Документооборот в учреждении осуществляется. Организация процесса документооборота в организации

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

Соответственно масштабам движения документов может быть выделен в качестве самостоятельного объекта рассмотрения документооборот конкретного гражданина, семьи, должностного лица, структурного подразделения, организации в целом, синдиката, отрасли государственного управления, государства. Ведь, в конечном итоге, любой документ и каждая его копия где-то откладывается и после истечения срока хранения аннулируется и уничтожается. Различие состоит в длине пройденного пути, этапах обработки документов и сроках их последующего хранения.

Действующие нормативные акты и методические пособия, в том числе и «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (гсдоу) исходя из прагматических соображений, рассматривают в качестве объекта регулирования только документооборот организации в целом и соответственно потоки входящих, внутренних и исходящих документов.

Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие этапы:

1. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию.

2. Предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения.

3. Рациональное движение документов внутри организации.

4. Обработка исполненных и отправляемых документов.

Какие документы обращаются в организации

Основные принципы организации документооборота:

Прохождение документов должно быть оперативным;

Каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

Порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными,

Таким образом, основная задача организации документооборота - прямоточность в движении документов и однократность их обработки.

Для выбора оптимальных маршрутов движения документов на предприятии разрабатываются рациональные маршрутно-технологические схемы движения и обработки основных видов документов. Схемы позволяют определить места операций по их обработке.

В документообороте выделяют три документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы. Хотя они тесно связаны между собой, каждый из этих потоков имеет свои правила обработки и направления движения.

Обработка входящих документов представляет первый этап работы с полученными документами.

Входящий документопоток составляют:

Документы вышестоящих организаций, постановления, решения, распоряжения, приказы, письма и т. п., содержащие директивные указания, разъяснения и другие сведения;

Документы подведомственных организаций (фирм), присылающих первичную отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;

Документы прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

Жалобы и заявления граждан.

Во многих организациях операции по приему и первичной обработке документов проводятся централизованно экспедицией (в крупных учреждениях), либо секретарем. Последовательность прохождения входящей документации показана на схеме (рис. 8).

Задача первичной обработки поступившей корреспонденции - проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов - все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес профсоюзной организации, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяются приложения. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложения к нему, об этом и сообщается отправителю.

Рис. 8. Схема прохождения входящей документации

После вскрытия корреспонденции конверт сохраняется только в следующих случаях:

если на документе отсутствует дата;

если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки и получения документа (письма и заявления граждан, исковые заявления, судебные повестки и т. п.);

если адрес отправителя есть только на конверте.

В остальных случаях конверты уничтожаются.

Вынув корреспонденцию из конверта и убедившись в ее сохранности, приложения располагают в порядке номеров и скрепляют вместе с сопроводительным письмом, скрепляют также документы, состоящие из нескольких листов.

С проставления регистрационного штампа начинается учет входящих документов. Регистрационный штамп, фиксирующий время и факт поступления документа в учреждение (реквизит 28), проставляется на месте, указанном ГОСТ Р 6.30-97. Централизованный прием корреспонденции позволяет учесть все поступившие документы, т. е. иметь точные данные объема этой части документооборота.

Обработка документов в экспедиции заканчивается их сортировкой на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с перечнем, утвержденным руководителем организации. Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.

Распределение поступивших документов во многом определяет прямоточность их движения.

Уже в процессе первоначальной обработки проводится предварительное рассмотрение документов без детального ознакомления с их содержанием. Часть документов отделяется и направляется для исполнения непосредственно в структурные подразделения; письма, жалобы и заявления граждан после регистрации поступают на рассмотрение руководству или в структурное подразделение. Документы с надписью «Лично» или в адрес профсоюзной организации сразу направляются по назначению.

Таким образом, главная цель предварительного рассмотрения - отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружено избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности учреждения, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20% всей документации.

При распределении документов пользуются положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями, схемами движения документов. Проводят предварительное рассмотрение документов лица, имеющие полномочия для направления документов по назначению. Это могут быть секретари, секретари-референты или помощники руководителя.

При предварительном рассмотрении документов проставляется условное обозначение структурного подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя. Для этого в учреждении имеется список структурных подразделений с присвоенными им кодами. При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученными документами.

Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Руководитель учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению.

Эти указания оформляются в виде резолюции, которая содержит решение руководителей по существу поставленного в документе вопроса. Если документ проходит несколько инстанций, на нем появляется ряд резолюций. Не допускается противоречие их друг другу. В том случае, когда исполнение документа поручается нескольким лицам, ответственным считается лицо или подразделение, названное в резолюции первым.

С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках для информации контрольной службе. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль, в ней указываются необходимые для контроля сведения: фамилия исполнителя, принятое решение, срок исполнения. Все перемещения документа между структурными подразделениями и исполнителями осуществляются без расписок, но должны обязательно отмечаться в регистрационной карте.

Поступив к исполнителю, документ находится у него до полного решения вопроса. Когда работа над документом полностью завершена, на инициативном документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. Затем документ со всеми другими относящимися к нему материалами передается делопроизводственному работнику для подшивки в дело.

Исходящие документы в процессе обработки также проходят ряд инстанций. Работа над ними складывается из составления проекта документа, перепечатки, согласования, визирования, подписания, регистрации и обработки для отправки (рис. 9).

Рис. 9. Схема прохождения исходящей документации

На стадии проекта исполнитель должен знать требования, предъявляемые к тексту документа, и требования государственных стандартов к оформлению документов. Значительно сокращает время составления документов использование типовых текстов и трафаретных бланков. Проект документа оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97. Перепечатанный и сверенный проект передается исполнителю для дальнейшего оформления - согласования, визирования, подписания.

На этом этапе движения документов следует стремиться к сокращению лишних инстанций и повторных операций, например, излишнего согласования документов или визирования. Подготовленные и согласованные проекты исходящих документов передаются на подпись руководителю организации или руководителям структурных подразделений.

Руководители учреждений должны быть освобождены от решения множества второстепенных вопросов, в том числе подписания ряда документов. Право подписания части документов передается руководителям структурных подразделений и ответственным исполнителям, что оговаривается в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях. Такой порядок способствует повышению ответственности исполнителей и значительно упрощает документооборот. Перед подписанием исполнитель обязан проверить правильность оформления документа, наличие всех приложений, необходимых виз. Ответные документы передаются руководителям на подписание вместе с материалами, на основании которых они составлены.

После подписания документы передаются на регистрацию и отправку. Перед отправкой еще раз проверяется правильность их оформления. Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку, адресование, фальцевание (складывание), вложение в конверты, заклеивание, определение стоимости отправлений, составление реестра на заказную почту и передачу корреспонденции на почтамт,

Все поступающие на отправку документы сортируются по адресатам. Для постоянных адресатов используются заранее приготовленные конверты, адрес на которых напечатан средствами оперативного размножения. Если документы направляются в два или три адреса, то на каждом из них подчеркивается тот адрес, в который данный документ направляется. При направлении документа одновременно более чем четырем адресатам составляется список на рассылку, который передается на отправку вместе с экземплярами документа.

Документы должны быть отосланы в день их подписания, телеграммы и вся срочная корреспонденция отправляется немедленно.

Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, передача адресату. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т. п. поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны. Некоторые внутренние документы регистрируются в канцелярии, имеют свою индексацию (акты, протоколы, приказы), часто требуют размножения в копировально-множительной службе и рассылки в структурные подразделения.

Учет объема документооборота. Объем документооборота - это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.

Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету. Копии документов, изготовленные средством оперативного размножения, учитываются отдельно. Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель - количество экземпляров копий документов.

Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции. Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ учитывается один раз. Систематический подсчет документооборота позволяет определить динамику его роста. Анализ этих данных используется при формировании штатов структурных подразделений, рациональной организации рабочего дня сотрудников.

Организация доставки документов. Доставка документов во многом определяет быстроту их обработки и исполнения. Доставку документов внутри учреждения осуществляют курьерская связь и секретари. В крупных учреждениях целесообразно использовать технические средства - пневмопочта, транспортеры.

Для повышения оперативности доставки документов должны быть разработаны рациональные маршруты движения курьера, установлено целесообразное число доставок документов в день, сокращено число операций по приему-передаче документов (отмена расписок) и т. д.

Порядок доставки документов фиксируется в графике, устанавливающем время и маршруты курьерской связи. В небольших организациях и в пределах" структурного подразделения документы доставляются секретарем.

Деятельность любого предприятия не может обходиться без принятия, составления и обработки официальных бумаг.

Для обеспечения непрерывности этого процесса фирма должна создать особое структурное подразделение. Задача сотрудников этого отдела - организация потоков документов.

Определение и назначение

Документооборот — это процесс движения официальных бумаг , начинающийся в момент их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении.

Документы обеспечивают правильность и обоснованность принятия управленческих решений. Они сопровождают каждое действие компании.

Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы. Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности. Если же компания имеет в составе удалённые структурные подразделения, то при необходимости установить правомерность некоторой операции работа фирмы может быть вовсе парализована.

Правильно организованный документооборот - неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учёт.

Типы документов

В документообороте предприятия участвуют три типа бумаг:

• Входящие . Ими являются письма, запросы, поступившие в организацию от третьих лиц. Их получение влечёт за собой составление соответствующих исходящих уведомлений. Срок исполнения данных бумаг определяется законодательством либо периодом времени, указанном в тексте самого письма.
• Исходящие . Они составляются для следующих целей:
  • в качестве ответа на ранее поступившее входящее письмо;
  • в виде запроса для последующего получения ответа.

  Они подготавливаются на основании внутренних документов.

• Внутренние . Они используются для обеспечения нормальной работы предприятия. Через канцелярию проходят не все бумаги, принадлежащие этому типу, а только приказы руководителя, переписка между структурными подразделениями и документация, служащая основанием для составления исходящей.

Каждый из них должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты. Именно их наличие делает составленную бумагу официальной.

К общим атрибутам относятся:

• Регистрационный номер . Каждый документ, прошедший через канцелярию, получает уникальный номер. Его структура может различаться для исходящих и входящих бумаг. Организации устанавливают её самостоятельно.
• Код по номенклатуре дел . Этот реквизит относит бумагу к определённому типу вопросов, которые предприятие решает в течение своей работы.
• Источник . Этот атрибут показывает, откуда был получен официальный документ. В исходящих проставляется наименование структурного подразделения. Для входящих - название сторонней организации, отправившей запрос.
• Исполнитель . Этот реквизит указывает должность и фамилию сотрудника, которому поручается исполнить документ. В исходящих и внутренних им является составитель.

Некоторые атрибуты проставляются в зависимости от того, к какому типу относятся документы.


Входящие бумаги, кроме общих реквизитов, имеют также специальные:

• Срок исполнения — он определяется либо исходя из текста, либо согласно законодательным нормам.
• Контролирующее лицо — его назначает руководитель или заместитель, после завершения обработки документа этот факт доводится до сведения указанного сотрудника.

Внутренние могут иметь следующие атрибуты:

• список исполнителей, то есть составителей;
• срок исполнения;
• перечень подразделений, которые должны ознакомиться с бумагой.

Исходящие также имеют некоторые дополнительные реквизиты:

• список рассылки, то есть перечень лиц, которым необходимо отправить запрос или уведомление;
• срок ответа, чаще всего этот атрибут не указывается;
• основание, этот реквизит является обязательным, в документе указывается его регистрационный номер.

Предприятия могут добавлять в документы дополнительные атрибуты, если посчитают это необходимым для обеспечения управленческого учёта.

Правила и этапы обработки документов

Все документы находятся в ведении руководителя организации. Он несёт за их сохранность персональную ответственность.

Приём и обработку официальных бумаг всех типов производит специально выделенный работник или секретарь-референт. Документация проходит несколько ступеней рассмотрения:

• Первичная обработка . На данном этапе проверяется правильность доставки письма. Все конверты, кроме личной корреспонденции, вскрываются. Далее проверяется целостность вложений. Для этого устанавливается соответствие фактического наличия документов с описью. При отсутствии одной или нескольких бумаг отправитель ставится в известность, а на документе и в делается отметка. Конверты чаще всего уничтожаются, исключение составляют следующие случаи:
  • обратный адрес есть только на нём;
  • конверт представляет собой документ, подтверждающий оплату корреспонденции;
  • дата написания и время отправления бумаг отличаются;
  • на конверте имеются пометки отправителя.

  Документация после получения сортируется на подлежащую и не требующую регистрации. На бумагах первого типа делается отметка о поступлении, в которой содержится информация о получателе, дате, входящем номере. Не регистрируются приложения, а также журналы, каталоги, рекламные буклеты и рассылки. Документы, полученные по электронной почте или факсу, также должны быть рассортированы и обработаны.

• Предварительное рассмотрение . На этом этапе ответственное лицо определяет наиболее важные документы, которые следует передать руководителю. Как правило, их общий объём составляет всего 20%. Остальные бумаги направляются заместителям, начальникам структурных подразделений либо непосредственно исполнителям. Они передаются в день их получения. В первую очередь рассматриваются телеграммы, срочные письма.
• Регистрация . На данной стадии документам присваивается уникальный номер. Он указывается на самой официальной бумаге, а также в специальном журнале. Эта процедура необходима для обеспечения сохранности, удобства поиска и контроля за исполнением. Любой документ может быть зарегистрирован только однократно. Вся документация в процессе подразделяется на несколько групп, каждая из которых учитывается отдельно:
  • внутренняя;
  • входящая;
  • исходящая;
  • конфиденциальная;
  • коммерческая.

  Коды, присваиваемые бумагам, имеют особую структуру:

  • для внутренних и коммерческих - порядковый номер по журналу, например, 01 или 46;
  • коды входящих и исходящих состоят из обозначения подразделения, дела, порядкового номера по журналу, например, 05-11/86.
• Рассмотрение руководителем . На следующем этапе документы анализируются руководством организации, принимается решение об их исполнении. Результат отражается в виде резолюции. Этот реквизит содержит следующую информацию:
  • фамилия и должность исполнителя;
  • сроки выполнения.

  Эти сведения также вносятся в журнал регистрации.

• Направление на исполнение . На этом этапе ответственное лицо исполняет документ. При необходимости ход работы отображается в журнале. Результат передаётся секретарю-референту на проверку вместе со всеми бумагами, на основании которых подготавливался документ. Этот проект подписывается, регистрируется, после чего передается на отправку.
• Контроль выполнения . На данном этапе проверяется соблюдение сроков, а также осуществляется анализ результатов выполнения. Существует три вида контроля:
  • текущий, при этом секретарь ежедневно проверяет стадию работы над документами, срок исполнения которых истекает в этот день;
  • предупредительный, он заключается в уведомлении исполнителя за 2-3 дня о скором окончании периода подготовки проекта;
  • итоговый, при этом проводится анализ неисполненных бумаг, выяснение причин задержек.

  Раз в месяц сотрудник канцелярии составляет список всех невыполненных проектов.

• Подшивка . Эта стадия является завершающей. Ответная бумага и документ, служащий основанием для составления проекта, подшиваются в дело. Эту процедуру проводит секретарь-референт. Дела формируются не только работниками канцелярии. Сотрудники структурных подразделений тоже могут осуществлять такую деятельность. Правильность оформления и ведения дел проверяется заведующим канцелярией или секретарём.
  В дело подшиваются документы, содержащие сведения по сходному вопросу. Например, Составленный с помощью ПО документ представляет собой совокупность информации, представленной в цифровой форме и заверенной .

  Он должен соответствовать следующим требованиям:

  • создаётся, хранится и передаётся с помощью программного обеспечения;
  • может быть представлен в бумажной форме;
  • содержит все обязательные атрибуты;
  • имеет структуру, соответствующую бумажным документам.

  Возможность ведения делопроизводства в электронной форме значительно упрощает работу сотрудников канцелярии. Однако полностью исключить бумажные документы нельзя, так как законодательство требует наличия оригиналов именно в таком виде.

  О том, что дает автоматизация документооборота на предприятии, смотрите на следующем видео:

Сущность документооборота заключается в обеспечении оперативного исполнения всех этапов работы с документами. Именно четкость обработки и движение документа определяет скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и чёткости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом.

В классическом представлении документооборот является теми информационными потоками, которыми, с одной стороны, организация взаимодействует с окружающей средой (государством, обществом, гражданами), с другой, - с помощью документооборота организация как единая централизованная сущность осуществляет внутреннее взаимодействие между ее исполнительными органами, структурными подразделениями и отдельными работниками.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

• - входящие (поступающие) документы;
• - исходящие (отправляемые) документы;
• - внутренние документы.

Каждый документопоток имеет свои особенности в составе, количестве,

обработке и движении.

Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанны непосредственно во входящем документе.

Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации).

Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения, так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

Количество документов всех потоков за год составляет объем документо-оборота учреждения. Эта величина нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, для расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. В целом, она показывает загруженность всего управленческого аппарата.

Так же, различают горизонтальные и вертикальные направления потоков.

Организация документооборота на предприятии призвана связать подразделения одного уровня, подчиненные подразделения с руководством всех уровней, а также отдельные территориально удаленные друг от друга филиалы компании. При организации документооборота в организации важно взаимодействие всех видов потоков, в том числе и внутренних, по которым происходит обмен документами между равнозначными подразделениями.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

• - содержанием или функциональной принадлежностью;
• - структурой;
• - режимом или цикличностью;
• - направлением;
• - объемом.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Существует большая группа систем документооборота, предназначенная для поддержания отдельных видов деятельности:

• - архивное дело (совокупность процедур архивного документооборота);
• - кадровый документооборот (процедуры кадрового учета);
• - бухгалтерский документооборот;
• - секретное и конфиденциальное делопроизводство;
• - технический и технологический документооборот;
• - документооборот системы менеджмента качества.

Систем документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности.

Обычно организация документооборота на предприятии производится на основе определенных правил, которые обязаны выполнять все сотрудники.

Время, затрачиваемое на работу с каждым документом должно быть минимальным, поэтому необходимо тщательно продумывать маршрут движения документов, заложенных в схему документооборота на предприятии. Количество звеньев, по которым проходит каждый документ в рамках системы документооборота так же должно стремиться к минимуму.

Выделяют следующие основные принципы, обеспечивающие оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени:

• - централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов заключается в том, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе ДОУ
• - максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку)
• - маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов)
• - однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие - при поступлении, внутренние и исходящие - при создании; регистрация документов может осуществляться в службе ДОУ учреждения или в структурном подразделении)
• - организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник руководителя)
• - вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения
• - исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам)
• - снижение уровня подписания документов.

Все документы, применяемые в настоящее время в деятельности предприятия, могут быть подразделены по следующим основным признакам:

• - По отношению к предприятию документы подразделяются на внешние и внутренние. Внешние документы составляются корреспондентами предприятия, поступают от сторонних организаций и отражают взаимоотношения предприятия со своими контрагентами (платежные требования). Внутренние документы составляются на самом предприятии его сотрудниками и администраторами для оформления внутренних хозяйственных операций (приходный кассовый ордер).
• - По объему отраженных хозяйственных операций - первичные и сводные документы. Первичные документы содержат информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера, накладные). Сводные документы предназначены для обобщения информации о всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира, товарный отчет, журнал регистрации фактов хозяйственной жизни).
• - По числу учитываемых позиций документы могут быть однострочными и многострочными. Однострочные документы содержат одну учетную позицию. Многострочные документы содержат две и более учетные позиции (платежная ведомость).
• - По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительные документы содержат разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет, приказы). Эти документы разрежают проведение операции, но содержащаяся в них информация не отражается в учетных регистрах. Оправдательные документы содержат информацию об исполнении распоряжения (отчет кассира, накладные, требования, приходный ордер). Эти документы отражают фактическое совершение операции, и содержащаяся в них информация заносится в учетные регистры. Документы бухгалтерского оформления предназначены для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (расчет износа основных средств). Комбинированные документы сочетают в себе признаки распорядительных (разрешительных), оправдательных и документов бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер, расчетно-платежная ведомость на оплату труда).
• - По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные, денежные и расчетные. Материальные документы служат для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (акт приемки-передачи основных средств). Денежные документы предназначены для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия (платежное требование-поручение). Расчетные документы используются для оформления расчетных взаимоотношений со своими контрагентами по внешним обязательствам (счет-фактура).
• - По способу заполнения - документы могут быть заполняемыми в ручную или с помощью электронных средств вычислительной техники.
• - Первичные документы бухгалтерского характера заполняются бухгалтером. К ним относятся: различные справки, расчеты, разработочные ведомости и др. Информация, отраженная в этих документах, также заносится в учетные регистры. Документы, отражающие вопросы общего руководства предприятием и его производственно-эксплуатационной деятельностью, составляются органами управления организации.

Таким образом, основными функциями документооборота являются:

• - коммуникативная - заключается в обеспечении информационного внутреннего и внешнего взаимодействия;
• - директивная - заключается в обеспечении прямого управления путем постановки задач и контроля их исполнения.

Организация документооборота - это правила, в соответствие с которыми происходит движение документов в учреждении.Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документа­ми, так и все их перемещения в аппарате управления.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документа, но и скорость этого движения.

Документооборот - сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью орга­низации. Организация документооборота включает все опера­ции по приему, передаче, составлению, согласованию, офор­млению, удостоверению и отправке документов.

При организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

· максимальное сокращение инстанций прохождения доку­ментов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обу­словленных деловой необходимостью);

· исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласова­ние и т.д.);

· максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, ис­ходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - специа­лизацию, возможность централизованного выполнения одно­родных технологических операций, эффективного использова­ния средств оргтехники и персонала.

Также соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

· прямоточности направления документопотоков,

· исключе­ния дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;

· ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорцио­нальной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

В документообороте участвуют документы, обладающие различными свойствами, что обуславливает особенности работы с ними. Данное обстоятельство определяет необходимость качественной характеристики документооборота. Потоки документов, участвующих в документообороте представлены на рис.3.1.

Рис. 3.1. Классификация документопотоков.

Вертикальные потоки связывают организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и орга­низации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы.

Восходящие потоки - это входящие документы, получае­мые вышестоящей организацией от подчиненных организаций.

Нисходящие потоки - это до­кументы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

Горизонтальные потоки связывают организации одного уровня управления.

Исходящий документопоток состоит из документов, созда­ваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие пись­менные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направле­ниями деятельности организации и ее информационными за­просами. В исходящем документопотоке выделяется группа рас­порядительных документов (при условии, что организация име­ет подведомственные организации) и информационных - письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Входящий документопоток любой организации складывается из:

· документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производ­ственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановле­ния, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;

· документов от подведомственных организаций, содержа­щих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности, инициативных докладных записок, писем, актов;

· документов от не подчиненных организаций, направляе­мых с целью согласования совместных действий или по­буждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, сертификаты, отгрузочные документы и др.).

Входящие документы образуют три направления движения:

· руководству организации;

· руководству структурных подразделе­ний;

· непосредственно специалистам.

Соотношение этих потоков неравномерно - наибольшая часть документов попадает руко­водству, которое, с одной стороны, испытывает информацион­ные перегрузки, а с другой, - получает значительное количест­во информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям. Ожидание рассмотрения документов руководством является по­терянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

Внутренний документопоток составляют документы, созда­ваемые и используемые в самом аппарате управления, не выхо­дящие за его пределы. Происхождение этих документов совпа­дает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах од­ного учреждения.

К внутренним относятся орга­низационные документы, определяющие задачи, функции орга­низации в целом, а также ее структурных подразделений, ком­петенцию, права и обязанности должностных лиц, правила вы­полнения отдельных видов деятельности - положения, уставы, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, - приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными, служебными и объяснительными записками, рапортами.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный мар­шрут движения, который зависит от состава и содержания доку­ментов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.

Маршрут движения входящих документов зависит и от при­нятой в учреждении технологии работы с документами.

Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесо­образные, оптимальные маршруты движения документопотоков.

Служба делопроизводства периодически (ежеквартально или ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота.

Учет документооборота позволяет:

· определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;

· определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;

· разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;

· установить оптимальное количество информации, необ­ходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;

План отчёта:

1. Организация документооборота………………………….2

2. Регистрация документов…………………………….…….5

3. Контроль исполнения документов………………….…….8

4. План работ по совершенствованию делопроизводства...11

5. Список использованной литературы…………………….14

Организация документооборота

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

Документы, поступающие из других организаций (входящие);

Документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

Документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят:

Первичную обработку;

Предварительное рассмотрение;

Регистрацию;

Рассмотрение руководством;

Передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником, (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

> направляемые на рассмотрение руководителю организации,

> направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации.

Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Ход исполнения контролируется службой ДОУ.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой документов служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.

Документы внутри организации должны передаваться исполнителям под расписку.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, т. е. учитывать объем документооборота. Сведения о количестве документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ.

Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности службы ДОУ.

Регистрация документов

Регистрация документов -- это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документов необходима для решения следующих задач:

> учет количества документов;

> обеспечение сохранности документов, устранение возможности потерь документов;

> обеспечение возможности ведения контроля исполнения

документов;

> обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

Однако не все документы организации регистрирует служба ДОУ. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления. Службой ДОУ разрабатывается перечень документов, регистрируемых в структурных подразделениях.

Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает:

> порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;

> индекс по номенклатуре дел.

Например: 218/08-17, где

218 - порядковый регистрационный номер;

08-17 - номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).

В состав индекса могут дополнительно входить номера (коды) из классификаторов корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.

Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года

В качестве регистрационных форм в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации но журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая на званные выше правила индексации документов, необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.

Этих недостатков лишены РКК, позволяющие более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяем создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеку. Один из экземпляров карточки можно передавать вместе с документом в структурное подразделение, где документ будет исполняться, что позволяет устранить его повторную регистрацию в подразделениях. Карточки удобны при наличии больших массивов документов разных видов.

При ведении карточной системы регистрации документов в службе ДОУ должны быть подготовлены к началу нового календарного года специальные нумерационные бланки-шахматки для отметок об использовании очередного порядкового номера при регистрации документов.

Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

> название документа;

> дата документа;

> индекс документа;

> дата поступления документа (для входящих документов);

> индекс поступления документа (для входящих документов);

> заголовок документа или его краткое содержание;

> резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

> срок исполнения;

> отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс докумен­та - ответа);

> номер дела.

В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими:

Исполнители;

Расписка исполнителя в получении документа;

Ход исполнения;

Приложения и др.

Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т.е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ предприятия.

Регистрация документов-ответов должна вестись на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

Контроль исполнения документов

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает:

Постановку документа на контроль;

Проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

Проверку и регулирование хода исполнения;

Учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Основная цель организации контроля исполнения - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителем, который их установил.

Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится |из резолюции в контрольную карточку.

При организации контроля исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.

| Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Службой контроля осуществляются следующие операции:

> формирование картотеки контролируемых документов;

> направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;

> выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;

> напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

> получение информации о ходе и результатах исполнения;

> запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

> регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

> сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

> снятие документов с контроля по указанию руководителей;

> формирование картотеки исполненных документов.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке:

Заданий последующих лет - не реже одного раза в год;

Заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

Заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.

Служба ДОУ должна вести не только формально-сроковый, но и предупредительный контроль, т.е. не только напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения, но и выяснять состояние исполнения, выявлять причины возможного срыва и принимать меры по их устранению, информируя руководство и помогая организовать исполнение документа.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами должны периодически (например, ежемесячно) обобщаться и анализироваться службой ДОУ и доводиться до сведения руководителя предприятия в целях повышения исполнительской дисциплины.

План работ по совершенствованию делопроизводства

Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия может внести секретарь-референт, т. к. значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средства оргтехники. К одной из функций, выполняемой секретарем-референтом, относится методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях предприятия и его филиалах.

Именно секретарь-референт может объективно оценить эффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению.

Совершенствование делопроизводства на предприятии можно проводить по примерному плану:

1. Документирование

1.1. Определение основных видов документов предприятия, необходимых и достаточных для его работы. Сокращение и выведение из оборота устаревших видов документов.

1.2. Изучение и анализ составления и оформления документов предприятия (правила оформления, стиль изложения, логическое построение текстов).

1.3. Доработка основных видов документов по рекомендациям ГОСТ 6.38-96.

1.4. Разработка фирменных бланков двух видов (бланка для писем, факсов и внутренних документов).

1.5. Составление файла образцов основных видов документов предприятия с трафаретными текстами.

1.6. Обучение сотрудников предприятия правилам оформления документов с использованием файла образцов.

2. Организация работы с документами

2.1. Изучение и анализ технологии работы с документами.

2.2. Изучение практики формирования и оформления дел, порядка их использования. 2.3. Составление номенклатуры дел.

2.4. Назначение ответственных за формирование и ведение дел в структурных подразделениях.

2.5. Изучение порядка регистрации документов и подготовка предложений по его совершенствованию с использованием ПК.

2.6. Введение ежегодной обработки документов предприятия для последующей передачи части их в архив, а другой - на уничтожение.

2.7. Внедрение средств оргтехники (ПК, факсов, ксероксов, нумераторов и т. п.).

2.8. Внедрение современных инфотехнологий на базе электронной техники (компьютерного делопроизводства, электронной почты).

2.9. Составление инструкции по документационному обеспечению предприятия.

2.10. Обучение сотрудников предприятия навыкам рациональной работы с документами и современным инфотехнологиям.

Секретарь-референт может внести посильный вклад в решение какой-либо проблемы, стоящей перед руководителем. Некоторые секретари считают свою должность слишком незначительной, чтобы оказывать влияние на процесс принятия решения, тем самым ограничивая рамки своей работы и карьеры одновременно. Но с поиском и подбором информации по какому-либо вопросу приходится сталкиваться большинству секретарей. Руководители могут спросить у секретаря что угодно, исходя из укоренившегося представления, что секретарь "должен знать все!". Естественно, что подобное невозможно. Конкретизировав эти требования, можно установить наиболее общие информационные рамки для секретаря.

Секретарю необходимо:

Знать основные направления работы руководителя и фирмы;

Знать, где можно найти информацию и хранить информационные источники;

Предвидеть потребность руководителя в той или иной информации;

Выработать у руководителя уверенность в вашей способности найти необходимые данные.

Список использованной литературы:

1. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 5-е, переработанное и дополненное. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1998. - 192 с.
2. СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО - М.: "Издательство ПРИОР", 1998. 192с.