Варианты расположения реквизитов на бланке документа. Примеры оформления общего бланка

Новая страница 1

Изменился состав реквизитов бланков. Теперь он следующий:

Государственный герб Российской Федерации;

герб субъекта Российской Федерации;

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

код организации;

основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

наименование организации;

справочные данные об организации;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

место составления или издания документа.

Сразу же следует сделать несколько пояснений.

Вновь введенные реквизиты «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» и «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)», как и ранее существовавший реквизит «Код организации», в привычном понимании этого слова реквизитами не являются, так не имеют собственного места на бланке, а указываются только в бланках писем в составе справочных данных наряду с почтовым адресом организации, телефонами и другими сведениями.

Для реквизитов «Дата документа», «Регистрационный номер документа» и «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» в бланках проставляются лишь специальные отметки, содержательная составляющая реквизитов вносится при составлении и оформлении документа.

Рассмотрим, какие требования к бланкам документов и оформлению реквизитов бланка содержит новый стандарт.

Для изготовления бланков ГОСТ Р 6.30-2003 разрешает использовать бумагу двух форматов – А4 и А5 (размер А4 в мм – 210х297, А5 – 148х210). Основное назначение бланка формата А5 – использование его для документов с небольшой текстовой частью, когда использование бланка А4 экономически не оправдано. Формат А5 целесообразно использовать для бланков писем с небольшим текстом.

Размеры служебных полей в документах не изменились. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает такие же минимальные размеры служебных полей на документах, как и ранее действовавший стандарт: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее.

ГОСТ Р 6.30-2003 разрешает изготавливать бланки с угловым и продольным расположением реквизитов, поэтому, как и в ранее действовавшем стандарте, в приложении к ГОСТу приведены две схемы расположения реквизитов и, соответственно, образцы бланков с угловым и продольным расположением реквизитов.

При проектировании бланков реквизиты «Государственный герб Российской Федерации», «Герб субъекта Российской Федерации», «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» располагают над серединой реквизита «Наименование организации». Реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» допускается размещать на уровне реквизита «Наименование организации».

Положения, касающиеся видов бланков, остались без изменений. ГОСТ 6.30-2003 разрешает использовать организациям, структурным подразделениям организаций, должностным лицам бланки документов трех видов:

– общий бланк;

– бланк письма;

– бланк конкретного вида документа, кроме письма (приказа, распоряжения, протокола и др.).

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме служебных писем. Бланк структурных подразделений используется в случаях, если руководитель подразделения наделен правом издавать документы, в том числе вести переписку.

Решение о том, какие бланки использовать, принимается самой организацией.

К сожалению, в стандарте допущена ошибка при перечислении реквизитов, используемых при изготовлении бланков определенного вида: при перечислении реквизитов бланка письма назван реквизит (14) – «Место составления или издания документа», в то время как в бланках писем этот реквизит не используется. В бланках писем присутствует реквизит «Справочные данные об организации».

ГОСТ Р 6.30-2003 разрешает организациям субъектов Российской Федерации, имеющим наряду с русским языком в качестве государственного язык субъекта Федерации, пользоваться бланками на двух языках, в этом случае реквизиты бланка печатают на одном уровне на русском языке – слева, на национальном языке – справа.

Рассмотрим основные требования к оформлению реквизитов бланка.

1. Государственный герб Российской Федерации. В стандарте говорится лишь о том, что Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» от 25.12.2000 № 2-ФКЗ (Собрание законодательства РФ, 2000, № 52/часть I , ст. 5021). Закон принят. Никаких пояснений по поводу особенностей изображения герба, его размера и т.д. стандарт не содержит, поэтому, решая вопрос о помещении Государственного герба на бланке, нужно обращаться непосредственно к закону и исходить из того, что сказано в нем.

2. Герб субъекта Российской Федерации. В стандарте содержится следующее положение, касающееся этого реквизита: «Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации».

К сожалению, в новом стандарте, как и в стандарте 1997 г., нет положений о гербах муниципальных образований, хотя по законодательству (Федеральный закон от 28.08.1995 № 154-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации») муниципальные образования (городское, сельское поселение, несколько поселений, объединенных общей территорией, часть поселения, иная населенная территория) имеют право иметь собственную символику, в том числе и герб.

3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Эмблему (товарный знак, знак обслуживания) не изображают на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Федерации или муниципального образования.

4. Код организации. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Органы власти и управления проставляют код организации по Общероссийскому классификатору органов власти и управления (ОКОГУ). Код по ОКПО включает 8 знаков.

В документах, подготовленных на общем бланке или бланке конкретного вида документа, код организации проставляется под наименованием вида документа, в письмах – в составе справочных сведений, в унифицированных формах документов – вверху справа, в кодовой зоне.

5.Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. Как было сказано выше, этот реквизит указывается в бланках писем в составе справочных данных. ОГРН юридического лица проставляется согласно документам, выдаваемым налоговыми органами.

В соответствии с Федеральным законом от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» налоговыми органами ведется Единый государственный реестр юридических лиц. Правила ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений утверждены постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 438. Согласно Федеральному закону «О государственной регистрации юридических лиц» и п. 8 Правил государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом представлении сведений о юридическом лице (для юридических лиц, зарегистрированных до 01.07.2002), является основным государственным регистрационным номером (ОГРН). Основной государственный регистрационный номер указывается во всех документах этого юридического лица наряду с его наименованием. Юридическому лицу выдается свидетельство о внесении записи под соответствующим номером в Единый государственный реестр юридических лиц.

ОГРН представляет собой тринадцатизначный цифровой код.

6.Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Сведения об идентификационном номере налогоплательщика/коде причины постановки на учет также проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) – это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) указывается в соответствии с письмом Госналогслужбы России, Минфина России и Банка России от 05.06.1995, 16.06.1995 № ВГ-4-12/25н, 47, 174 «Об обязательном указании идентификационных номеров налогоплательщиков при оформлении расчетно-платежных документов».

ИНН – десятизначный цифровой код, содержащий следующие сведения:

– код государственной налоговой инспекции, которая присвоила налогоплательщику ИНН (NNNN );

– порядковый номер налогоплательщика (ХХХХХ);

– контрольное число, рассчитанное по специальному алгоритму, установленному налоговой службой Российской Федерации (C ).

Налоговый орган выдает налогоплательщику по его заявлению свидетельство о постановке на налоговый учет.

Каждый налогоплательщик должен указывать свой ИНН в подаваемых в налоговый орган декларации, отчете, заявлении или ином документе, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством.

С 1 января 2000 г. организации-налогоплательщики применяют ИНН во всех документах, используемых в налоговых отношениях, вместе с кодом причины постановки на учет (КПП), который представляет собой девятизначный цифровой код.

7. Наименование организации. Наименование организации – автора документа указывают на бланках в соответствии с учредительными документами организации. Наименование организации должно включать:

· сокращенное, а при его отсутствии – полное, наименование вышестоящей организации, если она имеется;

· указание на организационно-правовую форму или характер деятельности организации (открытое акционерное общество, благотворительный фонд, государственное унитарное предприятие, государственное учреждение и т.д.);

· собственное индивидуальное название организации;

· сокращенное наименование организации, если оно закреплено в учредительных документах организации (сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках);

· наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации, если оно является автором документа.

Если документ готовится совместно двумя или более организациями, то он составляется не на бланке, а на стандартном листе бумаге. В этом случае наименования организаций печатаются при изготовлении документа и размещаются в соответствии с их положением в иерархии органов управления. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации. Наименования организаций, занимающих равное положение, располагают на одном уровне.

8. Справочные данные об организации – реквизит, используемый только в бланках писем. Об изменениях в оформлении этого реквизита уже сказано: теперь в его состав включаются, кроме почтового адреса организации, номеров телефонов, факсов, телексов, адреса электронной почты, кода по ОКПО, также коды ОГРН и ИНН/КПП. Других изменений, по сравнению со стандартом 1997 г., нет. Напомним, что почтовый адрес организации в бланке должен оформляться в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 № 725), то есть его элементы должны располагаться в следующей последовательности:

· название улицы, номер дома, номер квартиры;

· название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

· название области, края, автономного округа (области), республики;

· название страны (для международных почтовых отправлений);

· почтовый индекс.

Стандарт не исключает возможности указания в составе справочных данных и других сведений, в частности адреса web -страницы в Интернете, номеров государственных лицензий, банковских реквизитов и др.

9.Наименование вида документа. В стандарте отмечено: наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Наименование вида документа указывается в бланке при его изготовлении, например: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ и др., или вносится в бланк при составлении документа. Наименование вида документа, как правило, печатается прописными буквами большего, чем в других реквизитах, размера.

В бланках писем наименование вида и разновидности письма не указывается.

10.Дата документа. Как уже говорилось, в бланке документа содержится только отметка для проставления даты, которая вместе с отметкой для проставления регистрационного номера выглядит следующим способом:

__________________ № ___________ (в угловом бланке)

_____________ № _______

(в продольном бланке).

Как и старый стандарт, ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два основных способа оформления даты:

· цифровой – в последовательности: день месяца, месяц, год: 05.04.2003;

Кроме того, стандарт разрешает оформлять дату в обратной последовательности – год, месяц, число: 2003.04.05, что соответствует международному стандарту на оформление дат.

11.Регистрационный номер документа. В бланках содержится отметка для внесения сведений о регистрационном номере документа. В стандарте содержится следующее положение: регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Кроме того, в стандарте содержится указание о том, что регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой их этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Дата и регистрационный номер документа могут записываться от руки или проставляться с помощью механического нумератора. И дата, и регистрационный номер проставляются после подписания документа.

На № __________ от ____________

Конкретные сведения о документе вносятся при подготовке ответа на поступившее письмо.

13. Место составления или издания документа. Положения, касающиеся этого реквизита, остались без изменений. Реквизит присутствует на общем бланке и бланке конкретного вида документа. В бланках писем сведения о месте создания документа содержатся в реквизите « Справочные данные об организации».

Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления и включает только общепринятые сокращения (например: Москва, г. Тверь, пос. Богородское Калужской обл. и т.п.).

Место составления или издания документа не указывается, если название территории, на которой располагается организация, входит в ее официальное наименование, например: «Московский государственный университет имени М.В. Ломоносова» (за исключением случаев, когда документ создается не в месте нахождения организации).

При продольном расположении реквизитов бланка место составления или издания документа указывается посередине строки между датой и регистрационным номером документа, а при угловом расположении реквизитов – под датой и регистрационным номером документа, от края левого поля.

Рис. 3. Бланк приказа с продольным расположением реквизитов

Рис. 4. Бланк акта с угловым (центрированным) расположением реквизитов

Рис. 5. Бланк акта с угловым (флаговым) расположением реквизитов

Рис. 6. Бланк справки структурного подразделения с продольным расположением реквизитов

Рис. 7. Бланк справки структурного подразделения с угловым (центрированным) расположением реквизитов

Рис. 8. Бланк справки структурного подразделения с угловым (флаговым) расположением реквизитов

1 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 4.7. 2 Там же. – Пункт 4.7. 3 Там же. – Пункт 4.4. 4 Там же. – Пункт 4.6.

Дополнительная информация:

бланк документа;

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа;

классификация бланков документов;

размеры полей;

формат бланка документа;

реквизит документа;

реквизит "01 - Государственный герб Российской Федерации";

реквизит "02 - герб субъекта Российской Федерации";

реквизит "03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)";

реквизит "08 - наименование организации";

реквизит "10 - наименование вида документа ";

реквизит "11 - дата документа";

реквизит "12 - регистрационный номер документа";

реквизит "14 – место составления или издания документа";

реквизит "18 - заголовок к тексту";

реквизит "19 - отметка о контроле".

Бланк организации

На бланке организации не воспроизводятся в качестве авторов документа структурное подразделение или должностное лицо.

Образцы бланка организации приводятся в приложении Б к ГОСТу Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (рисунки Б.1, Б.2, Б.3, Б.5).

Примеры оформления бланка организации также приводятся в следующих пунктах "Энциклопедии делопроизводства": общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа.

Бланк структурного подразделения

Бланки организационно-распорядительных документов могут разрабатываться для организации, для структурного подразделения и для должностного лица.

Бланк для структурного подразделения создается в том случае, если руководитель данного подразделения имеет право подписи. 1

На бланке структурного подразделения под наименованием организации должно указываться наименование данного подразделения.

Рис. 1. Бланк письма структурного подразделения

Примеры оформления бланка структурного подразделения приводятся в следующих пунктах "Энциклопедии делопроизводства": общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа.

1 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.

При разработке бланков организации используется два варианта расположения реквизитов на бланках: продольный и угловой.

Реквизит 01, 02 или 03 (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или эмблему организации) располагают над серединой реквизита 08 (наименование организации). Реквизит 03 (эмблема организации и товарный знак) допускается располагать на уровне реквизита 08 (наименование организации).

Реквизиты 08 (наименование организации), 09 (справочные данные об организации), 10 (наименование вида документа), 14 (место составления или издания документа), а также ограничительные отметки для реквизитов 11 (дата документа), 12 (регистрационный номер документа), 13 (ссылка на регистрационный номер и дату документа) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

1. Центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов).
2. Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

В соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, документ должен иметь следующие размеры полей:

• верхнее 20 мм;
• левое 20 27,5 мм;
• правое 10 22,5 мм;
• нижнее не менее 20 мм.

При оформлении документа на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 25 мм.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

В организациях обычно применяются следующие виды бланков:

• общий бланк;
• бланк письма;
• бланк конкретного вида документа.

Также могут использоваться должностные бланки и бланки структурных подразделений.

Каждый вид бланков имеет определенный набор реквизитов. Реквизиты общего бланка документа включают: герб (для организаций, имеющих на это право), эмблема организации, наименование вышестоящей организации (если имеется), наименование организации, трафаретные части реквизитов «дата» и «номер документа». На бланке могут проставляться ограничительные уголки для реквизитов «гриф утверждения», «заголовок к тексту», «отметка о контроле».

Например:

Общий бланк документов организации используется для составления любых видов документов (кроме писем).

Бланк письма содержит следующие обязательные реквизиты: герб (для организаций, имеющих на это право), эмблема организации, наименование вышестоящей организации (если имеется), наименование организации (структурного подразделения), справочные

данные об организации, трафаретные части реквизитов «дата», «номер документа» и ссылки на них.

Например:

На бланках письма ограничительные уголки ставят для реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» и «отметка о контроле».

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка и содержит реквизит «наименование вида документа».

Например:

Должностной бланк используется для составления документов руководителя предприятия. На нем вместо наименования организации указывается должность ее руководителя.

Например:

Системы документации

Системой документации называется совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере деятельности.

При управлении любыми организациями или предприятиями разрабатываются сходные и повторяющиеся документы. Поэтому возникла возможность создания систем документации, отражающих определенный вид деятельности (например, бухгалтерская, финансовая, юридическая, медицинская и т.д.), а затем - необходимость их стандартизации и унификации .

Унифицированная система документации - совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности (управлении, финансах и т. п.). Задачей унификации является сокращение многообразия применяемых документов, приведение к единому виду их форм, структуры, языка и стиля (в документоведении), а также процессов их обработки, учета и хранения (в делопроизводстве).

Унификация документов обеспечивает снижение трудоемкости обработки документов, достижение информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективное использование вычислительной техники.

Унифицированные системы управленческой документации разработаны на основе:

• единого принципа построения форм документов;
• регламентации видов документов, входящих в каждую систему документации;
• установления совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документов;
• установления единых правил составления и оформления реквизитов документов;
• единства применяемой терминологии и условных обозначений.

Работа по унификации документов включает:

• разработку унифицированной системы документирования (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
• внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках УСД субъектов Федерации и отраслевых УСД;
• введение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
• разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
• разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Разработаны следующие УСД:

• организационно-распорядительной документации (УСОРД);
• плановой документации (УСПД);
• первичной учетной документации (УСПУД);
• финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации (УСФБД);
• расчетно-денежной документации (УСРДД);
• отчетно-статистической документации (УСОСД);
• по материально-техническому снабжению и сбыту (УСДМТСС);
• документации по ценообразованию (УСДЦ);
• документации по торговле (УСДТ);
• документации по изобретениям и открытиям (УСД И О);
• документации по труду и социальным вопросам (УСДТСВ);
• документации по бытовому обслуживанию населения (УСД-БОН);
• документации для планирования и управления работой транспортного узла (УСДОУТУ).

Государственный стандарт (ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов) устанавливает состав реквизитов документов, их расположение на листе, а также требования к тексту и бланкам документов. Для каждой системы документов существуют обязательные и дополнительные реквизиты.

Табель унифицированных форм документов составляется в виде таблицы, в которой документы могут быть систематизированы: по функциям и задачам (руководство, планирование, отчетность и т.п.) и по структурным подразделениям. Табели необходимы для сокращения количества используемых форм документов, их унификации и удобства работы с ними.

Составление табеля унифицированных форм документов (внесение в него изменений, в соответствии со сферой деятельности организации) осуществляется службой делопроизводства.

Табель содержит следующие графы.

1. Наименование формы документа.
2. Код формы документа (по Общероссийскому классификатору предприятий и организация - ОКПО).
3. Дата утверждения документа.
4. Периодичность издания.
5. Структурное подразделение, ответственное за подготовку документа.
6. С кем согласовывается документ.
7. Ответственный за контроль над исполнением документа.
8. Годовой тираж бланков и другие.

Задачей стандартизации является разработка и принятие обязательных для применения норм, правил и требований, принятых в делопроизводстве. Стандартизация - это форма юридического закрепления унификации и определение уровня ее обязательности.

Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), стандарты предприятия (СТП).

Государственный надзор за соблюдением требований УСД в государственном секторе возложен на органы стандартизации и метрологии, а в негосударственном секторе - на местные органы исполнительной власти.

Как должен выглядеть фирменный бланк организации и как его создать, читайте в статье.

Материалы по теме:

В каких случаях нужно использовать общий бланк письма

Деловая переписка - неотъемлемая частью информационного взаимодействия компании с партнерами и официальными структурами. Она входит в состав исходящих и входящих потоков в структуре общего документооборота любой организации. Жанровое разнообразие деловых писем исключительно велико: от коммерческих предложений и рекламных материалов до претензий, требований и инструктивных писем. Существующие нормы и правила деловой переписки требуют от секретаря умения оформлять исходящую корреспонденцию надлежащим образом.

Разработанный заблаговременно фирменный бланк делового письма существенно облегчает эту задачу. Он не только ускоряет процесс создания письма, но и выполняет роль визитной карточки фирмы, способствует формированию респектабельного имиджа и демонстрирует наличие стиля у ее руководства.

В свою очередь, адресаты корреспонденции получат необходимую информацию о вашей компании, ее реквизитах и контактных данных. Письмо, оформленное в строгом деловом стиле, придает сообщению официальный статус и облегчает последующую обработку и хранение документации, исходящей с вашего адреса. На начальном этапе развития фирмы, когда деловая репутация находится на стадии формирования, а расходы на масштабное продвижение еще сильно ограничены, стиль оформления деловых писем играет решающую роль в формировании делового имиджа.

Требования к оформлению фирменных бланков организаций

Задачу по созданию фирменного бланка организации обычно поручают службе делопроизводства. Конечно, в этом процессе принимает участие несколько человек - секретарь следить за соблюдением существующих стандартов оформления делового письма, работник бухгалтерии проверяет актуальность банковских реквизитов, а профессиональный дизайнер разрабатывает стиль оформления бланка.

На законодательном уровне не существует определения "общий бланк организации". Есть ряд требований по оформлению деловой корреспонденции. К ним можно отнести положения некоторых ГОСТов.

ГОСТ	Состав требований
Бумага и изделия из бумаги	Для изготовления бланков документов используется бумага форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков указаний по исполнению документов (резолюций) используется бумага форматов А5 (148 x 210 мм), А6 (105 х 148 мм).
Бумага писчая цветная	Стандартом устанавливаются требования к качеству и цвету бумаги, используемой в делопроизводстве: обычно это белая бумага или бумага светлых тонов.
	Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. Документы свыше 10 лет сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Согласно ГОСТу реквизиты общего бланка организации могут быть такими:

• 01 - Государственный герб Российской Федерации;
• 02 - герб субъекта Российской Федерации;
• 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслужива­ния);
• 04 - код организации;
• 06 - наименование организации (автора документа);
• 12 - место составления или издания документа. Кроме того, на общем бланке предусмотрено нанесение от­меток для размещения реквизитов 09 - дата и 10 - регистраци­онный номер документа.

Общий бланк организации: образец по ГОСТу

Как составить бланк

Как сделать бланк организации

Расположение реквизитов вашей компании на фирменном бланке может быть продольным или угловым. Традиционно более распространенным является угловое расположение. Продольное используется в случае, если у вашей фирмы длинное название или вы хотите дать информацию о компании на двух языках. Например, слева будут реквизиты на русском, а справа на национальном языке автономной республики в составе РФ. И в случае продольного, и в случае углового расположения реквизитов, их информационное наполнение остается одинаковым.

Общий бланк организации: образец с продольным расположением реквизитов

Бланк с угловым расположением реквизитов

Скачать образцы бланков

Поля в письме нужны не только "для красоты". Особо важные письма распечатываются и подшиваются для хранения, и поля нужны для этого. Если текст сообщения не умещается на одной странице, используйте второй лист, но при этом обратите внимание, что он уже не должен содержать заголовочной части («шапки») фирменного бланка.

Сам текст письма набирается шрифтом не меньше 12 кегля, гарнитура может быть любой из стандартного набора Microsoft Office, чаще всего это Times New Roman. Два разных шрифта в шапке бланка лучше не использовать. В самом послании для выделения важных моментом можно пользоваться курсивом или жирным текстом. Запрещено выделять части текста ЗАГЛАВНЫМИ буквами - это также не красиво, как кричать во время беседы.

Пошаговое создание «шапки» фирменного бланка

Шаг 1. Размещаем логотип и наименование компании. Основное назначение этих элементов- моментальная идентификация отправителя и удобство дальнейшей обработки корреспонденции. Если логотип фирмы находится в стадии разработки или вовсе отсутствует, то вместо него можно просто дать крупным шрифтом полное наименование фирмы. Если в Уставе вашей компании или в других учредительных документах есть сокращенный вариант названия, то его нужно указать сразу под основным (в скобках). Размер шрифта определите сами по схеме: если основной текст послания будет набран 12 кеглем, то для наименования подойдет 16, если основной текст - 14, то наименование -18.

Шаг 2. Размещаем официальные данные компании и реквизиты ИНН/КПП. Эту информация помещается на одной строке. Сразу под нет можно дать номер ОГРН. Размер кегля, которым набираются эти данные, - 8-10.

Шаг 3. Размещаем банковские реквизиты, расчетный счет и корреспондентский счет, название и БИК банка.

Шаг 4. Размещаем контактные данные вашей компании: телефоны с указанием кода города, почтовый адрес с индексом, email и адрес страницы или сайта в интернете.

Советы по оформлению текста на фирменном бланке организации:

1. Формат даты должен быть цифровым: 01.08.2019;
2. Заполнение поля "Адресат" осуществляется в следующем порядке: название компании, должность, инициалы и фамилия получателя.
3. Должность и фамилия адресата дается в дательном падеже, т.е. отвечает на вопрос "Кому?"
4. Всегда необходимо указывать заголовок деловой бумаги: "Приглашение", "Уведомление", "Претензия", "Требование".
5. В конце письма необходимо указывать не только фамилию и инициалы лица, его составившего, но и его должность.
6. Использовать государственную символику имеют право только государственные организации, частным компаниям это делать запрещено.

Образец бланка организации

Унифицированная система документации

УСОРД - характеристика, назначение и состав системы

Унифицированная система документации (УСД) -- система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспече-ние управления).

9. ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 6.30-2003

Дата введения 2003-07-01

Предисловие

1. Разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.

Внесен Научно-техническим управлением Госстандарта России.

3. Введен впервые.

1. Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов - в приложении Б.

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

2. Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

3. Требования к оформлению реквизитов документов

3.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

3.2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3.3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

3.4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.7. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

3.8. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

3.9. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

3.10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

3.11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

3.12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

3.15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

10. Бланк документа - это лист бумаги с заранее воспроизведен­ными реквизитами, содержащими постоянную информацию об ор­ганизации - авторе документа.

На бланках изготавливают только первую страницу доку­мента, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Для изготовления бланков используют в основном два фор­мата бумаги: А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм), меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема. Допускается использование бланков форматов A3 и А6 по ГОСТ 9327.

Бланк документа, виды бланков, состав реквизитов бланка

Бланк документа – это набор реквизитов, определяющих автора документа. Придает документу официальный характер, а также позволяет сэкономить время на создание. Бланки бывают:

1) Общий. Реквизиты общего бланка:

c) - Эмблема организации;

e) - Место, отметка для наименования вида документа;

f) - Отметка для даты;

g) - Отметка для регистрационного номера документа;

h) - Место составления документа (наименование города).

2) Бланк письма. Реквизиты бланка письма:

a) - Государственный герб РФ (только если разрешение на его использование);

b) - Герб субъекта РФ (если есть разрешение на его использование);

c) - Эмблема организации;

e) - Справочные данные об организации (адрес (улица, дом, город, индекс – в таком порядке), электронная почта, сайт, телефон, факс и т.д.);

f) - Код организации по ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций);

g) - ОГРН (основной государственный номер юридического лица, закон 2000 года);

h) - ИНН/КПП (код первичной постановки на учет);

i) - Отметка для регистрационного номера и даты;

Расположение реквизитов на бланке бывает продольным или угловым. Обычно бланк письма делают с угловым расположением реквизитов.

v Бланки организации

v Бланки структурных подразделений

v Бланки должностных лиц

v Бланки филиалов или представительств.

10. Характеристика реквизитов, определяющих юридическую силу документа.

11. Реквизиты, отражающие обработку и движение документа

Состав реквизитов организационно-распорядительных документов и требования к их оформлению устанавливаются ГОСТом Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 6.30–2003)

Среди реквизитов также можно выделить те, которые служат для отражения этапов обработки документа или хода его исполнения. К этим реквизитам относятся:

· «Резолюция»;

· «Отметка о контроле»;

· «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»;

· «Отметка о поступлении документа в организацию».

Рассмотрим основное назначение и способы оформления ­вышеуказанных реквизитов .