств вы оставляете за собой право и имеете намерение обратиться в суд.

Способ доставки

Используются самые разные способы доставки отправления, однако основная задача – получить документальное подтверждение получения письма. Это может быть:

уведомление о доставке;
расписка о вручении;
выписка из журнала регистрации входящей корреспонденции (ставится дата, название и номер документа).

Лично или с курьером (представителем компании или внештатным сотрудником).
С помощью Почты России – в этом случае нужно послать заказное письмо, в которое также приложить опись с описанием вложения (название документа, оригинал или копия, количество бумаг, общее количество страниц).
С помощью услуг частной почты – доставка по принципу «от двери до двери».

Как вариант, можно отправить сообщение и по факсу, но в этом случае вы не можете получить как таковое уведомление о вручении. Поэтому если есть реальная возможность судебных разбирательств в дальнейшем, лучше всего отправить именно по почте заказным письмом.

Срок ответа

В обще случае срок ответа составляет 30 календарных дней с момента вручения отправления адресату. Отсчет начинается с рабочего дня, который следует за днем вручения (дата указывается в уведомлении). При этом время доставки ответа не учитывается – т.е. контрагенту, партнеру дается ровно 30 календарных дней для того, чтобы сформулировать свой ответ.

Однако в некоторых случаях срок может быть уменьшен:

По закону «О защите прав потребителе» продавец должен предоставить ответ на обращение (или заявление претензионного характера) покупателя не позднее 10 рабочих дней .
В случае со спорами, связанными с ОСАГО, срок составляет 5 рабочих дней .
Наконец, во многих случаях партнеры изначально договариваются об особенностях досудебного разрешения своих разногласий. В частности, нередко прописывается и предельный срок ответа на обращение претензионного характера.

В отдельных случаях стороны могут договориться об увеличении сроков рассмотрения заранее и закрепить это в договоре. С другой стороны, по ходу самой ситуации, в зависимости от конкретных обстоятельств, может также понадобиться дополнительное время – например, для проведения экспертизы, лабораторных анализов и т.п.

В некоторых случаях (например, в связи с противоречиями по аренде) законодательство предписывает обязательный досудебный порядок урегулирования споров. В основном предполагается, что сторона, терпящая ущерб, должна сначала обратиться в своему партнеру по договору с письменным обращением. Если ответа в указанные сроки не поступило или ответ не устроил, то компания вправе сразу обращаться в суд.

Количество экземпляров

Количество экземпляров определяется по ситуации. Как минимум, письмо пишут в двух оригинальных экземплярах – один посылается контрагенту, другой остается на руках. При этом желательно зафиксировать факт отправки и в своем внутреннем журнале регистрации исходящей/входящей корреспонденции.

С оригинала допускается снимать любое количество копий. Эти копии компания может заверить – на всех страницах ставится печать и рукописная подпись уполномоченного лица. Заверение нотариусом необязательно.

Юридическая сила

Это тоже довольно важный и распространенный вопрос. На самом деле письмо нельзя считать документом, который имеет для какой-либо из сторон характер обязательного. В нем не содержится описание прав или обязанностей, потому что это не договор и не соглашение.

С другой стороны, именно оно – основное доказательство того, что компания (или частное лицо) действительно пыталась урегулировать свои разногласия в досудебном порядке. Опыт показывает, что большинство судей позитивно относятся к таким попыткам. С другой стороны, игнорирование обращения контрагентом – это определенная репутационная и даже судебная издержка для него.

Образец 2019 г.

В законодательстве не содержится четкого определения подобного документа и требований к его оформлению, поэтому при составлении следует исходить из реально сложившихся традиций делового документооборота, с учетом особенностей своей ситуации.

В «шапке» прописывается подробное название адресата и отправителя – официальное название компании, контактные данные, ФИО и должность лиц, которые переписываются, т.е. кто обращается и к кому. В случае с частными гражданами достаточно указать ФИО и адрес, контактные данные.
Далее прописывается название документа, оно начинается со слов «Письмо-претензия», а далее можно уточнить характер нареканий: например, «о возврате денежных средств», «о качестве товара», «о нарушении условий договора поставки» и т.п.
Далее идет собственно текст – во вступительной, описательной части следует кратко прояснить ситуацию: какой договор был заключен, когда, на каких условиях.
Затем формулируют претензию. Если их будет несколько, лучше перечислить списком или оформить в виде таблицы для более удобного восприятия получателем.
После этого описывают свои предложения – каким вы видите решение этой ситуации. Здесь же можно выразить надежду на то, что конфликт действительно будет разрешен без привлечения судебного разбирательства. С другой стороны – можно намекнуть на то, что в случае игнорирования обращения у вас не останется иного выбора.
После этого указывают приложения – т.е. количество, названия приложенных документов (копия договора, оригинал платежного поручения, чека и т.п.), а также количество страниц в многостраничных документах.
Ставится подпись, расшифровка подписи (фамилия, инициалы), прописывается должность обратившегося лица. Здесь же ставится печать, если компания использует ее в своем документообороте.

Бланк, который можно приспособить практически под любой случай, представлен ниже. А конкретные примеры рассматриваются в следующем разделе.

По сути, тональность текста зависит от ваших дальнейших планов. Если отношения с партнером достаточно дороги, лучше всего описать свои пожелания и нарекания в позитивном ключе – как выражение неудовлетворенности, но вместе с тем и надежды на плодотворное сотрудничество в будущем. Если же отношения явно зашли в тупик и был нанесен ощутимый ущерб, нужно рассматривать обращение как последний шаг перед подачей искового заявления. И свои намерения нужно ясно сформулировать и донести до партнера.

Виды претензий

Конкретный вариант оформления зависит от причины нареканий – т.е. какой именно договор был нарушен, чем именно недовольна компания. Далее рассматриваются реальные примеры и правила оформления наиболее распространенных обращений претензионного характера.

Возврат денежных средств

Это наиболее распространенная тематика. Обычно сторона изначально обращается с устной просьбой, но в большинстве случае получает отказ, поэтому вынуждена составить письменное обращение или даже сразу обратиться в суд – по своему усмотрению.

К особенностям составления подобного документа можно отнести следующие:

Возврат денежных средств – довольно серьезное требование, поэтому его необходимо тщательно обосновать, ссылаясь не только на заключенный договор, факт покупки, приложенные документы, но и определенные законодательные нормы – например, на закон «О защите прав потребителей» или Гражданский кодекс.
По этим же соображениям следует предельно конкретно расписать сумму, номер чека, платежного поручения, дату покупки/заключения договора и иные существенные условия с отсылкой к соответствующим документам.
Наконец, важно уточнить и сроки исполнения своих требований, которые тоже обосновываются законодательно. Например, в случае рассмотрения претензии в связи с возвратом средств за некачественный товар покупателю следует исходить из закона «О защите прав потребителей» (продавцу дается 10 рабочих дней для принятия решения).

Образец на который можно опираться как на готовый пример, представлен ниже.

Невыполнение условий договора

Это наиболее распространенная ситуация, связанная с разногласиями друг к другу представителей разных юридических лиц. Нередко с подобными замечаниями обращаются и частные лица, неудовлетворенные оказанными услугами. При этом разногласия могут быть по поводам:

нарушение отдельных пунктов договора;
невыполнение договора в целом;
отказ от своих обязательств на незаконных основаниях и т.п.

Структура обращения практически ничем не отличается, однако важно ссылаться на конкретные пункты договора, подробно описывать факты нарушения (дата, суть), но при этом стараться избегать определения вины, потому что это уже задача суда.

За образец составления можно взять такой пример:

Погашение задолженности

Подобное письмо чаще всего направляется банком своему клиенту или в адрес одной компании со стороны другой: в претензию ставится неполное погашение задолженности, нарушение сроков, способа перечисления суммы (не на тот счет) и т.п.

По качеству товара

В данном случае потерпевшей стороне необходимо подробно описать, почему она считает товар некачественным, сослаться на обязательства партнера по договору, а также определенные нормативные документы, например, ГОСТ, в которых подробно описаны требования к качеству. К этой же категории можно условно отнести те обращения, которые связаны с ситуациями недокомплекта, заводского брака, следов механических повреждений, связанных с некачественным оказанием услуг доставки и т.п.

Срыв срока поставки

Наконец, еще один вид обращения претензионного характера связан с грубым нарушением срока поставки. В этом случае сторона может описать тот ущерб, который был получен, а также указать свое намерение обратиться в суд. За основу можно взять следующий пример:

Составление претензионного обращения – это основная мера досудебного урегулирования, поэтому каждая компания должна иметь в виду, что правильное оформление документа дает дополнительное основание для надежды решить проблемы без посредничества суда.

Образец претензии по некачественному товару. По договору розничной купли-продажи, заключенного между заявителем и организацией, заявитель приобрела стол, уплатив за него денежные средства. Однако при приеме товара выяснилось, что товар был поставлен ненадлежащего качества, были выявлены недостатки, свидетельствующие о невозможности его использования, а именно: деформирован угол стола, на столешнице многочисленные царапины. С указанной проблемой заявитель обратилась к продавцу, однако ее обращение результата не принесло. Заявитель требует расторгнуть договор розничной купли-продажи и выплатить ее денежные средства.

ООО «______________»
________________________________

От: ______________________________
______________________________________

ПРЕТЕНЗИЯ

По Договору розничной купли-продажи № _______ от _________ года, заключенного между мною - _____________________ и ООО «_________», я приобрела стол __________, уплатив за него денежные средства в размере ___________ рублей.
Факт внесения денежных средств подтверждается товарным чеком № ___________ от _________ года, а также кассовым чеком от __________ года.
В данном случае договор розничной купли-продажи соответствует требованиям ст. 492 ГК РФ, в соответствии с которой по договору розничной купли-продажи продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность по продаже товаров в розницу, обязуется передать покупателю товар, предназначенный для личного, семейного, домашнего или иного использования, не связанного с предпринимательской деятельностью.
Договор розничной купли-продажи является публичным договором.
Согласно ст. 493 ГК РФ если иное не предусмотрено законом или договором розничной купли-продажи, в том числе условиями формуляров или иных стандартных форм, к которым присоединяется покупатель (статья 428), договор розничной купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека или иного документа, подтверждающего оплату товара..
Кроме этого, мною была оплачена доставка и сборка мебели на общую сумму ________ рубля, что подтверждается квитанцией на доставку № _________ от _________ года и квитанцией на сборку № ________ от __________ года.
В соответствии со ст. 469 ГК РФ, продавец обязан передать покупателю товар, качество которого соответствует договору купли-продажи.
При отсутствии в договоре купли-продажи условий о качестве товара продавец обязан передать покупателю товар, пригодный для целей, для которых товар такого рода обычно используется.
Однако при приеме товара выяснилось, что товар был поставлен ненадлежащего качества, были выявлены недостатки, свидетельствующие о невозможности его использования, а именно: деформирован угол стола, на столешнице многочисленные царапины.
С указанной проблемой я обратилась к Продавцу, однако моё обращение результата не принесло.
Согласно ст. 4 Закона РФ «О защите прав потребителей» продавец обязан продать потребителю товар, соответствующий по качеству обязательным требованиям стандартов, условиям договора, обычно предъявляемым, а также информации о товарах.
В соответствии со ст. 18 упомянутого Закона, потребитель в случае обнаружения в товаре недостатков, если они не были оговорены продавцом, по своему выбору вправе:
потребовать замены на товар этой же марки (этих же модели и (или) артикула);
потребовать замены на такой же товар другой марки (модели, артикула) с соответствующим перерасчетом покупной цены;
потребовать соразмерного уменьшения покупной цены;
потребовать незамедлительного безвозмездного устранения недостатков товара или возмещения расходов на их исправление потребителем или третьим лицом;
отказаться от исполнения договора купли-продажи и потребовать возврата уплаченной за товар суммы. По требованию продавца и за его счет потребитель должен возвратить товар с недостатками.
При этом потребитель вправе потребовать также полного возмещения убытков, причиненных ему вследствие продажи товара ненадлежащего качества. Убытки возмещаются в сроки, установленные настоящим Законом для удовлетворения соответствующих требований потребителя.
Указанные требования предъявляются потребителем продавцу либо уполномоченной организации или уполномоченному индивидуальному предпринимателю.
Потребитель вправе предъявить требования изготовителю, уполномоченной организации или уполномоченному индивидуальному предпринимателю, импортеру.
Отсутствие у потребителя кассового или товарного чека либо иного документа, удостоверяющих факт и условия покупки товара, не является основанием для отказа в удовлетворении его требований.
Продавец (изготовитель), уполномоченная организация или уполномоченный индивидуальный предприниматель, импортер обязаны принять товар ненадлежащего качества у потребителя и в случае необходимости провести проверку качества товара. Потребитель вправе участвовать в проверке качества товара.
Таким образом, в настоящее время я имею все законные основания потребовать расторжения договора розничной купли-продажи и возврата денежных средств в полном объеме.

На основании изложенного, -

ТРЕБУЮ:

1. Расторгнуть договор розничной купли-продажи № _________ от ___________ года, заключенный между мною - _____________________ и ООО «_____________».
2. Выплатить мне денежные средства, внесенные в счет стоимости товара в размере _________ рублей в полном объеме; денежные средства за доставку и сборку мебели в размере _________ рубля, а всего ________ рубля.

Сообщаю Вам, что в случае отказа в удовлетворении моих требований, я буду вынуждена обратиться с исковым заявлением в суд для защиты своих прав и законных интересов. В этом случае к сумме судебного иска будут добавлены судебные расходы, в том числе и расходы на услуги представителя, пени, компенсация морального вреда, что будет представлять для Вас дополнительные расходы.

Ответ на претензию прошу направить по адресу: ________________________________________________ в 10-дневный срок.

С уважением,

____________________

В настоящее время деловые отношения принято оформлять с помощью договора. Как бы вы не доверяли бизнес-партнеру, закрепите вашу сделку на официальной бумаге, чтобы защитить свои интересы в конфликтных ситуациях. В этом документе подробно расписываются условия, сроки и оплата за предоставление товара или услуги.

Как правило, в договоре, заключаемом между сторонами, должны быть прописаны способы и порядок досудебного разрешения спорных ситуаций. Претензия поставщику может быть написана в случае нарушения договора, например:

деньги были перечислены на счет, а товар так и не поступил;
прибыл товар, не соответствующий нормам качества, или с браком;
товар был заменен или испорчен по вине поставщика;
нарушение сроков поставки.

Подробно остановимся на ситуации, когда прибывший товар оказался с браком. Закон о защите прав потребителей находится на стороне клиентов, поэтому пострадавшая сторона, с помощью претензии, может потребовать от поставщика следующих действий:

бесплатно заменить продукт на аналогичный;
провести замену на другой товар с возможностью доплаты;
снизить стоимость приобретенной вещи;
устранить дефекты за счет поставщика;
полностью расторгнуть деловые отношения между сторонами.

Если устное обращение к контрагенту не дало никаких результатов или он придумывает необъективные причины для отказа, то следует написать претензионный акт по качеству товара.

Как составить претензию

Жалоба поставщику на некачественный товар оформляется в письменном виде, законодательством Российской Федерации не предусмотрено четкой структуры бланка, но старайтесь придерживаться общих правил, чтобы исключить возможность двойного понимания текста и указать все важные моменты.

Четко и подробно формулируйте претензии и требования к поставщику, избегайте слишком эмоциональных предложений.
В жалобном акте необходимо указать все виды ожидаемых компенсаций, включая пени, неустойки и дополнительные расходы.
Для обоснования недовольства используйте ссылки на нарушенные статьи законов.
Дополните свое обращение подтверждающими документами: договором, квитанциями, результатами проверок.
Указывайте конкретные сроки, в течение которых поставщик должен принять меры для урегулирования ситуации.

Если организация регулярно сталкивается с необязательными поставщиками, то целесообразно завести специальный журнал, куда будут записываться все претензионные акты и ответные действия контрагентов.

Полное название и адрес фирмы-контрагента.
Подробное описание проблемы, вынудившей обратиться к поставщику.
Требования пострадавшей стороны, а также формы компенсации.
Дата написания претензии и ее номер.
Сроки, данные поставщику для мирного урегулирования конфликта.
Личные данные и телефон уполномоченного лица.

Важно! Покупатель вправе выбрать наиболее удобный ему способ компенсации: в некоторых ситуациях от поставщика потребуется просто доставить заказ, компенсировав при этом просроченное время.

Некачественный товар должен быть заменен за счет поставщика, который дополнительно оплачивает повторную транспортировку продукции к клиенту или от него.

Куда отправить претензию, и сроки ее рассмотрения

Проще всего послать жалобу заказным письмом – получение уведомления станет гарантией того, что контрагент получил ваш претензионный акт.

При использовании курьерской службы для передачи документа попросите ее сотрудников на втором экземпляре бланков записать дату, данные принявшего бумагу сотрудника и входной номер, присвоенный акту.

Срок ожидания ответа от поставщика не должен превышать 30 календарных дней. Компании, которые ценят своих клиентов и репутацию, решают все вопросы в более сжатые сроки.

Если в течение месяца претензия так и осталась без ответа или компенсация за неудобства не удовлетворила покупателя, то он может обращаться в вышестоящие инстанции, например, суд.

Одна из самых популярных форм выражения недовольства покупателем – это претензионное письмо о возврате некачественного товара. Некачественным товаром считается тот, что по указанным причинам не выполняет свои функции или не удовлетворяет основные заявленные требования. Чтобы составить юридически правильную рекламацию о возврате, необходимо использовать образец претензионного письма о некачественном товаре, знать законодательную базу и четко описать, в каком месте покупка оказалась бракованной.

Интересы покупателей на государственном уровне полностью защищает Гражданский кодекс РФ и соответствующий закон о защите прав потребителей. В нем четко указывается, что если после приобретения, покупатель обнаруживает недостатки, повреждения (полученные в магазине, в процессе транспортировки или изготовления), а также заводской брак, он имеет полное право вернуть его обратно в магазин и получить обратно потраченные на него деньги в полном объеме.

За некачественный товар покупатель имеет право вернуть деньги

Претензия имеет срок действия на весь гарантийный период, указанный в документации. Если гарантийный срок отсутствует, то он устанавливается законом автоматически на два года со дня покупки товара.

Основные законные положения, которые защищают покупателя, следующие:

Статья 21 в законе «О защите прав потребителя».
Статья 475 Гражданского кодекса РФ.

Статья 309 ГК РФ гласит о том, что продавец должен выполнять свои обязательства перед покупателем, согласно закону.
В статье 310 ГК РФ указывается, что односторонний отказ от выполнения своих обязательств не допускается.
В законе о «Защите прав потребителей» четко написано, что доставку крупногабаритных грузов (товаров) осуществляет продавец за свой счет. Если такая услуга отсутствует, то продающая сторона должна ПОЛНОСТЬЮ перекрыть расходы потребителя на транспортировку после соответствующего требования.
Статья 503 ГК РФ описывает, что клиент имеет полное право вернуть некачественный товар на точку продажи, если в гарантийный срок был обнаружен брак.
В 18 статьей того же закона «О защите прав потребителей» говорится, что продавец ОБЯЗАН принять некачественный товар и вернуть деньги, даже если у покупателя отсутствует товарный или кассовый чек.

Действия перед написанием рекламации

Перед тем, как составить претензионное письмо, образец которого находится далее, необходимо разобраться с основными понятиями и его структурой. В обращении необходимо четко описать обнаруженный брак и попросить продавца устранить нарушение (обменять товар или вернуть деньги – по желанию потребителя).

В письме нужно указать официальное название компании, а также при возможности фамилию руководителя, которому будет передана рекламация. Найти данные управляющего можно в уголке покупателя (он обязан быть в каждом магазине), спросив у продавцов или консультантов, а также на сайте предприятия, если такой имеется.

После соглашения продавца на возмещение убытков, есть два варианта решения ситуации:

Покупателю возвращается полная стоимость купленного товара.
Товар обменивается на аналогичный, но хорошего вида и качества.

Образец претензии

ВАЖНО! Претензия не рассматривается, если покупатель хочет обменять надлежащий продукт.

Также перед началом составления письма (это также касается претензии поставщику по качеству товара), нужно определиться с тремя основными вопросами:

Каким образом был куплен товар: через договор или в точке розничной продажи?
Сохранились ли какие-либо документы, подтверждающие приобретение: товарный или кассовый чек, акт приема передачи?
Вписывается ли претензия в рамки гарантийного срока, и указан ли он вообще?

Еще одна ситуация, в рамках которой рекламация не может быть рассмотрена, происходит, когда покупатель был заранее оповещен о недостатках продукта (такое часто случается на распродажах или акциях). В таком случае оповещение подтверждается покупателем документально, и копия акта остается у продавца.

Что указывать в рекламации

О того, как покупателю написать письмо-претензию поставщику (образец находится в конце статьи), зависит исход решения дела. Этим действием он дает понять продавцу, что, если его законное право не будет удовлетворено, он обратится в суд, и конфликт будет решаться на более высоком уровне.

Потребитель имеет право составлять документ по своему усмотрению, однако, с обязательным указанием деталей о некачественной услуге или плохом товаре. Продавцы всячески избегают ответственности и обязательств, часто нарушая закон. Обезопасить свои интересы помогут следующие простые шаги:

Рекламация должна быть написана в двух экземплярах. Одна передается руководству поставщика, вторая (с пометкой о том, что первую получили – подойдет роспись представителя компании) остается на руках у клиента.
В документе четко прописываются: дата, время, место (адрес) покупки, а также детальное описание обнаруженного брака.
Дополнительно нужно указать заявленные характеристики товара (их перечень зависит от конкретного товара, но практически все данные можно взять на сайте производителя). В эту же графу вписывается серийный номер бракованного товара.
Отдельно в обязательном порядке идет перечисление недостатков продукта, с подробным рассказом о том, при каких обстоятельствах и когда они были обнаружены.
В конце нужно четко прописать просьбу о замене (или возвращении денег) некачественного товара, сделав акцент на том, что ввиду брака не представляется возможным им полноценно пользоваться.
Не стоит забывать и об упоминании ОБЯЗАТЕЛЬНОЙ экспертизы продукта за счет продавца с целью установления происхождения неполадки.
Все пункты претензии подкрепляются соответствующими нормативными актами, законами и документами.
Подтвердить наличие документа об оплате. Если чек отсутствует, настаивать на том, что продавец обязан принять некачественный товар без него.
Если фактический вес товара больше 5 килограмм, прописывается выбранный покупателем способ его доставки.
Документ подкрепляется подписью автора (расшифровка инициалов обязательна).

СОВЕТ! Все мысли, аргументы и факты нужно выкладывать четко, просто и лаконично. Не нужно «лить воду» и расписывать претензию на несколько страниц.

Претензию лучше всего составить в двух экземплярах

Структура претензионного письма

Скорость решения проблемы определяется правильностью составления документа. В нем не должно быть грубостей, хамства и матов, однако предпочтительнее, чтобы он был написан «жестким» языком. Строгий шаблон письма отсутствует, но нижеприведенные образцы для юридических и физических лиц, помогут составить обращение корректно.

Сам бланк-заявка о замене некачественного товара должна иметь следующую структуру:

Вступление, в котором необходимо указать данные о продавце. Где их взять, было описано выше. Также в качестве источника подойдет договор купли-продажи.
Основная часть. В ней прописываются обстоятельства и условия покупки, характеристики товара, а также время и ситуация, когда брак был обнаружен.
После «тела» документа, все заявленные слова подкрепляются законодательной базой. Следует четко указать источник и номер статьи, на которую ссылается данная претензия.
В заключение прописываются требования к продавцу: обмен некачественного товара или возврат средств.

Образец, как правильно составить письмо-претензию

В данном подразделе приведены два варианта образцов писем-претензий о некачественном товаре. В них есть небольшие отличия, так как один предназначается для физических (частных) лиц и касается их личных покупок в магазинах. Вторая рекламация пригодится юридическим лицам и руководителям предприятий, которые будут составлять документ для поставщиков некачественного товара.

Претензия - это документ, на основании которого происходит досудебное урегулирование споров между сторонами.

Заключая любую сделку, стороны оформляют отношения между собой договором, в котором стараются оговорить все возможные ситуации, которые могут возникнуть между сторонами в процессе осуществления такого договора.

Договора должны составляться в соответствии с Гражданским кодекса Российской Федерации (далее ГК РФ). Так, например, прежде чем отгрузить товары покупателю, продавец, как правило, заключает с ним договор поставки, который регулируется статьей 506 ГК РФ:

"По договору поставки поставщик-продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием".

Как и любой другой договор, договор поставки устанавливает сторонам права и обязанности. На практике нередки случаи, когда одна из сторон нарушает принятые на себя в соответствии с договором обязанности или выполняет их ненадлежащим образом. Такой стороной может быть и поставщик, и покупатель.

Если покупатель нарушает свои обязанности, то поставщик может также использовать для защиты своих прав претензионный порядок разрешения спора. При этом поставщик обращается непосредственно к покупателю с требованием об изменении, исполнении или расторжении договора, о возмещении убытков, уплате неустойки или применении иных мер гражданско-правовой ответственности.

Претензионное урегулирование споров между сторонами обязательно в следующих случаях:

когда такой порядок установлен Федеральным законом;
когда такой порядок предусмотрен договором.

В соответствии с пунктом 5 статьи 4 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации:

"Если для определенной категории споров федеральным законом установлен претензионный или иной досудебный порядок урегулирования либо он предусмотрен договором, спор передается на разрешение арбитражного суда после соблюдения такого порядка".

То есть организации могут обратиться в арбитражный суд только после того, как был соблюден претензионный порядок. Если же организации напрямую обращаются в судебные органы, то в этом случае арбитражный суд вправе вернуть исковое заявление.

Надо сказать, что судебная процедура разрешения споров по исполнению договора поставки достаточно длительна. Она связана с различными материальными затратами истца, например с уплатой государственной пошлины, кроме того, "бегание" по различным инстанциям требует большого терпения и времени.

Если же предъявить претензию, то часть разногласий между поставщиком и покупателем можно разрешить быстрее и безболезненнее, чем в арбитражном суде. Поэтому хочется посоветовать организациям, заключая различные виды договоров, предусмотрите в них претензионное урегулирование разногласий.

Заключая договор, можно оговорить отдельным пунктом, что любые споры между сторонами первоначально решаются путем предъявления претензии, либо установить досудебный порядок только для каких-то определенных разногласий, например, в случае просрочки покупателем оплаты поставленного товара применяется досудебный претензионный порядок.

Однако, если между контрагентами заключен договор, в котором не оговаривается претензионное урегулирование споров, то выбирать не из чего, придется сразу обращаться в арбитраж.

Итак, если договором поставки не установлено, что поставщик обязан предъявлять покупателю претензию при нарушении своих прав, то спор может быть разрешен сразу в судебном порядке. Если же договором предусмотрен претензионный порядок разрешения споров, то сторона обязательно должна его придерживаться.

Федеральным законодательством предусмотрен только один случай, когда досудебное урегулирование споров по договору поставки обязательно, независимо от того, установлено оно договором или нет. Это одностороннее расторжение или изменение договора.

По общему правилу изменение или расторжение договора возможно по соглашению обеих сторон (статья 450 ГК РФ):

1. "Изменение и расторжение договора возможны по соглашению сторон, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом, другими законами или договором.

2. По требованию одной из сторон договор может быть изменен или расторгнут по решению суда только:

при существенном нарушении договора другой стороной;
в иных случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, другими законами или договором.

Существенным признается нарушение договора одной из сторон, которое влечет для другой стороны такой ущерб, что она в значительной степени лишается того, на что была вправе рассчитывать при заключении договора.

3. В случае одностороннего отказа от исполнения договора полностью или частично, когда такой отказ допускается законом или соглашением сторон, договор считается соответственно расторгнутым или измененным".

Как видно из текста данной статьи, договор может быть расторгнут в одностороннем порядке, если одна из сторон допустила существенное нарушение его условий. Значит, если покупатель допустит существенное нарушение договора поставки, то продавец имеет право расторгнуть его в одностороннем порядке.

В отношении покупателя существенными нарушениями договора поставки являются: неоднократный срыв сроков оплаты товаров; неоднократная невыборка товаров. Судебно-арбитражная практика признает нарушение неоднократным, если оно было совершено не менее двух раз.

Однако для одностороннего отказа от исполнения договора поставки одного только факта существенного нарушения недостаточно. Поставщик должен еще и сообщить покупателю о своем намерении расторгнуть (изменить) договор (пункт 4 статьи 523 ГК РФ):

"Договор поставки считается измененным или расторгнутым с момента получения одной стороной уведомления другой стороны об одностороннем отказе от исполнения договора полностью или частично, если иной срок расторжения или изменения договора не предусмотрен в уведомлении либо не определен соглашением сторон".

Предположим ситуацию, что по договору поставки покупатель несколько раз срывал сроки оплаты, в конечном итоге поставщик был вынужден в одностороннем порядке расторгнуть данный договор и в результате понес какие-то убытки. Например, данная партия товара была продана другому лицу, но по более низкой цене, которая предполагалась расторгнутым договором.

В такой ситуации продавец имеет право предъявить своему бывшему контрагенту претензию о возмещении убытков, руководствуясь пунктом 2 статьи 524 ГК РФ:

"Если в разумный срок после расторжения договора вследствие нарушения обязательства покупателем продавец продал товар другому лицу по более низкой, чем предусмотренная договором, но разумной цене, продавец может предъявить покупателю требование о возмещении убытков в виде разницы между установленной в договоре ценой и ценой по совершенной взамен сделке".

Таким образом, если покупатель нарушает свои обязанности по договору поставки, то продавец имеет право на выставление претензии. Наиболее распространены случаи, когда поставщик может выставить претензию покупателю, когда покупатель: отказался принять товар от поставщика; не сделал своевременную выборку товара; не представил отгрузочную разнарядку; не оплатил товар или оплатил его несвоевременно; не вернул тару поставщику; не застраховал товар.

Оформление претензии.

Претензию предъявляют в письменной форме. Ее подписывают: гражданин- предприниматель без образования юридического лица (в соответствии со статьей 23 ГК РФ - индивидуальный предприниматель), если он является поставщиком товара; руководитель предприятия или его заместитель, если поставщик товара - юридическое лицо.

Претензию оформляют в произвольной форме, но в ней обязательно должны содержаться следующие сведения.

1. Какие конкретно требования поставщик предъявляет к покупателю.
Например: "Просим уплатить задолженность и пени за просрочку оплаты поставленного товара".
2. Если претензия подлежит денежной оценке, то указывают сумму претензии, ее расчет. Сумма претензии состоит из суммы основного долга и неустойки (пеней или штрафа).
3. Если договор поставки не предусматривает срок, в течение которого следует рассмотреть претензию и ответить на нее, то этот срок нужно указать непосредственно в тексте претензии.
4. На каких обстоятельствах основываются требования поставщика и доказательства, подтверждающие их. Здесь нужно сделать ссылку на соответствующие нормы законодательства.
5. Перечень прилагаемых к претензии документов, а также иные сведения, необходимые для урегулирования спора.

К претензии нужно приложить копии документов, подтверждающих предъявленные требования, или выписки из них.

Поставщик может вести журнал учета претензий и исков, предъявленных предприятием. В журнале в сжатой форме излагается вся информация, касающаяся претензий и их дальнейшего рассмотрения, а также предъявленных впоследствии исков в суд.

В исковом заявлении должны содержаться сведения о соблюдении претензионного порядка урегулирования спора с ответчиком, когда такой порядок обязателен.

Доказательством служат копия претензии и документ, подтверждающий, что претензия была направлена ответчику. При этом независимо от того, была ли претензия получена покупателем, досудебный порядок будет считаться соблюденным.

Документом, подтверждающим направление претензии, может быть:

квитанция или иной почтовый документ об отсылке (желательно, );
второй экземпляр претензии с отметкой (входящим номером, датой, печатью и подписью должностного лица) фирмы-покупателя о получении материалов.

Если покупатель в установленный срок не удовлетворит требования, заявленные в претензии, или не ответит на нее, то возникает право обратиться с иском в арбитражный суд.

Хочется еще немного остановиться на вопросе отражения в бухгалтерском и налоговом учете штрафных санкций.

Штрафы, пени, неустойки за нарушение условий договоров в бухгалтерском учете включаются в состав внереализационных доходов или расходов, в соответствии с пунктом 12 ПБУ 10/99. Они относятся в дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 2 "Прочие расходы". В налоговом учете это также внереализационные доходы или расходы, в соответствии с подпунктом 13 пункта 1 статьи 265 Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ).

Предъявленные санкции бухгалтер отражает на дату их признания организацией либо на дату вступления в законную силу решения суда (подпункт 8 пункта 7 статьи 272 НК РФ и пункт 76 Положения по ведению бухгалтерского учета).

До тех пор, пока долг не признан либо решение суда не вступило в силу, организация доходы или расходы в учете не отражает (Решение Высшего арбитражного суда Российской Федерации от 14 августа 2003 года №8551/03 "О признании недействующим второго предложения абзаца второго пункта 1 раздела 4 "Доходы" "Методических рекомендаций по применению главы 25 "налог на прибыль организаций" части второй Налогового кодекса Российской Федерации".

В соответствии со статьей 203 ГК РФ для признания долга должник должен совершить конкретные действия, например, написать контрагенту письмо о согласии уплатить санкции, подписать двусторонний акт и тому подобное.